Processos
Exportação de dados Urânia
Para exportar os registros de Disciplinas, Turmas, Professores, e a Gradedeve-se utilizar o processo de Exportação de dados Urânia. Tal processo é acessado em Integrações | Urânia | Exportação de dados Urânia.
Ao executar o processo e preciso informar também o total de aulas por dias das turmas, quais os dias da semana que irão ocorrer as aulas e onde será gerado o arquivo com os dados que é importado para o Urânia. Esse processo gera o arquivo “URANEXP.XML”, através do TOTVS Educacional.
Após selecionar as entidades Disciplinas, turmas e Grade, seleciona as turmas. Estas poderão ser selecionadas utilizando o filtro da turma através do curso, habilitação e turma, ou por seleção de consulta SQL ou por filtro de globais.
Se selecionado a entidade Professor é exibido um passo no processo para identificar os professores que serão importados.
Ao concluir a execução do processo é exibido informações no log das entidades que foram exportadas para o arquivo URANEXP.XML”. O arquivo criado está seguindo o layout definido disponibilizado pelo Urânia.
Importante
O log do processo informa:
- Se existe turmas associadas a um turno que não possui nenhum agrupamento de horário informado;
- Se existe turmas que não tem agrupamento de horário definido e o turno associado estiver a definição de mais de um agrupamento;
- Se o número de horários do agrupamento da turma for diferente do valor total de aulas definido no processo;
- Quando existir informações no layout do urânia menores que as respectivas informações do TOTVS Educacional e que precisarem forem truncadas;
- Cadastros que não foram exportados.
Ao executar o processo, se estiver parametrizado para exportar "Grades" (turmas/disciplinas) irá apenas as turmas/disciplinas ativas e que não sejam gerenciadas.
Consistências realizadas no processo
Nome da turma
O campo "Nome turma" do arquivo de "turmas" está relacionado ao nome reduzido do cadastro de turma do TOTVS Educacional. Caso o campo do cadastro da turma estiver vazio ou for maior que o definido no layout, a turma não será informada no arquivo.
Número de aulas
O campo "Número de aulas" do arquivo de "Disciplinas" está relacionado ao número de aulas do cadastro de turma/disciplina do TOTVS Educacional e este deve estar preenchido, caso o mesmo esteja em branco a a turma/disciplina não será informada no arquivo.
Abreviatura do professor
O campo "Abreviatura" do arquivo de "professores" está relacionado ao campo apelido do cadastro de professores do TOTVS Educacional. Caso o campo do cadastro do professor estiver vazio ou for maior que o definido no layout, o professor não será informado no arquivo.
Observação: Quando é exportado além dos dados um turno integral para o urânia, o Sistema divide o turno em dois para facilitar a criação dos horários. Assim na hora de importar para o Educacional é necessário selecionar a opção de exportar vários arquivos no sistema urânia para que haja a unificação dos dois horários, e o sistema educacional receba um único arquivo contendo todos os horários do turno integral.
Importação Dados urânia
Através deste processo é possível importar as alocações de salas e professores do Urânia para o TOTVS Educacional. Tal processo é acessado em Integrações | Urânia | Importação dados urânia.
Na execução do processo é informado o período letivo, o período do turno e o arquivo que foi gerado no Urânia.
Observação: Este processo não atualiza os dados da turma/disciplina, as informações importadas são armazenadas em um estrutura temporária que possibilita a conferência das informações antes da efetivação na base de dados. O processo respeita o contexto corrente do usuário.
Durante o processo de importação algumas validações são realizadas:
Verifica a existência da turma referenciada no arquivo de importação;
Verifica a existência da turma/disciplina referenciada no arquivo de importação;
Verifica a existência do professor referenciado no arquivo de importação;
Verifica a existência da sala (ambiente) referenciado no arquivo caso o parâmetro "Utiliza "Ambiente” do Urânia como “Sala" do TOTVS Educacional estiver habilitado;
Verifica a existência da relação entre aula e o horário do TOTVS Educacional;
Parâmetro "Permitir atualização de turma/disciplina com conteúdo previsto preenchido no plano de aula" desabilitado;
Parâmetro "Permite atualização dos horários da turma/disciplina que possua professor com folha de pagamento aprovada" desabilitado;
Verifica a existência de alunos matriculados.
Ao concluir a execução, é informado no log:
Quantidade de turmas/disciplinas sugeridas apagadas: Número de turmas/disciplinas que foram importadas na execução anterior do processo para o período letivo e turno
Quantidades de turmas/disciplinas: Número de turmas/disciplinas que é importada
Quantidade de turmas/disciplinas sugeridas com pendência/aviso no log: Número de turmas/disciplinas que possuem algum tipo de inconsistência, podem ser do tipo pendência: log que precisa de alguma ação do usuário ou aviso: log para o qual existem permissões no processo de importação definitiva e dependendo da escolha do usuário poderá impedir ou permitir a atualização da turma/disciplina.
Quantidade de turmas/disciplinas sugeridas sem pendência/aviso no log: Número de turmas/disciplinas que foram importadas e não ocorreu nenhuma inconsistência.
Detalhes da importação de cada turma/disciplina.
