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Caso o DEF esteja utilizando a configuração 2=Estruturado no campo CC Filial (VD7_CALCCT), é possível determinar apenas alguns centros utilizando os níveis da codificação do centro de custo. Exemplo: 2## (será considerado todos os centros de custo que começam com 2, para todas as filiais).

Para informar ao sistema quais itens contábeis serão considerados, os campos Item Conta (VD9_ITECT1) e Item Conta (VD9_ITECT2) devem ser utilizados. As possíveis formas de se preencher os campos são:

Os itens contábeis podem ser informados, separados por vírgula;

Se deixar os campos vazios, serão considerados todos os itens contábeis.

Para informar a conta contábil e suas configurações, utilize a parte inferior da janela:

1. Código CC (VDE_CCTERP): informe o código da conta contábil do plano de contas do concessionário a ser considerado.

2. Operação (VDE_OPER): a operação indica se o campo terá seu sinal invertido, 2=Subtração, ou permanecerá com seu sinal natural, 1=Soma. Esta possibilidade é necessária já que certos resultados contábeis (negativos, principalmente) precisam ser invertidos antes de serem apresentados ao DEF. Além disso, existe certa quantidade de linhas que exigem expressões envolvendo resultados contábeis. Nesses casos pode-se somar uma conta e subtrair outras para que o valor seja corretamente gerado.

3. Tipo de Sald (VDE_TIPSAL): o campo tipo de saldo possui duas opções comumente utilizadas: 1=Sld.Atu. (Saldo Atual) ou 2=Dbt.Data (Movimento). Caso o usuário escolha 1=Sld.Atu., o sistema irá utilizar o saldo da conta contábil como valor de referência. Na opção 2=Dbt.Data, será lançado o movimento no período (Saldo Final menos Saldo Inicial).

4. Cent.Custo (VDE_CCUSTO): esta operação permite que um valor contábil possa ser tomado para apenas um centro de custo específico. Ela funciona em conjunto com a lista de centros de custo do cabeçalho da rotina. No cabeçalho é possível digitar uma lista de centros de custo separados por vírgula através do campo Cent.Custos? (VD9_CCUSTS). Se o campo do cabeçalho for digitado o sistema calculará os valores apenas para os centros especificados. Se o campo estiver vazio o valor é calculado sobre todos os centros de custo. Se o usuário, preencher o campo Cent.Custo (VDE_CCUSTO), esta opção se sobrepõe aos centros de custo informados no cabeçalho, campo Cent.Custos? (VD9_CCUSTS), e é caracterizada como exceção. Nesse caso, o campo Cent.Custo (VDE_CCUSTO) permite apenas um centro de custo por linha contábil.

v. 4=Acumulado: acumula, no item em questão, desde o começo do ano do parâmetro na geração do DEF, o item do DEF descrita no campo Acumulador (VD9_ACUMUL). Esse campo faz referência ao item do DEF a ser acumulado a partir do campo DEF (VD9_CPODEF).

f. 6=Zerado: o valor receberá o valor zero no plano do DEF.

g. 7=Extra-Contábil: o valor não é obtido via sistema. Esse valor primeiramente é gerado com zero e deve receber manutenção do usuário através da rotina Cons/Alteração DEF (OFIXA053).

h. 8=Bloqueado: itens com este atributo não são editáveis nem contém valores. A planilha do DEF possui esses campos para uso futuro. Não afetam nada no sistema.

i. 9=Sem Definição: trata da situação que deve ser definida futuramente. É passada com valor zerado. Essa classificação apenas existe para organizar o trabalho do usuário.

ATENÇÃO! As classificações 6=Zerado, 7=Extra-Contábil e 9=Sem Definição passam valor zero para a planilha do DEF. O comportamento dessas três classificações é o mesmo. A diferença é simplesmente organizacional.

6. Cadastre todos os itens do DEF, com base nas contas exigidas pela sua montadora.

7. Depois de todas os itens do DEF cadastrados, há duas opções disponíveis no menu de Outras Ações para gerenciamento das contas e das linhas do DEF: Conf. Def p/ Cta Contab e Ctas Ctbs não relac.

a. Conf. Def p/ Cta Contab: Esta opção deve ser utilizada para visualizar em quais linhas do DEF existe uma determinada conta contábil. Acesse a opção em Outras Ações/Conf. Def p/ Cta Contab. Preencha os parâmetros conforme seguem:

i. Código do DEF: Neste campo informe o código do DEF para buscar determinada conta em um DEF específico. É opcional, deixe-o em branco para buscar em todos os DEF’s.

ii. Conta Contábil: Neste campo informe o código da conta contábil a ser localizada. Se preferir utilize a consulta padrão pressionando a tecla funcional F3.

iii. Considera Ativo: Selecione Sim para considerar Ativos ou Não para não considerar. É opcional, deixe-o em branco para não fazer essa restrição.

iv. Em seguida confirme a tela de parâmetros e observe uma lista com as linhas do DEF as quais estão relacionadas com a conta previamente informada. É possível imprimir ou exportar para XML os dados através dos botões posicionados no topo da tela.

