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Projeto:FS008537 (AACPD0) - Integração VTEX - Informações Financeiras.

               FS008837 -Integração VTEX - Link de matrícula / Envio de e-mail

Nome do Cliente: Confederação Nacional da Indústria - SENAIObjetivo
Este documento foi elaborado para orientar aos usuários-chave SENAI DN sobre os requisitos e funcionalidades da Integração TOTVS Educacional (SGE) e a Plataforma VTEX, que possibilita a integração de vendas das ofertas de cursos, compreendendo o processo de matrícula e a geração da baixa de lançamento financeiro, de acordo com as informações da venda e pagamento.Público Alvo
Este manual é destinado aos colaboradores selecionados como usuários-chave para o Template Digital, SENAI DN.Metodologia
Este material tem como base a visão prática e completa do Processo Customizado, da área Educacional através da Customização existente - FS008537 (AACPD0) - Integração VTEX - Informações Financeiras.
A metodologia utilizada tem como ponto de partida o mapeamento completo do respectivo processo, relacionado com as interfaces no Sistema TOTVS Educacional (SGE). Sempre que houver alguma atividade a ser realizada no Sistema, as suas funcionalidades e rotinas serão explicadas com detalhe.

Liberação dos anexos customizados na árvore de perfil:

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O processo de consulta de pagamentos VTEX, identifica os dados associados aos pagamentos das vendas realizadas e/ou canceladas. 

O processo poderá ser executado manualmente ou agendado. Para acesso manual, o menu está disponível em: TOTVS Educacional | Sistema Indústria | Integração VTEX | Consulta Pagamentos VTEX.

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Através desse processo é possível visualizar todos os pedidos existentes na fila, considerando os seguintes status:

• Pronto para manuseio;
• Preparando entrega;
• Pagamento Aprovado (Seller);
• Faturado;
• Cancelado.

No Monitor de vendas, é possível visualizar os dados associados aos pagamentos provenientes de inscrições/vendas efetuadas na plataforma VTEX.

A visualização da relação de pagamentos está disponível em: TOTVS Educacional | Sistema Indústria | Integração VTEX l Monitor de Vendas.

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• Aba Identificação: Nesta aba estão relacionados os dados relacionados ao pedido, tais como:

Número do Pedido: Código identificador do pedido gerado no VTEX;

Data da venda: Data de processamento da venda;

Status do Pedido: Pronto para manuseio; Preparando entrega; Pagamento Aprovado; Faturado; Cancelado.

Valor do Pedido: Valor do pagamento efetuado;

Valor Pago: Valor incluindo desconto (caso exista);

Valor do Desconto: Valor do desconto aplicado;

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• Aba Dados Cliente: Nesta aba estão relacionados os dados relacionados ao responsável financeiro vinculado ao pedido, tais como:

Nome: Nome do responsável financeiro;

Tipo de Documento: CPF/CNPJ;

E-mail: Endereço de e-mail do responsável financeiro;

CPF/CNPJ do Responsável: Inscrição CPF/CNPJ do responsável financeiro;

Endereço completo: Endereço do responsável financeiro, incluindo CEP, Logradouro, Número, Complemento, Bairro, Estado, País, Cidade;

Telefones: Telefones do responsável financeiro, incluindo telefone principal, telefone celular e telefone comercial.

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Anexo - Pagamentos no cadastro do Monitor de vendas: 

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Neste anexo estão relacionados os dados vinculados ao pagamento do pedido, tais como:

Data de Pagamento: Data do pagamento efetuado no VTEX;

Número de Parcelas: Quantidade de parcelas;

Modalidade do pagamento: Boleto, PIX, Cartão de Crédito ou Débito;

Nosso Número: Nosso número do boleto gerado;

Código de barras do Boleto: Código de barras do boleto;

NSU: NSU cartão de crédito utilizado no pagamento;

Final Cartão: Últimos dígitos cartão de crédito utilizado no pagamento;

Código da Transação: Código de autorização da compra gerado pelo gateway;

Id da Transação (TID): ID da transação (Cartão de crédito e PIX);

Valor do Pedido: Valor do pagamento efetuado;

Valor total Venda: Valor incluindo desconto (caso exista);

Valor Desconto: Desconto aplicado.

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Cada Pedido pode contar um ou mais itens. A visualização da relação de Itens do Pedido, estará disponível no Anexo do Monitor de vendas:

TOTVS Educacional | Sistema Indústria | Integração VTEX l Monitor de Vendas l Anexos l Itens do Pedido.

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Neste anexo estão relacionados os dados vinculados aos itens/produtos do pedido, que podem ser visualizados separadamente, tais como:

Referência da Turma: Código referência SKU;

SKU: SKU da Turma;

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• Aba: Parâmetros Gerais - URL Processo Seletivo:

Novo!

