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  • Manual Operacional - Integração Folha x Sapiens

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titleParametros

Pré-requisitos

Devem ser liberadas nas permissões de perfil dos usuários, os menus da customização Integração Folha x Sapiens.

Disponível em: Serviços Globais | Perfil | Folha de Pagamento| Customização | Integração Folha x Sapiens | Parâmetros

Após serem liberados nas permissões de perfil dos usuários teremos acesso as customizações no módulo Educacional através do caminho: RH | Folha de Pagamento | Customização | Integração Folha x Sapiens | Parâmetros

Dados da Conexão

  • Endereço (Lançamentos Financeiros): Neste parâmetro o usuário deverá informar a URL do servidor SAPIENS referente ao método do Webservice de inclusão de lançamentos financeiros. 
  • Endereço (Exclusão de Lançamentos Financeiros): Neste parâmetro o usuário deverá informar a URL do servidor SAPIENS referente ao método do Webservice de exclusão de lançamentos financeiros.
  • Endereço (Inclusão de Lotes Contábeis): Neste parâmetro o usuário deverá informar a URL do servidor SAPIENS referente ao método do Webservice de inclusão de lote contábeis.
  • Endereço (Inclusão de Lançamentos Contábeis): Neste parâmetro o usuário deverá informar a URL do servidor SAPIENS referente ao método do Webservice de inclusão de lançamentos contábeis.
  • Endereço (Processamento de Lotes Contábeis): Neste parâmetro o usuário deverá informar a URL do servidor SAPIENS referente ao método do Webservice de processar os lotes contábeis.
  • Endereço (Exclusão de Lotes Contábeis): Neste parâmetro o usuário deverá informar a URL do servidor SAPIENS referente ao método do Webservice de exclusão de lotes contábeis.
  • Senha: Neste parâmetro o usuário deverá informar o senha para autenticação de acesso
  • Usuário: Neste parâmetro o usuário deverá informar o usuário para autenticação de acesso. 


Dados da Integração

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  • Código de Transação para Exportação do Lançamento Financeiro: neste parâmetro o usuário deverá informar o código de tipo de transação do SAPIENS referente a entrada de títulos (contas a pagar).
  • Código da Origem para Exportação de Lote Contábil: neste parâmetro o usuário deverá informar o código da origem dos lotes/lançamentos contábeis do SAPIENS.
Informações
titleImportante

Para o correto funcionamento da customização, todos os dados deverão ser parametrizados corretamente.

  • Código da Empresa, armazenado no SGE por Coligada. Neste parâmetro, o usuário poderá definir qual código de empresa precisa ser enviado na integração de lançamentos financeiros e contábeis, para cada Coligada do SGE.  
  • Qtde. partidas enviadas por pacote contábil,  para informar o número máximo de lançamentos contábeis que podem ser enviados para o SAPIENS na mesma requisição. Esse parâmetro foi necessário pois o Sapiens possui limitação da quantidade de partidas contábeis que podem ser processadas por requisição. Quando a quantidade de lançamentos é maior que o parâmetro, o envio do lote é particionado. 


Informações
titleImportante

Para o correto funcionamento da customização, todos os dados deverão ser parametrizados corretamente.

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titleDe|Para
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titleFilial

Pré-requisitos

Devem ser liberadas nas permissões de perfil dos usuários, os menus

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titleDe|Para
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titleFilial

Pré-requisitos

Devem ser liberadas nas permissões de perfil dos usuários, os menus da customização Integração Folha x Sapiens.

Disponível em: Serviços Globais | Perfil | Folha de Pagamento| Customização | Integração Folha x Sapiens | DE|Para | Filial


Disponível em: Serviços Globais | Perfil | Folha de Pagamento| Customização | Integração Folha x Sapiens - Anexos De|Para | Filial - Integração Folha SAPIENS


Detalhamento do processo

Foi criada uma interface de DE|PARA para o usuário definir para cada Filial do RM, os códigos de Filial e de Projeto correspondentes no SAPIENS.

