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• Una rendición de cuentas solo se puede finalizar siempre y cuando todos los anticipos vinculados al viaje, si existen, están pagados, es decir, acreditados al colaborador. Esto previene que sea acreditado un valor de reembolso indebido al colaborador.
• Todas las demás monedas se convierten a dólar, una vez que la operación más común es la de concesión de traveller checks en dólar a débito, crédito o retirada en la moneda actual de otros países. Por ejemplo: En un gasto realizado en Rupias, la tasa informada dela transacción del Traveller Check debe ser la referencia de conversión en dólar.

Una vez finalizada y enviada al departamento de viajes (después de incluirla o en momento posterior por la opción de envío para verificación), el departamento de viajes hará la verificación de la prestación. A pesar que el sistema ya efectúa los cálculos de los valores reembolsables de los gastos por medio de la regla de límites de los gastos, si el verificador identifica algún ítem en los comprobantes que están fuera de la política de viajes, este puede registrar los descuentos en este momento y el valor que se devolverá/reembolsará se actualiza.

Si los pasos de aprobación y/o liberación para el financiero están activos, se generarán asuntos pendientes para el superior del viajante y para el financiero/departamento de viajes, respectivamente.

Ejemplo:

Si todo el proceso debe pasar por aprobación o verificación, tenemos:

Si alguna etapa se pudiera realizar automáticamente, tenemos:

Finalmente, además de los viajes, la rutina también permite efectuar prestaciones de cuentas separadas.