Aos Parâmetros da Integração VTEX, foi inserido um novo parâmetro: URL do Processo Seletivo, no qual deverá ser vinculada a URL base do Portal, incluindo a barra no final.

Este registro é essencial para atendimento os Regionais que possuem vários servidores diferentes para o portal.

O acesso está disponível em: TOTVS Educacional l Sistema Indústria | Integração VTEX l Parâmetros l Aba: Parâmetros Gerais.

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• Aba: Dados Financeiros

Aos Parâmetros da Integração VTEX, na aba: Dados Financeiros, deverão ser vinculadas as formas de pagamento já cadastradas no SGE que serão utilizadas no processo de baixa automática de lançamentos financeiros no TOTVS Educacional. 

O acesso está disponível em: TOTVS Educacional l Sistema Indústria | Integração VTEX l Parâmetros l Aba: Dados Financeiros.

Na interface, os parâmetros serão armazenados por contexto (Coligada, Filial e Nível de Ensino), para os quais o usuário deverá efetuar as seguintes parametrizações:

• Boleto: Código da forma de pagamento referente ao Boleto;
• PIX: Código da forma de pagamento referente ao PIX;
• Cartão de Débito: Código da forma de pagamento referente ao Cartão de Débito;
• Cartão de Crédito: Código da forma de pagamento referente ao Cartão de Crédito.

Novo!

• Motivo de baixa - Boleto: Lista de motivo da baixa cadastrada no SGE e o usuário deverá preencher para cada forma de pagamento.
• Motivo de baixa - Cartão de Débito: Lista de motivo da baixa cadastrada no SGE e o usuário deverá preencher para cada forma de pagamento.
• Motivo de baixa - Cartão de Crédito: Lista de motivo da baixa cadastrada no SGE e o usuário deverá preencher para cada forma de pagamento.
• Motivo de baixa - PIX: Lista de motivo da baixa cadastrada no SGE e o usuário deverá preencher para cada forma de pagamento. 
  

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Para integração nativa entre RM e Protheus no mesmo momento em que é enviado o meio de pagamento de acordo com a forma de pagamento (boleto, pix, cartão de crédito ou débito), a customização também irá enviar o Motivo da Baixa com os códigos correspondentes informados nos parâmetros. Esta informação não fica armazenada em tabelas do RM, ela é preenchida no momento em que a baixa acontece é enviada diretamente para o Protheus através do XML da integração. 

• Aba: E-mail

Nesta aba é possível parametrizar todos os dados necessários para o usuário definir um textão padrão do envio automático de e-mail (para o responsável do curso) , nos casos em que o número de vagas disponíveis para a oferta de curso tenha se esgotado e existam candidatos/inscritos com pendência de matrícula.

O acesso está disponível em: TOTVS Educacional l Sistema Indústria | Integração VTEX l Parâmetros l Aba: E-mail

Campos a serem preenchidos:

• E-mail do remetente;
• Assunto do e-mail;
• Tag's Disponíveis;
• Teste de e-mail personalizado;
• Nome do Remetente;
• Tipo de e-mail (HTML/TXT);
• E-mail destinatário.

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• Aba: E-mail Link de Matrícula 

Nesta aba, é possível parametrizar todos os dados necessários para o usuário definir um textão padrão do envio automático de e-mail, nos casos em que o aluno que ainda não efetivou sua matrícula e/ou para aqueles que tiveram erro durante o processo de matrícula.

O acesso está disponível em: TOTVS Educacional l Sistema Indústria | Integração VTEX l Parâmetros l Aba: E-mail Link de Matrícula.

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Novo!

Foram adicionados dois novos campos para configuração de envio de e-mail: 

• Intervalo de horas/minutos para envio de e-mails:  O usuário deverá especificar as horas/minutos a serem considerados como intervalo entre cada envio de e-mail do link de matrícula.
• Número máximo de envio de e-mail: O usuário deverá definir a quantidade de vezes que um e-mail deverá ser reenviado para o aluno. Quando atingir esse valor o aluno não receberá mais o e-mail com o link de matrícula.

Exemplo de  Agendamento Automático:

O processo está configurado para exportar, a cada duas horas, os dados para VTEX, incluindo o e-mail para aluno com o link de matrícula. 

Após duas horas (na próxima execução do processo), ele será ajustado para identificar se poderá enviar o e-mail neste momento. Caso o intervalo de horas para o envio de email ainda não tenha sido atingido (superior a 2 horas), ele não poderá ser enviado neste processamento. Além disso, caso o número máximo de envio de e-mail seja atingido, o email também não poderá ser enviado. 

