O fluxo de alçadas do módulo de compras restringe a manutenção dos El flujo de pertinencias del módulo de compras restringe el mantenimiento de los documentos de compras emitidos pela empresa aos usuários que possuem permissão para tais ações, bem como, a análise e aprovação dos processos de compras realizados pela empresa. Isto viabiliza a redução de erros na emissão de documentos e garante o controle e gerenciamento dos gastos das compras realizadas. O controle de alçadas reduz os custos operacionais, pois, impede que seja feita uma solicitação de produto ou grupo de produtos, que esteja fora da alçada do solicitante, ou ainda, que seja efetuado um pedido de compras por um comprador ou grupo de compradores que não possui direitos para realizar este procedimento. Desta forma, permite que todo grupo de usuários, devidamente cadastrado como um grupo de solicitantes tenha direito, por exemplo, de comprar materiais de escritório. Ao mesmo tempo, é possível aumentar ou restringir direitos de um usuário pertencente por la empresa a los usuarios que tienen autorización para dichas acciones, así como al análisis y aprobación de los procesos de compras realizados por la empresa. Esto no permite minimizar los errores al emitir documentos y garantiza el control y gestión de los gastos de las compras realizadas. El control de pertinencias reduce los costos operativos, ya que evita que se realice una solicitud del producto o grupo de productos que esté fuera del control del solicitante, o que se realice un pedido de compras por parte de un comprador o grupo de compradores que no tienen derechos para realizar este procedimiento. De esta manera, permite que todo el grupo de usuarios, debidamente registrados como un grupo de solicitantes tenga derecho, por ejemplo, de comprar materiales de oficina. Al mismo tiempo, se pueden aumentar o restringir los derechos de un usuario que pertenecen a este grupo.
| Informações | ||
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Embora extremamente Aunque sea extremadamente útil, este cadastro não é obrigatório para o funcionamento do módulo Compras. |
Por entidade contábil: o parâmetro MV_APRPCEC precisa estar ativado (T) e o comprador não deve conter um grupo de aprovação associado, sendo que, nesta condição é verificada a autonomia das Entidades Contábeis que, por padrão, são formadas por Centro de Custo, Conta Contábil, Item da Conta e Classe de Valor.
Por hierarquia e entidade contábil: o parâmetro MV_APRPCEC precisa estar ativado (T) e o comprador deve conter um grupo de aprovação associado, sendo que, nesta condição é verificado o valor do documento e a autonomia das entidades contábeis.
registro no es obligatorio para el funcionamiento del módulo Compras. |
Este método de aprobación se recomienda para procesos de auditoría, donde es necesario evaluar el Esse método de aprovação é recomendado para processos de auditoria, no qual é necessário a avaliação do documento de compra por completo, para configurar dessa forma é necessário informar no de esta manera es necesario informar en lo comprado.
A aprovação por entidade contábil é recomendada para processos que necessitam separar os itens na forma departamental, possibilitando o direcionamento de aprovação de despesas por área (representadas pela estrutura contábil), promovendo assim mais flexibilidade no fluxo de aprovação.
As entidades contábeis são compostas por Centro de Custo, Conta Contábil, Item da Conta e Classe Valor.
O sistema trabalha de forma recursiva para efetuar o bloqueio, ou seja, é verificada a combinação das entidades que mais se aproxima para efetuar o bloqueio.
O bloqueio de alçadas por entidades contábeis, além de ser feito pela combinação de todas entidades informadas no grupo de aprovação, ele também pode ser feito por aproximação da combinação, no qual o sistema trabalha da seguinte forma:
La aprobación por ente contable se recomienda para procesos que necesitan separar los ítems en el modo departamental, que permita dirigir la aprobación de gastos por área (representadas por la estructura contable), promoviendo así más flexibilidad en el flujo de aprobación.
Los entes contables están compuestos por centro de costo, cuenta contable, ítem de la cuenta y clase de valor.
El sistema trabaja de manera recursiva para efectuar el bloqueo, es decir, se verifica la combinación de los entes que más se aproximan para efectuar el bloqueo.
