Projeto: FS008539 – Integração SGE x Dynamics
Nome do cliente: FIEPA
Objetivo
Este documento foi elaborada para informar aos multiplicadores e usuários-chave da área Educacional sobre as funcionalidades que possibilitarão a integração do SGE com o Dynamics. Também tem como objetivo habilitá-los a usarem as funcionalidades associadas a esses processos no SGE – SISTEMA DE GESTÃO ESCOLAR (TOTVS Educacional), bem como capacitar novos multiplicadores e usuários finais. Para isso, será apresentada uma visão prática do processo e cadastros educacionais, explorando os conceitos utilizados e as funcionalidades do Sistema. O material orienta a execução das atividades para garantir que todo o Processo Educacional mapeado durante o Programa seja contemplado.
Público Alvo
Este manual é destinado aos colaboradores selecionados como multiplicadores e usuários-chave para o Programa SGE.
Metodologia
Este material tem como base a visão prática e completa do Processo Customizado ,da área Educacional utilizando a Integração com o Dynamics. A metodologia utilizada tem como ponto de partida o mapeamento completo do respectivo processo, relacionado com as interfaces no Sistema TOTVS Educacional. Sempre que houver alguma atividade a ser realizada no Sistema, as suas funcionalidades e rotinas serão explicadas com detalhe.
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Pré-requisitos Os anexos de retorno devem ser liberados nas permissões de perfil dos usuários para aparecerem nos seus respectivos lugares. Para mais detalhes de como liberar no perfil dos usuários acesse o Manual de Instalação de Customizações na seção Liberando Acesso aos Menus. Print tela Após serem liberados nas permissões de perfil dos usuários teremos acesso as customizações no módulo Educacional através do caminho: Módulo Educacional | Educacional |Aba Customização. Detalhamento do processo A interface customizada estará disponível em: TOTVS Educacional | Customizações | Integração Dynamics | Parâmetros A partir dela, o usuário poderá configurar os seguintes parâmetros: Atualiza Cliente PJ: Se o campo não estiver marcado, alterações em cliente PJ não serão enviadas para o Dynamics.
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Pré-requisitos Para que alterações em clientes PJ não sejam enviadas para o Dynamics, o parâmetro abaixo não deverá estar habilitado. Detalhamento do processo Ao incluir um Contrato Educacional no TOTVS Educacional, o responsável financeiro associado às parcelas deste contrato serão enviadas para o Dynamics, junto com os dados do Pedido (Contrato). Caso o responsável financeiro associado já exista no Dynamics, será enviada uma atualização deste cadastro. Para integração destes dados foi desenvolvido um processo de exportação no TOTVS Educacional | Customização | Integração Dynamics | Exportação | Contratos.
O processo poderá ser executado a qualquer momento pelo usuário, na data do processamento ou agendado conforme recurso nativo de agendamento de job.
Ao ser executado, este processo enviará os Responsáveis Financeiros (clientes) dos contratos pendentes de envio para o Dynamics. (O detalhamento do envio do contrato está disponível em item específico deste manual). Atualização de Clientes Ao alterar os campos listados abaixo no cadastro de clientes (somente Pessoa Física), será enviada uma atualização deste cadastro para o Dynamics. Campos a serem atualizados:
Ao editar qualquer um dos campos citados, será enviada automaticamente uma atualização deste cliente (Pessoa Física) para o Dynamics. Para realizar a alteração, acesse o TOTVS Backoffice | Gestão Financeira | Cadastros | Clientes Fornecedores. |
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Descrição do processo A customização não permitirá que um contrato educacional seja incluído sem o preenchimento dos campos Competência Inicial e Competência Final. Além disso, foi desenvolvido uma consistência para alteração destas datas, devendo respeitar algumas regras:
Detalhamento do processo Para o preenchimento ou alteração das datas de competência no contrato educacional, acesse TOTVS Educacional | Financeiro - Contábil | Contratos. Ao editar o contrato, acesse a aba “Contabilização”.