O período de intervalo em horas, o número máximo de envio e a recorrência de agendamento serão definidas por parâmetros:

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Além disso foi criado uma nova tag para concatenação dos cursos e link da matrícula dos mesmo para (Parametros|E-mail Link de Matrícula|Template e-mail), mantendo as tags individuais das mesmas.

Produto: Identificador do Curso;

Turma: Nome da Turma;

Valor: Valor do item/produto;

Valor Venda: Valor incluindo desconto (caso exista);

Valor Desconto: Desconto aplicado (caso exista);

Valor Repasse: Valor de comissão repassado ao DN por uma venda de Seller;

CNPJ Seller: CNPJ do Seller que realizou a venda na loja principal;

Nome Seller: Nome do Seller que realizou a venda na loja principal;

Unidade: Filial vinculada ao produto.

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Ao finalizar a inscrição/matricula no Portal de inscrição do Processo Seletivo é realizada a seguintes ações:

• Cadastro e vinculo do responsável financeiro no Contrato do Aluno;
• Geração do lançamento financeiro da primeira parcela,
• Baixa do lançamento, de acordo com as informações de pagamento efetuados na plataforma VTEX.

A geração de dados financeiros e pagamentos realiza a efetivação dos cadastros dos dados financeiros ao contrato do aluno e processa as baixas de lançamentos realizados provenientes da venda de cursos, conforme a configuração financeira do processo seletivo no TOTVS Educacional (SGE) para venda na plataforma VTEX.

Para os Processos Seletivos cujas ofertas configurem que o responsável financeiro não seja o próprio aluno, o cadastro do responsável financeiro será realizado a partir dos dados do responsável financeiro informados no momento de compra na plataforma VTEX e vinculado ao contrato gerado. Este cadastro considera a verificação, validação e unicidade do CPF//CNPJ, validando a existência de um cadastro cliente/fornecedor e, caso não exista, será realizada criação do mesmo.
O cadastro do responsável financeiro será realizado considerando as seguintes informações:

Cód. Cliente Fornecedor;

Nome Fantasia/Social;

Nome;

Classificação (Preenchido pelo SGE como Cliente);

Categoria (Preenchido pelo SGE como PF caso seja retornado na consulta do VTEX o CPF e como PJ caso tenha sido retornado um CNPJ);

CPF/CNPJ;

E-mail;

Endereço Completo;

Telefones.

A baixa de lançamentos financeiros e pagamentos é executada após a geração do contrato e lançamento financeiro da primeira parcela, visto que as matrículas que virão da VTEX para o SGE, já terão o pagamento confirmado na Plataforma.

A realização das baixas dos lançamentos financeiros serão realizadas no TOTVS Educacional (SGE), de acordo com as informações referentes à forma de pagamento (Boleto Bancário, PIX, Cartão de Crédito ou Débito), data de pagamento e valor pago.

Após a execução, os registros relacionados à baixa de lançamento financeiro como: Data de Criação, Usuário Responsável, Dados Enviados, Dados Recebidos, Mensagem de Erro e Status do Registros na Integração ficarão armazenados na tabela de LOG.

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Caso seja apresentado erro no momento da baixa de lançamento financeiro, a informação também será gravada nos dados do contrato (anexos) que poderá ser consultado para execução do Processo reprocessamento da baixa (descrito no próximo item).

Para as situações em que, ao finalizar a inscrição/matrícula no TOTVS Educacional (SGE), proveniente de vendas de ofertas na plataforma VTEX, sejam apresentados erros no processamento de baixa, ao Contrato Financeiro é possível realizar o  Reprocessamento de Baixa.

No processo de Reprocessamento de Baixa, será reexecutada a baixa do lançamento financeiro, que por sua vez, armazenará um novo retorno.

Este processo está disponível em: TOTVS Educacional | Financeiro/Contábil | Contratos | Anexos l Dados do Pagamento l Processos l Reprocessamento Baixa.

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O armazenamento das informações relacionadas aos dados financeiros dos pagamentos referentes às matrículas efetuadas no TOTVS Educacional (SGE), provenientes de vendas de ofertas na plataforma VTEX, são associadas a um anexo ao Contrato Financeiro.

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Aba: Identificação:

Dados do Pagamento: Dados referentes ao pagamento efetuado na plataforma VTEX, como código e descrição;

Lançamento Baixado: Campos preenchido automaticamente a partir da verificação da baixa de lançamento financeiro.

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A aba de histórico será preenchida na inclusão do registro e para cada tentativa de processamento, caso a baixa não tenha ocorrido com sucesso na inclusão. Os campos serão:

Data: Vincula a data do processamento da baixa de lançamento financeiro.