Estrutura das turmas/disciplinas importadas do Urânia
Visualiza os dados das turmas/disciplinas importados do Urânia para o TOTVS Educacional. O que permite verificar as informações das turmas/disicplinas importadas e se existe algum log pendente.
Para cada turma disciplina o usuário poderá visualizar ao ir em anexo:
- Os horários da turma/disciplina definidos no Urânia
- Os logs da importação do Urânia: as lista do logs encontrado durante a importação
O Anexo de horários irá conter informações da sala, caso esteja parametrizado para utilizar "Ambiente" do Urânia como sala e o anexo do horário irá conter os professores associados ao horário.
Todos as iinformações de Turmas/Disciplinas, Horários, Logs da importação do Urânia e Professores são apenas leitura, não possibilitando nenhuma inserção, edição ou exclusão.
Atualização do log das turmas/disciplinas sugeridas
O processo de importação das informações do Urânia para as tabelas temporárias do TOTVS Educacional executa várias validações e a partir dessas o sistema pode registrar logs com status "Pendente" ou "Aviso".
Os logs com status "Aviso" não interferem na atualização das turmas, mas dependem de permissões e parâmetros a serem definidos no processo de importação definitiva para permitir ou barrar uma determinada atualização.
Já os logs com status "Pendente" devem ser resolvidos para que a atualização possa acontecer e existem dois caminhos:
1) Ajuste do problema no Urânia, seguindo este caminho o usuário deverá realizar outra importação para as tabelas temporárias.
2) Ajuste do problema no TOTVS Educacional que não requer uma nova importação para as tabelas temporárias.
É justamente para o cenário de ajuste no TOTVS Educacional que é executado o processo para atualizar o status dos logs da importação do Urânia.
Ao selecionar as turmas/disciplinas e executar o processo todas as validações realizadas no processo de importação são refeitas podendo gerar os seguintes resultados:
- Itens que estavam pendentes no log podem passar a resolvidos;
- Itens de avisos podem passar a resolvidos caso não sejam mais encontrados;
- Novos itens podem ser incluídos no log.
Criar estrutura de oferta a partir da turmas disciplinas importadas
O processo de “Criar estrutura de oferta a partir das turmas/disciplinas sugeridas” busca as informações das turmas/disciplinas sugeridas e com base nesta cria/atualiza:
Quando uma turma/disciplina é atualizada todos os seus anexos (horários, professores, horários dos professores e planos de aula) são excluídos e depois são recriados com base nas informações da turma/disciplina sugerida.
Na primeira etapa do processo é selecionado as turmas/disciplinas que vieram do Urânia e que serão importadas a oferta importadas para o TOTVS Educacional. No filtro de turmas/disciplinas irá retornar apenas turmas/disciplinas que não possuem log pendente.
Na segunda etapa do processo o usuário poderá optar por gerar plano de aula ou não. Caso opte em gerar plano de aula é preciso informar os parâmetros da geração do plano de aula para avançar para o próximo passo.
Na terceira etapa o usuário poderá definir as permissões e os valores para a associação do professor.
Os parâmetros estarão habilitados caso o usuário tenha permissão no perfil de usuários ou esteja habilitado nos parâmetros do sistema, na integração Urânia.
Parâmetros:
Sobregravar a estrutura da turma/disciplina mesmo que contenha alunos matriculados
Ao habilitar esta parametrização o sistema irá apagar os dados, referente a importação, da turma e recria- los conforme a nova configuração, mesmo havendo alunos matriculados na turma. Esta ação não irá ocorrer caso a turma tenha sido iniciada.
Turma iniciada: A turma/disciplina é caracterizada como iniciada quando ela conter aluno matriculado e existir conteúdo lançado (plano de aula), ou frequência diária realizada
Este parâmetro ficara disponível apenas para usuários que tenha esta permissão especial no seu perfil de usuário. Esta permissão esta localizada em Serviços Globais | Segurança | Perfil | Sistema: Educacional | Edita o perfil ir em anexo parâmetros educacionais | integrações | Urânia Integração "Permitir sobregravar a estrutura da oferta através da importação do urânia mesmo quando houver alunos matriculados".
Atualizar turma/disciplina com dados de pagamento de professores aprovado
Atualizar turma/disciplina que contenha plano de aula gerado com conteúdo previsto preenchido
Permitir superalocação de alunos, de salas e de professores
Nesta etapa é informado também os valores para a inclusão dos professores das turmas/disciplinas.
Importante
Caso as turmas/disciplinas selecionadas não possuam alunos matriculados o processo será executado e irá:
Atualizar as informações de horários dos professores, professores e horários da turma/disciplina que já estejam cadastrados e estejam sendo reimportados pelo Urânia.
Adicionar as informações de horários dos professores, professores e horários da turma/disciplina que não existam na oferta e que estejam sendo enviados pelo Urânia.
Excluir as informações de horários dos professores, professores e horários da turma/disciplina que já estejam cadastrados e não mais estejam sendo enviados pelo Urânia.
Quando existir alunos matriculados nas turmas/disciplinas selecionadas e o usuário não possuir a permissão ou não irá sobregravar as informações da turma/disciplina, será exibido um novo passo no processo para que sejam informadas as datas de início e término que serão utilizadas para criação de horários modulares e definição dos períodos de início e fim de participação dos professores nas turmas/disciplinas.