Processos
Exportação de dados Urânia
Para exportar os registros de Disciplinas, Turmas, Professores, e a Grade deve-se utilizar o processo de Exportação de dados Urânia. Tal processo é acessado em Integrações | Urânia | Exportação de dados Urânia.
Ao executar o processo e é preciso informar também o total de aulas por dias das turmas, quais os dias da semana que irão ocorrer as aulas e onde será gerado o arquivo com os dados que é importado para o Urânia. Esse processo gera o arquivo “URANEXP.XML”, através do TOTVS Educacional.
Após selecionar as entidades Disciplinas, turmas e Grade, seleciona as turmas. Estas poderão ser selecionadas utilizando o filtro da turma através do curso, habilitação e turma, ou por seleção de consulta SQL ou por filtro de globais.
Observação: Na imagem acima ficou exemplificado que a instituição oferece cinco aulas por dia de segunda a sexta feira. Caso tenha alguma turma que a quantidade de aulas é maior ou menor, esse ajuste será tratado no Urânia.
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Realize um filtro para a seleção das Turmas. Pode ser utilizado a opção Seleção padrão ou Seleção via SQL.
Ao selecionar a entidade Professor será Se selecionado a entidade Professor é exibido um passo no processo para identificar os professores que serão importados.
Ao concluir a execução do processo é exibido informações no log das entidades que foram exportadas para o arquivo URANEXP.XML”. O arquivo criado está seguindo o layout definido disponibilizado pelo Urânia. Image Added
Importante
O log do processo informa:
- Se existe turmas associadas a um turno que não possui nenhum agrupamento de horário informado;
- Se existe turmas que não tem agrupamento de horário definido e o turno associado estiver a definição de mais de um agrupamento;
- Se o número de horários do agrupamento da turma for diferente do valor total de aulas definido no processo;
- Quando existir informações no layout do urânia menores que as respectivas informações do TOTVS Educacional e que precisarem forem truncadas;
- Cadastros que não foram exportados.
Ao executar o processo, se estiver parametrizado para exportar "Grades" (turmas/disciplinas) irá apenas as turmas/disciplinas ativas e que não sejam gerenciadas.
Consistências realizadas no processo
Nome da turma
O campo "Nome turma" do arquivo de "turmas" está relacionado ao nome reduzido do cadastro de turma do TOTVS Educacional. Caso o campo do cadastro da turma estiver vazio ou for maior que o definido no layout, a turma não será informada no arquivo.
Número de aulas
O campo "Número de aulas" do arquivo de "Disciplinas" está relacionado ao número de aulas do cadastro de turma/disciplina do TOTVS Educacional e este deve estar preenchido, caso o mesmo esteja em branco a a turma/disciplina não será informada no arquivo.
Observação: Ao trabalhar com o conceito de Turmas gerencial e gerenciada, apenas as turmas gerenciais serão encaminhadas para o Urânia.
Urânia X Educacional
Código da Disciplina. SDISCIPLINA. CODDISC x CODIGO (Layout Urânia)
Nome da Disciplina. SDISCIPLINA. NOME x NOME (Layout Urânia)
Nome reduzido *. SDISCIPLINA. NOMEREDUZIDO x ABREVIATURA (Layout Urânia)
Código da Turma. STURMA.CODTURMA x CODIGO (Layout Urânia)
Nome da Turma *. STURMA.NOME x NOME (Layout Urânia)
Nome reduzido. STURMA.NOMERED x ABREVIATURA (Layout Urânia)
Dias da semana da Turma *. Processo de exportação x DIAS (Layout Urânia)
Total de aulas por dia *. Processo de exportação x AULAS (Layout Urânia)
Turno. Criação de um novo campo na STURNO x TURNO (Layout Urânia)
Código do Professor. SPROFESSOR.CODPROF x CODIGO (Layout Urânia)
Nome do Professor *. PPESSOA.NOME x NOME (Layout Urânia)
Nome reduzido *. PPESSOA.APELIDO x ABREVIATURA (Layout Urânia)
Turno do Professor. Criação de um novo campo na STURNO x TURNO (Layout Urânia)
Disponibilidade *. Cadastro de disponibilidade do Professor x <SEG>...<SAB> (Layout Urânia)
Código da Turma. STURMA.CODTURMA x CODIGO (Layout Urânia)
Código da Disciplina. SDISCIPLINA. CODDISC x CODIGO (Layout Urânia)
Código do Professor *. SPROFESSOR.CODPROF x CODIGO (Layout Urânia)
Número de aulas semanais. STURMADISC.NUMAULASEM
Os campos marcados com ‘ * ’ são opcionais, já os demais são de preenchimento obrigatório.
Disponibilidade do professor
A disponibilidade do professor, quando estiver por Turno no TOTVS Educacional, irá respeitar o turno e os dias da semana selecionados.
