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A partir del release 12.1.16. |
O El objetivo do processo de viagens no módulo Financeiro do Protheus é oferecer um controle de gastos relacionados às viagens corporativas de uma empresa ou entidade. Para tanto, efetuamos o registro das solicitações de viagens, as compras de serviços, concessão de adiantamentos, prestação de contas, pagamento de fornecedores e faturamento destas viagens, quando necessário.del proceso de viajes en el módulo Financiero del Protheus es ofrecer un control de gastos relacionados a los viajes corporativos de una empresa o entidad. Por lo tanto, efectuamos el registro de las solicitudes de viajes, las compras de servicios, concesión de anticipos, prestación de cuentas, pago de proveedores y facturación de estos viajes, cuando sea necesario.
A continuación detallamos los componentes del proceso de viajes:Abaixo detalhamos os componentes do processo de viagens:
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A rotina La rutina de Viagens viajes (FINA665) possui tiene todas as informações relacionadas às viagens já emitidas via agência ou solicitação de viagem avulsa. Uma viagem é composta por: Cabeçalho da viagem, que possui os dados de data de início e fim, origem e destino, cliente a ser atendido (quando aplicável) etc. Na aba adiantamentos são listados os participantes e os adiantamentos solicitados para cada um deles. Na aba da viagem propriamente dita temos a listagem de todos os pedidos efetuados. las informaciones relacionadas a los viajes ya emitidas mediante la agencia o solicitud de viaje suelta. Un viaje está compuesto por: Encabezado del viaje, que tiene los datos de la fecha de inicio y fin, origen y destino, cliente que se atenderá (cuando sea aplicable) etc. En la solapa anticipos, se listan los participantes y los anticipos solicitados para cada uno de estos. En la solapa del viaje propiamente dicho, tenemos la lista de todos los pedidos efectuados. Al seleccionar un ítem del pedido de viaje, se habilita un contexto por servicio con los datos específicos de cada uno de estos, como por ejemplo: Para vuelo tenemos la Ao selecionar um item de pedido da viagem, é habilitado um contexto por serviço com os dados específicos de cada um deles, como por exemplo: Para vôo temos a Cia. Aérea, Localizador, Classe Clase etc. ; no En el caso de um hotel temos o Nome do un hotel tenemos el Nombre del Hotel, datas fechas de check-in e y check-out etc. O serviços possíveis sãoLos servicios posibles son:
São exibidos também os Participantes e as Entidades de Custo relacionadas. Uma viagem efetuada no Reserve, é integrada somente quando está emitida, ou seja, não é possível alterar os seus serviços no Protheus (datas, valores etc). Os únicos dados passíveis de edição são as Entidades de Custo. Para mais detalhes, consulte o manual da integração TOTVS X Reserve. Já uma viagem gerada de uma Solicitação de Viagens do Protheus, deve ter os seus detalhes de serviços informados pelo departamento de viagens através da opção de Conferência, já que a solicitação é um pedido para a compra da viagem. Caso a aprovação esteja habilitada após a conferência, será gerada um pendência de aprovação para o superior dos participantes. Uma viagem com todos os seus serviços e gastos devidamente pagos e prestado contas é elegível para faturamento. Este processo exibe os custos da viagem que podem ser repassados para o cliente, integral ou parcialmente, e gera um pedido de venda para o cliente. Caso não seja aplicável para o segmento da empresa, este passo não é obrigatório.
También se muestran a los participantes y a los entes de costo vinculados. Un viaje realizado en el Reserve, se integra solamente cuando está emitido, es decir, no se pueden modificar sus servicios en el Protheus (fechas, valores, etc). Los únicos datos pasibles de edición son los entes de costo. Para más detalles, consulte el manual de la integración TOTVS vs. Reserve. Por otro lado, un viaje generado de una solicitud de viajes del Protheus, debe tener sus detalles de servicios informados por el departamento de viajes a través de la opción de Verificación, puesto que la solicitud es un pedido para la compra del viaje. Si la aprobación está habilitada después de verificar, se generará un asunto pendiente de aprobación para el superior de los participantes. Un viaje con todos sus servicios y gastos debidamente pagados y cuentas prestadas, es elegible para facturación. Este proceso muestra los costos del viaje que se pueden repasar al cliente, integral o parcialmente, y genera un pedido de venta para el cliente. Si no resulta aplicable para el segmento de la empresa, este paso no es obligatorio. |
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Uma vez finalizada e encaminhada para o departamento de viagens (após sua inclusão ou em momento posterior pela opção de envio para conferência), o departamento de viagens fará a conferência da prestação. Apesar do sistema já efetuar os cálculos dos valores reembolsáveis dos gastos através da regra de limites das despesas, se o conferente identificar algum item nos comprovantes que estão fora da política de viagens, o mesmo pode lançar os descontos neste momento e o valor a ser devolvido/reembolsado é atualizado.
Caso os passos de aprovação e/ou liberação para financeiro estejam ativos, serão geradas pendências para o superior do viajante e para o financeiro/departamento de viagens, respectivamente.