A interface de DE|PARA poderá ser acessada por dois caminhos:


Menu customização: RH | Folha de Pagamento | Customização | Integração Folha x Sapiens | DE|PARA | Filial.


No cadastro nativo de Filial TOTVS BackOffice | Gestão Fiscal | Filiais | Anexos | Filial - Integração SAPIENS



Ao acessar a interface pelo menu customização, será exibida uma visão com todos os registros que possuem De/Para cadastrado, e será possível incluir, editar e excluir um registro.  



Ao incluir ou editar, será exibida a interface com os campos:

Código Filial RM: campo do tipo Lookup para informar o código da Filial no RM que precisará de DE|PARA com o código SENIOR.
Código Filial SENIOR: campo do tipo texto livre, para informar o código da filial do SENIOR que corresponde à filial do cadastro do RM. 
Código Projeto SENIOR: campo do tipo texto livre, para informar o código do projeto do SENIOR que corresponde à filial cadastrada. 


Aviso
titleAtenção

Este cadastro de De|Para é separado por Coligada, sendo necessário realizar os cadastros em todas as coligadas em que a Exportação de Lançamentos Financeiros serão utilizadas.

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titleCliente/Fornecedor

Pré-requisitos

Devem ser liberadas nas permissões de perfil dos usuários, os menus da customização Integração Folha x Sapiens.

Disponível em: Serviços Globais | Perfil | Folha de Pagamento| Customização | Integração Folha x Sapiens | DE|Para | Cliente/Fornecedor



Disponível em: Serviços Globais | Perfil | Folha de Pagamento| Customização | Integração Folha x Sapiens - Anexos De|Para | Cliente/Fornecedor - Integração Folha SAPIENS


Detalhamento do processo

Foi criada uma interface de DE|PARA para o usuário definir para cada Cliente/Fornecedor do RM, os correspondentes no SAPIENS.

A interface de DE|PARA poderá ser acessada por dois caminhos:


Menu customização: RH | Folha de Pagamento | Customização | Integração Folha x Sapiens | DE|PARA | Cliente/Fornecedor.


No cadastro nativo de Filial TOTVS BackOffice | Gestão Financeira | Cliente/Fornecedor| Anexos | DE|PARA - Cliente/Fornecedor



Ao acessar a interface pelo menu customização, será exibida uma visão com todos os registros que possuem De/Para cadastrado, e será possível incluir, editar e excluir um registro.



Ao incluir ou editar, será exibida a interface com os campos:

Código RM: campo do tipo Lookup para informar o código do Cliente/Fornecedor no RM.
Código Externo: campo do tipo texto livre, para informar o código do Cliente/Fornecedor do SAPIENS que corresponde ao Cliente/Fornecedor do cadastro do RM. 

Aviso
Este cadastro é separado por Coligada, podendo ser utilizados valores da própria coligada ou globais e que se necessário devem ser cadastrados em outra coligada para utilização na mesma.
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titleNatureza Financeira

Pré-requisitos

Devem ser liberadas nas permissões de perfil dos usuários, os menus da customização Integração Folha x Sapiens.

Disponível em: Serviços Globais | Perfil | Folha de Pagamento| Customização | Integração Folha x Sapiens | DE|Para | Natureza Financeira



Disponível em: Serviços Globais | Perfil | Folha de Pagamento| Customização | Integração Folha x Sapiens - Anexos De|Para | Natureza Financeira - Integração Folha SAPIENS



Detalhamento do processo

Foi criada uma interface de DE|PARA para o usuário definir para cada Natureza Orçamentária Financeira do RM, os correspondentes no SAPIENS.

A interface de DE|PARA poderá ser acessada por dois caminhos:


Menu customização: RH | Folha de Pagamento | Customização | Integração Folha x Sapiens | DE|PARA | Natureza Financeira.



No cadastro nativo de Filial TOTVS BackOffice | Gestão Financeira | Cadastros | Movimentos | Natureza Orçamentária Financeira | Anexos | Natureza Financeira - Integração Folha SAPIENS



Ao acessar a interface pelo menu customização, será exibida uma visão com todos os registros que possuem De/Para cadastrado, e será possível incluir, editar e excluir um registro. 