Exemplo: No TOTVS Educacional foi cadastrada uma disponibilidade para o professor da seguinte forma:
Turno Matutino e selecionado os dias da semana segunda-feira e terça-feira.
O Sistema dará disponibilidade para todas as aulas do turno Matutino de segunda e terça-feira para o professor e indisponibilidade para o restante.
A disponibilidade do professor, quando estiver por Horário no TOTVS Educacional, irá respeitar os Horários para os dias selecionados. Deve-se ter o horário relacionado ao horário das aulas. Não se deve informar um período de horário para o professor, mas sim os horários referentes as aulas, com a mesma duração.
Exemplo: No turno Matutino acontece 6 aulas por semana com o seguinte horário por dia:
Aula 01 – 07:00 a 07:50
Aula 02 – 07:50 a 08:40
Aula 03 – 08:40 a 09:30
Aula 04 – 09:50 a 10:40
Aula 05 – 10:40 a 11:30
Aula 06 – 11:30 a 13:20
A disponibilidade do professor deve ser cadastrada com essas mesmas faixas de horárioAbreviatura do professor
O campo "Abreviatura" do arquivo de "professores" está relacionado ao campo apelido do cadastro de professores do TOTVS Educacional. Caso o campo do cadastro do professor estiver vazio ou for maior que o definido no layout, o professor não será informado no arquivo.Observação: Quando é exportado além dos dados um turno integral para o urânia, o Sistema divide o turno em dois para facilitar a criação dos horários. Assim na hora de importar para o Educacional é necessário selecionar a opção de exportar vários arquivos no sistema urânia para que haja a unificação dos dois horários, e o sistema educacional receba um único arquivo contendo todos os horários do turno integral.
Importação Dados urânia
Através deste processo é possível importar as alocações de salas e professores do Urânia para o TOTVS Educacional. Tal processo é acessado em Integrações | Urânia | Importação dados urânia.
Na execução do processo é informado o período letivo, o período do turno e o arquivo que foi gerado no Urânia.
Observação: Este processo não atualiza os dados da turma/disciplina, as informações importadas são armazenadas em um estrutura temporária que possibilita a conferência das informações antes da efetivação na base de dados. O processo respeita o contexto corrente do usuário.
Durante o processo de importação algumas validações são realizadas:
Verifica a existência da turma referenciada no arquivo de importação;
Verifica a existência da turma/disciplina referenciada no arquivo de importação;
Verifica a existência do professor referenciado no arquivo de importação;
Verifica a existência da sala (ambiente) referenciado no arquivo caso o parâmetro "Utiliza "Ambiente” do Urânia como “Sala" do TOTVS Educacional estiver habilitado;
Verifica a existência da relação entre aula e o horário do TOTVS Educacional;
Parâmetro "Permitir atualização de turma/disciplina com conteúdo previsto preenchido no plano de aula" desabilitado;
Parâmetro "Permite atualização dos horários da turma/disciplina que possua professor com folha de pagamento aprovada" desabilitado;
Verifica a existência de alunos matriculados.
Ao concluir a execução, é informado no log:
Quantidade de turmas/disciplinas sugeridas apagadas: Número de turmas/disciplinas que foram importadas na execução anterior do processo para o período letivo e turno
Quantidades de turmas/disciplinas: Número de turmas/disciplinas que é importada
Quantidade de turmas/disciplinas sugeridas com pendência/aviso no log: Número de turmas/disciplinas que possuem algum tipo de inconsistência, podem ser do tipo pendência: log que precisa de alguma ação do usuário ou aviso: log para o qual existem permissões no processo de importação definitiva e dependendo da escolha do usuário poderá impedir ou permitir a atualização da turma/disciplina.
Quantidade de turmas/disciplinas sugeridas sem pendência/aviso no log: Número de turmas/disciplinas que foram importadas e não ocorreu nenhuma inconsistência.
Detalhes da importação de cada turma/disciplina.
Estrutura das turmas/disciplinas importadas do Urânia
Visualiza os dados das turmas/disciplinas importados do Urânia para o TOTVS Educacional. O que permite verificar as informações das turmas/disicplinas importadas e se existe algum log pendente.
Para cada turma disciplina o usuário poderá visualizar ao ir em anexo:
- Os horários da turma/disciplina definidos no Urânia
- Os logs da importação do Urânia: as lista do logs encontrado durante a importação
O Anexo de horários irá conter informações da sala, caso esteja parametrizado para utilizar "Ambiente" do Urânia como sala e o anexo do horário irá conter os professores associados ao horário.
Todos as iinformações de Turmas/Disciplinas, Horários, Logs da importação do Urânia e Professores são apenas leitura, não possibilitando nenhuma inserção, edição ou exclusão.