Assim, todo contrato que for incluído para este plano, já terá estas datas preenchidas automaticamente. |
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Descrição do processo Ao salvar uma Matriz Aplicada no TOTVS Educacional, a customização fará as seguintes validações:
Detalhamento do processo A validação para inclusão ou alteração da Matriz Aplicada será nos campos Centro de Custos (Sesi e Senai) e Departamento (somente Senai). Disponível em: TOTVS Educacional | Currículo e Oferta | Matrizes Curriculares | Anexo | Matriz Aplicada
Portanto haverá uma validação ao salvar uma Turma (SESI) no TOTVS Educacional, a customização irá verificar se o campo Departamento disponível em: TOTVS Educacional | Currículo e Oferta | Turmas | Aba Identificação esta preenchido, pois a validação para inclusão ou alteração da turma, será no campo Departamento. |
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Pré-requisitos Status que indica matrícula |
: A |
situação de matrícula deverá estar informada nos parâmetros da customização. Serão considerados para exportação todos os contratos de alunos com o status informado neste parâmetro.
Detalhamento do processo: A integração de Contratos e Parcelas/Boletos será realizada para os contratos e parcelas/boletos de alunos com situação de matrícula no Período letivo igual a situação de matrícula parametrizada e que ainda não foram exportados para o Dynamics. Serão exportadas parcelas de mensalidades e também alteração em parcelas já integradas anteriormente. |
Para integração destes dados foi desenvolvido um processo de exportação no TOTVS Educacional | Customização | Integração Dynamics | Exportação | Contratos, para exportar os contratos/lançamentos/boletos para o Dynamics. |
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O |
processo poderá ser executado a qualquer momento pelo usuário, na data do processamento ou agendado conforme recurso nativo |
de agendamento de job.
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Ao executar o processo, para cada Contrato Educacional do TOTVS será enviado para o Dynamics cabeçalho de Contrato de Vendas, para cada mês de competência do contrato educacional (período de contabilização do contrato) será criada uma linha no contrato de vendas e para cada Parcela/Boleto do contrato será criada uma linha de boleto no contrato de vendas (linha financeira) no Dynamics. Para os casos de mais de um responsável financeiro no mesmo contrato, será gerado um lançamento para cada responsável financeiro, e estes lançamentos serão enviados ao Dynamics. |
Este processo envia apenas as parcelas referentes à Mensalidades no Contrato. Para identificá-las será criado um parâmetro por Nível de Ensino para definir o Serviço que será reconhecido como Mensalidade, para que a customização consiga identificar as parcelas que estão associadas a esse serviço. |
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Alteração de parcelas do contrato |
Após ter ocorrido a integração de um contrato, poderá haver necessidade de alteração de seus valores no SGE. As alterações abaixo, quando realizadas, serão enviadas para o Dynamics atualizando os valores integrados anteriormente. |
⇒ Inclusão de uma nova parcela no contrato: Integração ocorrerá na geração do |
lançamento financeiro. |
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⇒ Alteração de data de vencimento do lançamento financeiro /boleto: Integração ocorrerá ao finalizar o processo de alteração de data de vencimento do lançamento financeiro. |
⇒ Cancelamento de lançamento financeiro: integração ocorrerá quando os lançamentos financeiros de um contrato forem cancelados, após a execução do cancelamento do contrato. |
2.7 Exportação de Taxas Extras
Âncora
Descrição do Processo:
A integração de taxas extras será realizada para os contratos e parcelas/boletos de alunos com situação de matrícula no Período letivo igual a situação de matrícula parametrizada e que ainda não foram exportados para o Dynamics.
Serão consideradas taxas extras as parcelas que estiverem associadas à um contrato educacional e que não estiverem associadas ao serviço de Mensalidade (serviço informado no parâmetro customizado).
Detalhamento do Processo:
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