b. Ctas Ctbs não relac.: Esta opção deve ser utilizada para visualizar todas as contas contábeis (Tabela CT1) que não estão relacionadas no DEF (Tabela VDE). Acesse a opção em Outras Ações/Ctas Ctbs não relac. Preencha os parâmetros conforme segue:

i. Considera Ativo: Selecione Sim para considerar ativos ou Não para não considerar. É opcional, deixe-o em branco para não fazer essa restrição.

ii. Tipo de Conta: Selecione o tipo de conta a ser considerado entre Sintética e Analítica. É opcional, deixe-o em branco para não fazer essa restrição.

iii. Em seguida confirme a tela de parâmetros e observe a lista de contas contábeis que não estão relacionadas no DEF. É possível imprimir ou exportar para XML os dados através dos botões posicionados no topo da tela.

8. Ainda visando um melhor gerenciamento e análise do DEF, é possível exportar um determinado DEF. Para isso, acesse a opção Exportação no menu de Outras Ações.

9. Informe o código do DEF a ser exportado, na tela e parâmetros e confirme.

10. Ao confirmar será apresentada uma tela com a lista dos das linhas do DEF desejado com as informações: Código DEF, ID Conta, Código da conta, Descrição da conta, Campo DEF, Centro de Custo, Tipo, se ativo ou não, Código da conta contábil, Descrição, operação e tipo de saldo.

11. Para imprimir ou exportar para XML, selecione os registros desejados com um duplo clique na linha de forma a marcar a caixa de seleção, em seguida clique nas opções Imprimir ou Exportar XML.

Geração do DEF

1. Acesse Atualizações/Mov Gerencial/Geração do DEF (OFIXA052).

2. A rotina realiza a geração das informações do DEF no sistema. Essa rotina utiliza as informações cadastradas nas rotinas Cadastro do DEF (OFIXA050) e Itens do DEF (OFIXA051). As tabelas abaixo poderão ser alimentadas com os valores gerados:

a. VDB – Histórico DEF;

b. VDC – Histórico Conta DEF;

c. VCU – Histórico DEF por Campo DEF;

d. VCV – Histórico DEF Analítico.

3. Clique em Param.

4. Os seguintes parâmetros serão exibidos:

a. Codigo DEF?: informe qual DEF será considerado na geração a partir do código do DEF a ser informado neste campo;

b. Data Final?: informe a data final da geração. A data sempre deve ser o último dia de um determinado mês. A partir das informações de frequência, campo Frequência (VD7_FREQUE), o período será calculado e os valores gerados;

c. Filial?: aqui o usuário poderá informar para qual filial, ou filiais, deseja realizar a geração do DEF. As opções disponíveis são:

i. Filial Logada: o DEF será gerado para a filial que o usuário está logado neste momento;

ii. Selec. Filiais: a rotina permitirá ao usuário a escolha de quais filiais deseja gerar o DEF. A janela de seleção das filiais será exibida após o usuário confirmar a geração do DEF;

iii. Todas Filiais: a rotina irá gerar o DEF para todas as filiais que estão ativas no cadastro do cabeçalho do DEF através do campo Ativo (VD8_ATIVO).

d. Item DEF?: caso um item do DEF, definido pelo campo Id.Conta (VD9_CODCON), seja informado aqui, a geração do DEF será considerada apenas para este item. Este parâmetro é útil durante o processo de validação das informações geradas pelo DEF, permitindo ao usuário gerar os dados apenas para um item, agilizando assim o processo de conferência. Caso esteja em branco, o DEF será gerado para todos os itens.

e. Campo DEF?: caso um Campo DEF, definido pelo campo Campo DEF (VD9_CPODEF), seja informado aqui, a geração do DEF será considerada apenas para este campo DEF. Este parâmetro é útil durante o processo de validação das informações geradas pelo DEF, permitindo ao usuário gerar os dados apenas para os itens do DEF cadastrados para o Campo DEF informado aqui, agilizando assim o processo de conferência. Caso esteja em branco, o DEF será gerado para todos os itens.

f. Grava Detalhes?: este parâmetro permite ao usuário que, no momento da geração dos dados do DEF, além da geração dos dados nas tabelas padrão VDB – Histórico DEF e VDC – Histórico Conta DEF, a rotina realizará a geração dos dados nas tabelas VCU – Histórico DEF por Campo DEF e VCV – Histórico DEF Analítico. Estas tabelas permitem que os valores gerados para o DEF sejam consultados e conferidos de forma mais objetiva, simplificada e analítica. Selecione a opção Sim para gerar registros detalhados e selecione Não para não gerar estes registros detalhados, fazendo apenas a gravação das tabelas padrão VDB – Histórico DEF e VDC – Histórico Conta DEF. O detalhamento destas consultas será abordado mais à frente.

5. Preencha os parâmetros e confirme a geração.

6. Caso já tenham dados anteriormente gerados, a rotina exigirá a confirmação do usuário a respeito de que uma nova geração irá sobrepor os dados anteriormente gerados.

