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Requisito:
Uma integração que permita o envio de documentos diretamente do orçamento no TOTVS RENTAL para serem assinados digitalmente pelo TOTVS Assinatura Eletrônica, garantindo praticidade, segurança jurídica e rastreabilidade.
03. SOLUÇÃO
Foi criada uma nova funcionalidade no TOTVS RENTAL (SIGALOC) que permite, a partir da aba "Assinatura Digital" no orçamento, o envio direto de documentos para o TOTVS Assinatura Eletrônica.
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Envio Automático de Documentos para Assinatura:
- A partir do orçamento no SIGALOC, os usuários podem selecionar documentos como propostas, contratos e termos de serviço, enviando-os diretamente para a plataforma de assinatura.
Rastreabilidade do Processo de Assinatura:
- O sistema permite acompanhar o status do documento em tempo real:
- Enviado, Pendente, Assinado, ou Rejeitado.
- O sistema permite acompanhar o status do documento em tempo real:
Segurança e Validação Jurídica:
- Os documentos enviados pelo TOTVS Assinatura Eletrônica atendem a todas as regulamentações legais aplicáveis, garantindo validade jurídica.
Centralização de Documentos:
- Após assinados, os documentos ficam armazenados digitalmente, vinculados ao contrato ou orçamento original.
Etapas para Utilização da Ferramenta:
Adicionar o Documento a Ser Assinado:
- Dentro do orçamento, na aba "Documentos", clique em "Outras Ações" > "Banco de Conhecimento" e adicione o arquivo a ser assinado.
Selecionar os Aprovadores:
- Insira as informações de cada assinante nos campos obrigatórios, como E-mail e CPF.
Enviar o Documento ao TAE:
- Confirme o orçamento.
- Na tela inicial do orçamento, clique em "Outras Ações" > "Ass. Digital".
- Realize o login no TOTVS Assinatura Eletrônica, selecione o documento e clique em "Confirmar".
- Nesse momento, o documento será disponibilizado para assinatura, e os assinantes receberão um e-mail com instruções para aprovação.
Acompanhamento e Conclusão:
- Após todos os assinantes concluírem a assinatura, o status será atualizado automaticamente na linha do documento do contrato. Será exibida a mensagem indicando que o documento foi "Finalizado".
Abaixo temos um vídeo pratico indicando como proceder com cada etapa informada:
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