El bloqueo de pertinencias por entes contables, además de que sea realizado por la combinación de todos los entes informados en el grupo de aprobación, este también se puede realizar por aproximación de la combinación, en que el sistema trabaja de la siguiente manera:
Orden de las combinaciones Ordem das Combinações |
|---|
| CC + CONTA + ITEM + CLVL |
| CC + CONTA + ITEM |
| CC + CONTA |
| CC |
A combinação La combinación que o el sistema encontrar de acordo com as informações no grupo de aprovação, o sistema efetuará o bloqueio.
Exemplo:
encuentre de acuerdo con las informaciones en el grupo de aprobación, el sistema efectuará el bloqueo.
Ejemplo:
En el grupo de aprobación, consta la siguiente combinación de entes contablesNo grupo de Aprovação, consta a seguinte combinação de entidades contábeis:
| Pivot Table | ||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| ||||||||
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Se genera una solicitud de compra con tres ítems diferentes, cuyos entes contables estarán de la siguiente manera:
| Centro de costo | Cuenta contable | Ítem de la cuenta | Clase Valor |
Ítem | Centro de Custo | Conta Contábil | Item da Conta | Classe Valor |
|---|---|---|---|---|
| Item 01 | 001 | 001 | 001 | 001 |
| Item Ítem 02 | 002 | 002 | 001 | 001 |
| Item Ítem 03 | 001 | 001 | 003 | 004 |
Os itens Los ítems 1 e y 3 serão bloqueadosse bloquearán, pois ambos entram nas combinações citadas acima.
O item 1 entra na primeira combinação: todas as informações das entidades contábeis estão iguais as informadas no grupo de aprovação.
O item 3 entra na penúltima combinação: o Centro de Custo e Conta Contábil estão iguais ao informado no grupo de aprovação, pois o sistema valida todas as informações em ordem do último para o primeiro, até encontrar uma combinação.
O item 2 não será bloqueado, apesar do Item da Conta e Classe Valor serem iguais, o Centro de Custo e a Conta Contábil não são, portanto, não se enquadra em nenhuma das combinações.
porque ambos entran en las combinaciones citadas anteriormente.
El ítem 1 entra en la primera combinación: todas las informaciones de los entes contables están iguales a las informadas en el grupo de aprobación.
El ítem 3 entra en la penúltima combinación: el centro de costo y cuenta contable están iguales a lo informado en el grupo de aprobación, porque el sistema valida todas las informaciones en orden del último al primero, hasta encontrar una combinación.
El ítem 2 no se bloqueará, aunque el ítem de la cuenta y clase de valor sean iguales, el centro de costo y la cuenta contable no son, por lo tanto, no se encuadra en ninguna de las combinaciones.
Este registro define los usuarios con autorización para solicitar la compra de los productos restringidos, que puede ser dada por grupo de productos, cantidad solicitada, etc. Aquí se establece la relación, el usuario solicitante y los compradores responsables por la atención de sus solicitudes
Este cadastro define os usuários com permissão para solicitar a compra dos produtos restritos que pode ser dada por grupo de produtos, quantidade solicitada etc. Aqui é estabelecida a relação o usuário solicitante e os compradores responsáveis pelo atendimento de suas solicitações de compra.
O cadastro de Compradores define os usuários que podem gerar/manipular processos de compra como cotações e pedidos. Estabelece a relação entre o comprador e os aprovadores responsáveis pelos documentos gerados por ele com a definição dos grupos de aprovação para pedidos de compra e contratos de parceria El registro de compradores define los usuarios que pueden generar/manejar procesos de compra como cotizaciones y pedidos. Establece la relación entre el comprador y los aprobadores responsables por los documentos generados por este, con la definición de los grupos de aprobación para pedidos de compra y contratos de asociación.
O El Grupo de Compras é o cadastro es el registro que agrupa os compradores, geralmente pela categoria de materiais que estes são responsáveis pela compra, responsáveis por manipular as cotaçõesa los compradores, generalmente por la categoría de materiales de los cuales son responsables de la compra, encargados de manejar las cotizaciones, pedidos de compra e autorizações y autorizaciones de entrega.