Atualização do log das turmas/disciplinas sugeridas
O processo de importação das informações do Urânia para as tabelas temporárias do TOTVS Educacional executa várias validações e a partir dessas o sistema pode registrar logs com status "Pendente" ou "Aviso".
Os logs com status "Aviso" não interferem na atualização das turmas, mas dependem de permissões e parâmetros a serem definidos no processo de importação definitiva para permitir ou barrar uma determinada atualização.
Já os logs com status "Pendente" devem ser resolvidos para que a atualização possa acontecer e existem dois caminhos:
1) Ajuste do problema no Urânia, seguindo este caminho o usuário deverá realizar outra importação para as tabelas temporárias.
2) Ajuste do problema no TOTVS Educacional que não requer uma nova importação para as tabelas temporárias.
É justamente para o cenário de ajuste no TOTVS Educacional que é executado o processo para atualizar o status dos logs da importação do Urânia.
Ao selecionar as turmas/disciplinas e executar o processo todas as validações realizadas no processo de importação são refeitas podendo gerar os seguintes resultados:
- Itens que estavam pendentes no log podem passar a resolvidos;
- Itens de avisos podem passar a resolvidos caso não sejam mais encontrados;
- Novos itens podem ser incluídos no log.
Criar estrutura de oferta a partir da turmas disciplinas importadas
O processo de “Criar estrutura de oferta a partir das turmas/disciplinas sugeridas” busca as informações das turmas/disciplinas sugeridas e com base nesta cria/atualiza:
Quando uma turma/disciplina é atualizada todos os seus anexos (horários, professores, horários dos professores e planos de aula) são excluídos e depois são recriados com base nas informações da turma/disciplina sugerida.
Na primeira etapa do processo é selecionado as turmas/disciplinas que vieram do Urânia e que serão importadas para o TOTVS Educacional. No filtro de turmas/disciplinas irá retornar apenas turmas/disciplinas que não possuem log pendente.
Na segunda etapa do processo o usuário poderá optar por gerar plano de aula ou não. Caso opte em gerar plano de aula é preciso informar os parâmetros da geração do plano de aula para avançar para o próximo passo.
Na terceira etapa o usuário poderá definir as permissões e os valores para a associação do professor.
Os parâmetros estarão habilitados caso o usuário tenha permissão no perfil de usuários ou esteja habilitado nos parâmetros do sistema, na integração Urânia.
Parâmetros:
Sobregravar a estrutura da turma/disciplina mesmo que contenha alunos matriculados
Ao habilitar esta parametrização o sistema irá apagar os dados referente a importação e recria- los conforme a nova configuração, mesmo havendo alunos matriculados na turma. Está ação não irá ocorrer caso a turma tenha sido iniciada.
Turma iniciada: A turma/disciplina é caracterizada como iniciada quando ela conter aluno matriculado e existir conteúdo lançado (plano de aula), ou frequência diária realizada
Observação: Este parâmetro ficara disponível apenas para usuários que tenha esta permissão especial no seu perfil de usuário. Esta permissão esta localizada em Serviços Globais | Segurança | Perfil | Sistema: Educacional | Edita o perfil ir em anexo parâmetros educacionais | integrações | Urânia Integração "Permitir sobregravar a estrutura da oferta através da importação do urânia mesmo quando houver alunos matriculados".
Atualizar turma/disciplina com dados de pagamento de professores aprovado
Habilitando este parâmetro o sistema possibilitará que a atualização da turma/disciplina seja realizada mesmo havendo professor com folha de pagamento aprovada.
Atualizar turma/disciplina que contenha plano de aula gerado com conteúdo previsto preenchido
Habilitando este parâmetro o sistema possibilitará que a atualização da turma/disciplina seja realizada mesmo havendo conteúdo previsto preenchido no plano de aula.
Permitir superalocação de alunos
Permitir superalocação de salas
Permitir informar um sala para a turma cuja a capacidade
Permitir superalocação de professores
Permite
Nesta etapa é informado também os valores para a inclusão dos professores das turmas/disciplinas.
Importante
Caso as turmas/disciplinas selecionadas não possuam alunos matriculados o processo será executado e irá:
Atualizar as informações de horários dos professores, professores e horários da turma/disciplina que já estejam cadastrados e estejam sendo reimportados pelo Urânia.
Adicionar as informações de horários dos professores, professores e horários da turma/disciplina que não existam na oferta e que estejam sendo enviados pelo Urânia.
Excluir as informações de horários dos professores, professores e horários da turma/disciplina que já estejam cadastrados e não mais estejam sendo enviados pelo Urânia.
Quando existir alunos matriculados nas turmas/disciplinas selecionadas e o usuário não possuir a permissão ou não irá sobregravar as informações da turma/disciplina, será exibido um novo passo no processo para que sejam informadas as datas de início e término que serão utilizadas para criação de horários modulares e definição dos períodos de início e fim de participação dos professores nas turmas/disciplinas.