Ao incluir ou editar, será exibida a interface com os campos:

Código RM: campo do tipo Lookup para informar o código de Natureza Financeira no RM.
Código Externo: campo do tipo texto livre, para informar o código da Natureza Financeira do SAPIENS que corresponde ao cadastro do RM. 

Aviso
titleAtenção

Este cadastro de De|Para é separado por Coligada, sendo necessário realizar os cadastros em todas as coligadas em que a Exportação de Lançamentos Financeiros serão utilizadas.

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titleCentro de Custo

Pré-requisitos

Devem ser liberadas nas permissões de perfil dos usuários, os menus da customização Integração Folha x Sapiens.

Disponível em: Serviços Globais | Perfil | Folha de Pagamento| Customização | Integração Folha x Sapiens | DE|Para | Centro de Custo

Disponível em: Serviços Globais | Perfil | Folha de Pagamento| Customização | Integração Folha x Sapiens - Anexos De|Para | Centro de Custo - Integração Folha SAPIENS


Detalhamento do processo

Foi criada uma interface de DE|PARA para o usuário definir para cada Centro de Custo do RM, os correspondentes no SAPIENS.

A interface de DE|PARA poderá ser acessada por dois caminhos:


Menu customização: RH | Folha de Pagamento | Customização | Integração Folha x Sapiens | DE|PARA | Centro de Custo.



No cadastro nativo de Filial RH| Folha de Paramentos | Administração de Pessoal | Cadastros | Centros de Custo | Anexos | DE|PARA - Centro de Custo



Ao acessar a interface pelo menu customização, será exibida uma visão com todos os registros que possuem De/Para cadastrado, e será possível incluir, editar e excluir um registro. 




Ao incluir ou editar, será exibida a interface com os campos:

Código RM: campo do tipo Lookup para informar o código do Centro de Custo no RM.
Código Externo: campo do tipo texto livre, para informar o código do Centro de Custo do SAPIENS que corresponde ao cadastro do RM. 

Aviso
titleAtenção

Este cadastro de De|Para é separado por Coligada, sendo necessário realizar os cadastros em todas as coligadas em que a Exportação de Lançamentos Financeiros serão utilizadas.

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titleConta Contábil

Pré-requisitos

Devem ser liberadas nas permissões de perfil dos usuários, os menus da customização Integração Folha x Sapiens.

Disponível em: Serviços Globais | Perfil | Folha de Pagamento| Customização | Integração Folha x Sapiens | DE|Para | Conta Contábil

Disponível em: Serviços Globais | Perfil | Folha de Pagamento| Customização | Integração Folha x Sapiens - Anexos De|Para | Conta Contábil - Integração Folha SAPIENS


Detalhamento do processo

Foi criada uma interface de DE|PARA para o usuário definir para cada Conta Contábil (Plano de Contas) do RM, os correspondentes no SAPIENS.

A interface de DE|PARA poderá ser acessada por dois caminhos:


Menu customização: RH | Folha de Pagamento | Customização | Integração Folha x Sapiens | DE|PARA | Conta Contábil


No cadastro nativo de Filial TOTVS BackOffice | Gestão Contábil | Cadastros | Plano de Contas | Contábil | Anexos | DE|PARA - Conta Contábil



Ao acessar a interface pelo menu customização, será exibida uma visão com todos os registros que possuem De/Para cadastrado, e será possível incluir, editar e excluir um registro. 




Ao incluir ou editar, será exibida a interface com os campos:

Código RM: campo do tipo Lookup para informar o código da Conta Contábil no RM.
Código Externo: campo do tipo texto livre, para informar o código da Conta Contábil do SAPIENS que corresponde ao cadastro do RM. 

Aviso
titleAtenção

Este cadastro de De|Para é separado por Coligada, sendo necessário realizar os cadastros em todas as coligadas em que a Exportação de Lançamentos Financeiros serão utilizadas.