AprovadoresEste cadastro define os usuários responsáveis pela aprovação dos registro define a los usuarios encargados por la aprobación de los diversos documentos de compras que são submetidos ao fluxo de alçadas. São estabelecidos os valores de limites de aprovaçãose someten al flujo de pertinencias. Se establecen los valores de límites de aprobación, como:
AprovadorNeste cadastro, os aprovadores são associados em grupos, conforme a hierarquia de aprovação definida pela empresa. O objetivo desse cadastro é fornecer a Árvore de aprovação para os Documentos de compra.
O nível de aprovação dos usuários, dentro do Grupo de aprovação, define a hierarquia de aprovação do grupo. Ao gerar o Fluxo de aprovação, o sistema passa somente ao próximo nível quando o atual estiver aprovado (e assim até todos os níveis aprovarem o documento). Há ainda a possibilidade de configuração de diferentes tipos de aprovação ao utilizar o campo Tipo de Liberação.
Este cadastro determina quais os limites de aprovação permitido para cada aprovador, essa amarração será feita no cadastro do grupo de aprovação, onde são definidos os aprovadores e limites. O mesmo perfil pode ser usado para diversos aprovadores, isso promove uma flexibilidade quando há necessidade de mudanças nos limites, pois uma vez alterado no perfil isso já reflete em todos os aprovadores que estão associados.
Esta opção está localizada no Grupo de Aprovação, e tem como objetivo substituir os aprovadores que não podem realizar a aprovação por diversos motivos, por exemplo férias, desligamento, alteração na função etc. Com isso, a rotina fica com mais dinâmica, pois nos casos que o usuário não está na empresa é possível fazer o direcionamento das pendências.
A rotina Tipos de Compra tem como objetivo atender as necessidades de classificação dos documentos de alçadas de solicitação de compras e pedidos de compras, assim é possível definir quais regras de cada tipo de compra e suas respectivas diretrizes a serem aplicadas e seu uso é opcional.
En este registro, los aprobadores se asocian en grupos, de acuerdo con la jerarquía de aprobación definida por la empresa. El objetivo de este registro es suministrar el árbol de aprobación para los documentos de compra.
El nivel de aprobación de los usuarios, dentro del Grupo de aprobación, define la jerarquía de aprobación del grupo. Al generar el flujo de aprobación, el sistema pasa al siguiente nivel solamente cuando el actual esté aprobado (y así de esta manera, hasta que todos los niveles aprueben el documento). Existe incluso la posibilidad de configurar diferentes tipos de aprobación al utilizar el campo Tipo de Liberación.
Este registro determina los límites de aprobación que están permitidos para cada aprobador, este vínculo se realizará en el registro del grupo de aprobación, donde se definen los aprobadores y límites. El mismo perfil se pude utilizar para diversos aprobadores, esto promueve una flexibilidad cuando existe la necesidad de cambios en los límites, porque después de modificar el perfil, esto se refleja en todos los aprobadores que están vinculados.
Esta opción se encuentra en el Grupo de Aprobación y tiene como objetivo reemplazar a los aprobadores que no pueden realizar la aprobación por diversos motivos, como vacaciones, desvinculación, cambio de función, etc. Con esto, el proceso se vuelve más dinámico, ya que en los casos en que el usuario no está en la empresa, es posible dirigir las tareas pendientes.
La rutina Tipos de Compra tiene como objetivo satisfacer las necesidades de clasificación de los documentos de autorización de solicitudes de compra y pedidos de compra. De esta manera, es posible definir qué reglas se aplican a cada tipo de compra y sus respectivas directrices. Su uso es opcional.
La rutina de liberación está disponible solamente para los usuarios registrados como aprobadores y que sean responsables por la aprobación de documentos, según el flujo determinado por los registros de autorización. Mientras la aprobación del documento respectivo no se procese, el flujo de compra no puede continuar y el documento queda
A rotina de liberação está disponível somente aos usuários cadastrados como aprovadores e que sejam responsáveis pela aprovação de documentos, conforme fluxo determinado pelos cadastros de alçadas. Enquanto a aprovação do respectivo documento não for processada, o fluxo de compra não pode prosseguir e o documento fica bloqueado.
