Possibilitar o controle efetivo dos compromissos financeiros da empresa e, também, o processo operacional de entrada, manutenção, pagamento e contabilização de títulos, a partir de uma estrutura de tabelas, telas e relatórios que permitam efetuar o controle geral de todos os compromissos lançados no sistema.
Cada compromisso incluído ou enviado ao módulo Contas a Pagar será representado por uma AD (Apropriação de Despesa), regida por um número sequencial previsto nos parâmetros. Todos os compromissos existentes no módulo estarão sendo representados obrigatoriamente por uma AD, onde estarão previstas todas as informações principais do título como número da NF, data de emissão, entrada e vencimento, código do fornecedor, valor do compromisso, moeda, etc., além de informações acessórias como ajustes financeiros, impostos, lançamentos contábeis, rateios por área e linha de negócio, etc. Como num mesmo compromisso pode estar sendo previsto mais de um vencimento, surge então a segunda figura de controle mais importante do módulo, com o nome de AP (Autorização de Pagamento).
As APs representam cada parcela de vencimento de um determinado compromisso. No caso da existência de apenas um vencimento para o título, será gerada somente uma AP. Desta forma, cada AD estará sendo relacionada (automaticamente) a uma ou várias APs, conforme a quantidade de vencimentos existentes.
Nas APs serão previstas todas as informações relativas ao pagamento do compromisso como data de vencimento, banco portador, banco/agência e conta de depósito, data do pagamento, banco pagador, número do documento de pagamento, etc., além das informações principais extraídas automaticamente das ADs como código do fornecedor, número da NF, valor do compromisso, código da moeda, etc. Na maioria das vezes o processo de geração de APs é automático, sendo necessária apenas à manutenção posterior das suas informações de pagamento. Semelhante as ADs, as APs também são regidas por um número sequencial previsto nos parâmetros. Estes números (de ADs e APs) estão diretamente relacionados e controlados pelo sistema de forma automática.
Existem 4 (quatro) formas de relacionamento entre as ADs e APs:
2) Uma AD para várias APs – compromissos com pagamento parcelado. Representa boa parte dos compromissos lançados no sistema, principalmente fornecedores de materiais, mercadorias, matéria-prima, etc.
3) Várias ADs para uma AP – agrupamento de compromissos com pagamento único. Representa uma pequena parte dos compromissos lançados no sistema, principalmente fretes de pessoa jurídica.
4)Várias ADs para várias APs – agrupamento de compromissos com pagamento parcelado. Representa a menor parte dos compromissos lançados no sistema, principalmente fretes com entregas regulares.
Diante disso, todo o compromisso previsto no módulo de Contas a Pagar estará sendo representado por no mínimo uma AD e uma AP, onde será possível prever/controlar qualquer tipo de situação (da mais simples a mais complexa).
O módulo também oferece o controle de adiantamentos (fornecedores e diversos), a partir de ADs/APs. Estes adiantamentos estarão sendo gerados pelo módulo de Contas a Pagar e serão descontados (de forma automática ou manual) em outras ADs/APs do fornecedor em questão (conforme parametrização).
Embora existam diversas rotinas no módulo de Contas a Pagar, a sua principal função consiste em possibilitar o pagamento de títulos e obrigações da empresa. Para isso é preciso seguir uma sequência de rotinas específicas no processo de pagamento, a fim de possibilitar uma maior agilidade e controle neste trabalho. Destacam-se a geração da proposta de pagamento, a divisão dos títulos em lotes de pagamento, o processo de aprovação/liberação das APs, a confecção automática de cheques em formulário pré-impresso ou máquinas de cheques, a geração de borderôs e DOCs manuais e o processo de pagamento escritural.
O pagamento escritural, especificamente, é tratado num módulo a parte que está diretamente ligado ao módulo Contas a Pagar. É possível também efetuar manutenções sobre os pagamentos já efetuados a partir de telas específicas.
Todos os compromissos existentes no módulo poderão ser consultados possibilitando uma maior agilidade na obtenção das informações de pagamento, principalmente para os fornecedores que solicitam informações dos seus títulos por telefone. Dentro da rotina de consultas destaca-se a tela de Situação de Fornecedores.
Para todas as ADs e APs incluídas e/ou pagas pelo sistema, está sendo prevista a geração (automática ou manual) de lançamentos contábeis analíticos para cada situação, conforme parametrização do módulo. Estes lançamentos permanecem no módulo de Contas a Pagar possibilitando as devidas manutenções e conciliações contábeis através de telas e relatórios específicos. Após este processo, eles são replicados para o módulo de Contabilidade para fazerem parte do balanço geral da empresa. Mesmo tendo sido enviados a Contabilidade, os lançamentos permanecem no módulo de Contas a Pagar disponíveis apenas para consultas e relatórios (não sendo possível mais efetuar manutenções).
Tratando-se de um módulo financeiro que contempla um grande processo contábil, a emissão de relatórios torna-se imprescindível para o controle dos compromissos incluídos e/ou pagos pelo sistema. Desta forma o módulo de Contas a Pagar apresenta uma grande variedade de relatórios (financeiros x contábeis) para facilitar ao máximo o processo de conciliação dos compromissos. Os relatórios financeiros trabalham com ADs e APs e os contábeis com os lançamentos gerados a partir das ADs/APs incluídas e/ou pagas pelo sistema.
Diante da grande quantidade de rotinas existentes no módulo, torna-se necessária a definição de várias tabelas de cadastros, além de inúmeros parâmetros.
As tabelas dividem-se em dois grandes grupos:
Após o uso do sistema por um período mais longo, torna-se interessante a remoção dos títulos incluídos, pagos e contabilizados em períodos anteriores das tabelas principais do sistema (tabelas de movimentação). Este processo é possível a partir da rotina de transferência de compromissos para histórico. Desta forma todos os compromissos que já estão concretizados no sistema num período pré-estabelecido em tela, serão enviados para tabelas de histórico e consequentemente eliminados das tabelas principais do módulo, gerando assim uma melhora na performance dos programas e possibilitando a continuidade da consulta dessas informações a partir de telas específicas para as informações transferidas para histórico.
Atualmente o módulo de Contas a Pagar possui uma grande quantidade e variedade de recursos para um melhor controle dos compromissos e garantia de sucesso no trabalho operacional da empresa. Vale destacar a amplitude contábil do módulo, sendo assim os usuários deverão ser previamente selecionados, avaliando-se os conhecimentos básicos em contabilidade, além do conhecimento relativo ao processo financeiro de pagamento de uma empresa.