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titleHistórico Padrão

Pré-requisitos

Devem ser liberadas nas permissões de perfil dos usuários, os menus da customização Integração Folha x Sapiens.

Disponível em: Serviços Globais | Perfil | Folha de Pagamento| Customização | Integração Folha x Sapiens | DE|Para | Histórico Padrão


Disponível em: Serviços Globais | Perfil | Folha de Pagamento| Customização | Integração Folha x Sapiens - Anexos De|Para | Histórico Padrão - Integração Folha SAPIENS


Detalhamento do processo

Foi criada uma interface de DE|PARA para o usuário definir para cada Histórico Padrão do RM, os correspondentes no SAPIENS.

A interface de DE|PARA poderá ser acessada por dois caminhos:


Menu customização: RH | Folha de Pagamento | Customização | Integração Folha x Sapiens | DE|PARA | Histórico Padrão.


No cadastro nativo de Filial TOTVS Folha de Pagamento| Encargos | Cadastros | Históricos Padrões| Anexos | Histórico Padrão - Integração Folha SAPIENS



Ao acessar a interface pelo menu customização, será exibida uma visão com todos os registros que possuem De/Para cadastrado, e será possível incluir, editar e excluir um registro. 




Ao incluir ou editar, será exibida a interface com os campos:

Código RM: campo do tipo Lookup para informar o código do Histórico Padrão no RM.
Código Externo: campo do tipo texto livre, para informar o código do Histórico Padrão do SAPIENS que corresponde ao cadastro do RM. 


Aviso
titleAtenção

Este cadastro de De|Para é separado por Coligada, sendo necessário realizar os cadastros em todas as coligadas em que a Exportação de Lançamentos Financeiros serão utilizadas.

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titleExportação de Lotes contábeis do SAPIENS

Pré-requisitos

Devem ser liberadas nas permissões de perfil dos usuários, os menus da customização Integração Folha x Sapiens.

Disponível em: Serviços Globais | Perfil | Folha de Pagamento| Customização | Integração Folha x Sapiens | Exportar lotes contábeis para o SAPIENS

Para mais detalhes de como liberar no perfil dos usuários, acesse o Manual de Instalação de Customizações na seção Liberando Acesso aos Menus.

Detalhamento do processo

Os lotes contábeis serão gerados no RM através das funções nativas do produto. Ao finalizar a geração dos lotes, conferência dos lançamentos (partidas) e rateios, o usuário deverá executar o processo de exportação para o SAPIENS. A customização não fará cálculos no envio das informações, ela será responsável por enviar ao SAPIENS, os dados gerados através das funções nativas.


Aviso
titleLote Por Filial

Como o SAPIENS não aceita que um lote contábil tenha lançamentos de mais de uma filial, no RM o lote deve ser gerado de forma que os lançamentos contábeis (partida) fiquem separados em lotes por filial.


Para isso foi criado um processo customizado Exportação de Lotes Contábeis, disponível em: TOTVS Educacional | RH | Folha de Pagamento | Encargos | Lançamentos Contábeis| Exportar lotes contábeis para o SAPIENS.

Este processo deverá ser executado manualmente pelo usuário, não sendo permitido seu agendamento. 

O usuário poderá selecionar um ou vários registros de lotes (gerados pela folha) para integração. 




Ao executar o processo, a customização enviará os lotes contábeis selecionados e seus respectivos lançamentos para o SAPIENS. Para cada lote do RM, será necessário enviar seus dados principais e seus lançamentos, além de enviar o processamento do lote.

Número do Lote:

O número do lote no SAPIENS é gerado automaticamente na inclusão e devolvido para o RM no momento da requisição da API. Ele será armazenado no RM, na interface nativa de Lotes Contábeis pelo campo Id. Lote Sapiens.

Correção de lançamentos e reenvio:

Caso seja necessário alterar algum lote ou lançamento do lote, ela será permitida conforme recursos nativos, caso o lote ainda não tenha sido exportado para o SAPIENS. Caso contrário, será necessário excluir o lote do SAPIENS pelo processo customizado, para então proceder com o ajuste ou nova geração de lote. 