7. No final da geração, a rotina exibirá uma mensagem informando o sucesso na geração dos dados do DEF.

Consultas do DEF

1. Acesse Atualizações/Mov Gerencial/ Cons/Alteração DEF (OFIXA053).

2. Esta rotina permite a consulta e impressão de um DEF gerado. A consulta e impressão utilizam a tabela VDC – Histórico Conta DEF. A estrutura desta tabela considera os valores gerados para Item do DEF, ou seja, os valores gerados por Id.Conta (VD9_CODCON). Caso o usuário deseje conferir valores agrupando por item do DEF, esta consulta é a mais indicada.

3. No browse da rotina serão exibidos os registros dos cabeçalhos gerados do DEF.

4. Posicione sobre um registro e clique em Imprimir.

5. Nesta opção, a rotina irá gerar um relatório padrão com cada um dos itens, suas classificações, centros de custo e valor.

6. Clique em Param.

7. Os seguintes parâmetros serão exibidos:

a. Tipo de Relatório?: este parâmetro considera o campo Tipo? (VD9_TIPO) do cadastro do item do DEF. O relatório pode ser gerado de acordo com uma das opções abaixo:

i. Completo: serão exibidos todos os itens do DEF cadastrados com seus valores gerados, independente de seu tipo cadastrado;

ii. Sem Definição: serão exibidos apenas os itens do DEF cadastrado com o tipo 9=Sem Definição. Desta forma, este relatório exibirá apenas os itens do DEF pendentes de definição em seu cadastrado.

b. Mostra Zerados?: informe se o relatório irá ou não listar itens do DEF que tiveram seus valores gerados zerados. Selecione Sim para também considerar registros com valores zerados e selecione Não para ignorar registros com valores zerados.

c. Gera Consolidado?: este parâmetro define se as linhas do relatório a serem geradas irá agrupar os valores por Id.Conta (VD9_CODCON) ou se serão geradas linhas separadas para cada valor gerado para o Id.Conta (VD9_CODCON). Caso o DEF cadastrado utilize itens do DEF do tipo 3=CCTERP, este parâmetro não fará diferença. Selecione Sim para consolidar os valores e selecione Não para não consolidar os valores.

8. Confirme o preenchimento dos parâmetros.

9. Clique em OK para gerar o relatório.

10. No browse da rotina Cons/Alteração DEF (OFIXA053), clique na opção Alterar.

11. Nesta opção, serão exibidos os valores gerados para cada item do DEF Id.Conta (VD9_CODCON), fazendo assim referência direta a tabela VDC – Histórico Conta DEF. Aqui, o usuário poderá realizar a verificação dos valores gerados e também realizar operações manuais de lançamento, como o preenchimento de campos gerados a partir de tipos Extra-Contábeis por exemplo, ou ajustes antes de gerar / transmitir as informações a montadora.

12. Caso o item do DEF posicionado seja do tipo 3=CCTERP, é possível visualizar o cálculo realizado pelo sistema de forma detalhada, ou seja, os valores gerados por conta contábil, centro de custo e item contábil. Para isso, no browse da rotina, seleciona a opção Visualizar, posicione na linha desejada e selecione a opção Outras Ações \ Visualiza Cálculo.

13. Acesse Atualizações/Mov Gerencial/ Consulta Analítica DEF (OFIC200).

14. ATENÇÃO! Somente serão exibidos registros nesta janela caso durante a execução da rotina Geração do DEF (OFIXA052) o parâmetro Grava Detalhes? tenha sido configurado com Sim.

15. Esta rotina permite a consulta de um DEF gerado. A consulta utiliza as tabelas VCU – Histórico DEF por Campo DEF e VCV – Histórico DEF Analítico. A estrutura destas tabelas considera os valores gerados para o Campo DEF, ou seja, os valores gerados por Campo DEF (VD9_CPODEF). Caso o usuário deseje conferir valores agrupando por Campo DEF, esta consulta é a mais indicada.

16. No browse da rotina serão exibidos os registros dos cabeçalhos gerados do DEF.

17. Posicione sobre o registro desejado e clique em Consultar.

18. A janela é dividida horizontalmente em duas partes:

a. Parte Superior – Consulta Detalhada por Campo DEF: aqui serão exibidos os valores gerados por Campo DEF, Campo DEF (VD9_CPODEF). Desta forma, caso haja 5 itens do DEF diferentes gerando informações para o mesmo Campo DEF, os valores dos 5 itens do DEF serão totalizados e gerados para um único registro de Campo DEF.

b. Parte Inferior – Analítico por Centro de Custo, Conta e Item Contábil: uma vez posicionado no registro desejado na parte superior da janela, serão exibidos na parte inferior da janela as informações analíticas referentes ao valor gerado para o Campo DEF na parte superior da janela. Desta forma, serão exibidos os valores por Campo DEF, de acordo com o registro posicionado na parte superior da janela, em um formato analítico, considerando Conta Contábil, Centro de Custo e Item Contábil.

19. Por fim, uma vez que os valores tenham sido consultados, conferidos e aprovados pelo departamento contábil, resta executar a rotina que realiza a geração / transmissão das informações a sua montadora. Como são formas de envio particulares, uma vez que são montadoras de marcas diferentes com especificações diferentes, consulte a documentação específica para cada montadora.