Exemplo:
No caso em que o processo todo deve passar por aprovação ou conferência, temos:
Caso alguma etapa possa ser realizada automaticamente, temos:
Por fim, além das viagens, a rotina também permite efetuar prestações de contas avulsas.
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A contabilização da prestação de contas possui lançamentos específicos para a contabilização das despesas, sendo eles:
*Os totalizadores da prestação de contas são gravados na tabela FLF - Cabeçalho da Prestação de Contas |
| cuentas |
Una vez finalizada y enviada al departamento de viajes (después de incluirla o en momento posterior por la opción de envío para verificación), el departamento de viajes hará la verificación de la prestación. A pesar que el sistema ya efectúa los cálculos de los valores reembolsables de los gastos por medio de la regla de límites de los gastos, si el verificador identifica algún ítem en los comprobantes que están fuera de la política de viajes, este puede registrar los descuentos en este momento y el valor que se devolverá/reembolsará se actualiza.
Si los pasos de aprobación y/o liberación para el financiero están activos, se generarán asuntos pendientes para el superior del viajante y para el financiero/departamento de viajes, respectivamente.
Ejemplo:
Si todo el proceso debe pasar por aprobación o verificación, tenemos:
Si alguna etapa se pudiera realizar automáticamente, tenemos:
Finalmente, además de los viajes, la rutina también permite efectuar prestaciones de cuentas separadas.
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La contabilización de la prestación de cuentas tiene registros específicos para contabilizar los gastos, son estos:
*Los totalizadores de la prestación de cuentas se graban en la tabla FLF - Encabezado de la prestación de cuentas |
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La verificación de servicios es simplemente la copia de la factura de una agencia de viajes o de los propios proveedores directos (compañías aéreas, hoteles, alquiladoras de automóviles, etc.). En esta rutina se pueden seleccionar los ítems de viajes, sea por servicio o considerando todos los tipos, para selección y edición del pago enviado en la factura. Con los pedidos debidamente seleccionados y los valores editados cuando sea necesario, se generará un pedido de compra, una factura o un título por | |||||||||||||||
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A Conferência de Serviços nada mais é que o espelho da fatura de uma agência de viagens ou dos próprios fornecedores diretos (companhias aéreas, hotéis, locadoras de carros etc.). Nesta rotina é possível selecionar os itens de viagens, seja por serviço ou considerando todos os tipos, para seleção e edição do pagamento enviado na fatura. Com os pedidos devidamente selecionados e os valores editados quando necessário, será gerado um pedido de compra, uma nota ou um título a pagar.
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Quando Cuando existe um acordo entre fornecedor e cliente a respeito do pagamento de gastos das viagens, o Protheus permite faturar tanto a viagem completa como um prestação de contas avulsa. O faturamento de uma viagem inclui os custos dos serviços contratados (voo, hotel, locação de carros, seguros e rodoviário) e os gastos dos colaboradores envolvidos. Quando todos os serviços estiverem pagos e a prestação de contas finalizada e aprovada, a viagem estará apta a ser faturada contra o cliente, seja parcial ou totalmente. Contudo, é possível parametrizar as regras de viagens e permitir o faturamento antecipado de uma viagem, desde que ao menos a prestação de contas esteja finalizada, uma vez que este é um custo variável, diferentemente dos serviços que possuem uma previsão na sua contratação. Já as prestações de contas avulsas podem ser faturadas assim que finalizadas.
un acuerdo entre proveedor y cliente referente al pago de gastos de los viajes, el Protheus permite facturar tanto el viaje completo como una prestación de cuentas separada. La facturación de un viaje incluye los costos de los servicios contratados (vuelo, hotel, alquiler de automóviles, seguros y carretera) y los gastos de los colaboradores involucrados. Cuando todos los servicios estén pagados y la prestación de cuentas finalizada y aprobada, el viaje estará apto para facturar contra el cliente, sea parcial o totalmente. Aun así, se pueden parametrizar las reglas de viajes y permitir la facturación anticipada de un viaje, siempre y cuando por lo menos la prestación de cuentas esté finalizada, considerando que este es un costo variable, diferente de los servicios que tienen una previsión en su contratación. Por otro lado, las prestaciones de cuentas separadas, se pueden facturar después de que se finalicen.
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Para más informaciones acceda a los manuales de integración TOTVS vs. Reserve y PCO vs. | ||
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Para mais informações acesse os manuais de integração TOTVS X Reserve e PCO X Reserve. |
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O
Com este aplicativo é possível:
O mínimo deste processo que precisa estar configurado para o funcionamento do aplicativo é:
Já um processo completo de viagens para o App engloba:
Para mais informações acesse o TOTVS Minha Prestação de Contas na área do Aplicativos.
Para más informaciones acceda al TOTVS Mi Prestación de Cuentas en el área del Aplicaciones. Para descargar (download) del App acceda al Para fazer o download do App acesse o Google Play. |