Todas as alterações permitidas na interface nativa lançamentos contábeis da Folha: inclusão de partidas, rateio, nome do lote, por exemplo, serão bloqueadas caso o lote já tenha sido integrado ao SAPIENS. integrado ao SAPIENS. 


Aviso
titleImportante

Não será tratado envio de lotes contábeis e lançamentos que não forem originados da Folha de Pagamento. 

Caso a conta contábil esteja com o valor "Contas de Resultado" no campo "Natureza da Conta para emissão do SPED" a mesma será enviada com rateio para o SAPIENS, portanto a conta contábil do SAPIENS correspondente deve estar parametrizada para receber lançamentos com rateio.

A partir da versão 12.1.2302.007 da customização o envio dos lançamentos dos lotes para o Sapiens vão respeitar o parametro "Qtde. partidas enviadas por pacote contábil", isso significa que cada envio para o Sapiens vai ter a quantidade de partidas contábeis limitadas pelo valor informado no parametro, caso a quantidade de partidas ultrapasse o valor informado no parametro um novo envio será realizado até que não existam partidas pendentes de envio para o lote.

Aviso
titleImportante

Não será tratado envio de lotes contábeis e lançamentos que não forem originados da Folha de Pagamento. 

Caso a conta contábil esteja com o valor "Contas de Resultado" no campo "Natureza da Conta para emissão do SPED" a mesma será enviada com rateio para o SAPIENS, portanto a conta contábil do SAPIENS correspondente deve estar parametrizada para receber lançamentos com rateio

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titleExclusão de Lotes contábeis do SAPIENS

Pré-requisitos

Devem ser liberadas nas permissões de perfil dos usuários, os menus da customização Integração Folha x Sapiens.

Disponível em: Serviços Globais | Perfil | Folha de Pagamento| Customização | Integração Folha x Sapiens | Exportação lançamentos financeiros para SAPIENS



Para mais detalhes de como liberar no perfil dos usuários, acesse o Manual de Instalação de Customizações na seção Liberando Acesso aos Menus.

Detalhamento do processo

Foi criado um processo customizado de Exclusão dos lotes contábeis, para enviar os dados dos lotes que serão excluídos pelo usuário, disponível em: TOTVS RH | Folha de Pagamento | Encargos | Lançamentos (Folha de Pagamento)|Excluir lançamentos contábeis no SAPIENS.



O usuário poderá selecionar um ou mais registros e clicar no processo. Será exibida a opção para o usuário excluir ou não o registro do RM, já que a exclusão pode estar sendo feita para permitir alguma alteração no cadastro. Por padrão, este campo virá marcado (Excluir registro do RM). 

Ao executar, a customização irá chamar a API SAPIENS para exclusão do(s) lotes(s)  contábeis selecionado(s). 



É de responsabilidade do SAPIENS controlar se o registro poderá ou não ser excluído, já que as movimentações contábeis serão feitas apenas no SAPIENS. 

Caso o SAPIENS execute com sucesso a exclusão, o registro também será excluído da interface no RM, se o usuário optar por esse comportamento. Caso a API retorne algum erro, o registro continuará sendo exibido na interface do RM, o status da integração será atualizado para “Integrado - Exclusão não permitida” e o erro será exibido no log do processo e no monitor de log.

Caso a exclusão seja feita no SAPIENS e o usuário opte por manter o registro do RM, o status da integração será atualizado para Pendente e o número do lote no SAPIENS ficará vazio. Este registro estará disponível para ser integrado novamente.

Caso seja necessário excluir o registro do RM, o usuário poderá utilizar a opção nativa de exclusão, na interface de lançamentos contábeis. 


Aviso
titleExclusão do Lote

A partir do momento que o lote foi gerado no Sapiens (primeira parte da exportação de lançamento contábil), mesmo que os lançamentos contábeis não tenham sido enviados com sucesso é necessário excluir o lote pelo processo customizado, uma vez que os bloqueios de alteração e geração de lote não deixaram que essa operação seja realizada fora do processo.

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