Status: Apresenta status de Sucesso ou Erro, de acordo com o processamento

Erro: Apresenta a mensagem de erro durante o processamento da baixa, caso ocorra.

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Para que o uma inscrição/matrículas seja finalizada, será realizada algumas validações referentes à compra/pagamento na plataforma VTEX como:

Disponibilidade de vagas, geração de lançamentos financeiros, baixas e vinculação do responsável Financeiro.

Ao executar a venda, são realizadas as verificações relacionadas às ofertas disponíveis na plataforma VTEX, considerando:

• Turmas com vagas Esgotadas
• Matrículas Pendentes por erro

Ao avançar para a etapa de matrícula após a confirmação de pagamento, a customização irá validar/contabilizar o número de vagas da turma de oferta com o número de matrículas já realizadas. As vagas disponíveis na turma podem ser verificadas no cadastro da Turma, através dos campos: Número máximo de alunos e Alunos matriculados.

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Havendo disponibilidade de vagas, a matrícula será efetivada/concluída no TOTVS Educacional (SGE).
Porém, se já atingido o número de candidatos/inscritos às vagas ofertadas, será apresentada uma mensagem de alerta para que o candidato/inscrito aguarde o contato da secretaria escolar, como apresentamos no cenário a seguir.

O controle de matrículas em turma com vagas esgotadas, reúne as informações referentes à compra/pagamento na plataforma VTEX do candidato/inscrito que não teve a sua matrícula efetivada no TOTVS Educacional (SGE), devido a indisponibilidade de vagas da turma de oferta de curso.  Os dados armazenados durante a inscrição serão utilizados pela secretaria escolar no processo manual de efetivação da matrícula. 

Turma: APP.CPI.001.I (Aperfeiçoamento Profissional em Costureiro Industrial do Vestuário).
Vagas: 03
Relação de Candidatos/Inscritos:

• Candidato/Inscrito 01: Matrícula não-efetivada (aguardando confirmação de pagamento). Gerado boleto bancário via plataforma VTEX;
• Candidato/Inscrito 02: Matrícula efetivada. Pagamento via cartão de crédito na plataforma VTEX;
• Candidato/Inscrito 03: Matrícula efetivada. Pagamento via cartão de crédito na plataforma VTEX;
• Candidato/Inscrito 04: Matrícula presencial (Via secretaria escolar).

Assim, o candidato 04 que compareceu a secretaria escolar, teve também a sua matrícula efetivada no TOTVS Educacional (RM), uma vez que no momento do seu comparecimento, o candidato/inscrito 01 ainda não prosseguiu à efetivação da matrícula devido ao período de confirmação/compensação do pagamento realizado via boleto bancário.
Considerando que as vagas da turma foram assim preenchidas, após o período de confirmação/compensação do pagamento do boleto bancário, ao prosseguir à finalização de sua matrícula, será apresentada ao candidato/inscrito 01 a mensagem (padrão) de alerta:
"Aguarde o contato da instituição para finalização da sua matrícula".

Desta forma, a customização armazenará através do Monitor de Vendas, os dados cadastrais do aluno, bem como os dados e status de matrícula, pagamentos e responsável financeiro.
Já o responsável pelo curso será notificado via e-mail que proceda à verificação da pendência de matrícula para este candidato/inscrito (descrito no próximo item).

Analisada a situação, a secretaria escolar, poderá utilizar os dados armazenados durante a inscrição no processo manual de efetivação da matrícula. 

O controle de matrículas pendentes por erro no TOTVS Educacional (SGE), é realizado a partir dos dados da inscrição do candidato/inscrito, incluindo os dados do pagamento realizado na plataforma VTEX que estarão disponíveis para que a secretaria escolar realize manualmente a efetivação da matrícula para que sejam utilizados pela secretaria escolar no processo manual de efetivação da matrícula.

O Monitor de vendas pagamentos VTEX, também realiza o armazenamento de dados/status associados às inscrições/vendas que não possuem vínculo de matrículas registrados no TOTVS Educacional (SGE).

Sempre que houver alguma pendência para o processamento de matrícula por falta de vagas na turma ou algum outro motivo de erro, essa matrícula pendente será gravada no Anexo Matrículas Pendentes na tela do Itens do Pedido.

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Na tela é possível visualizar:

Data da inscrição: Data de criação do registro;

Identificador: Identificador sequencial da inscrição;

Dados Recebidos: Relação dos dados recebidos pelo VTEX na URL de inscrição/matrícula, em formato JSON.

Status do Pedido: Preenchido inicialmente com o valor Pendente, mas que compreende os seguintes status:

Pendente: Pagamento realizado no VTEX sem matrícula gerada no SGE;

Pendente com Erro: Pagamento realizado no VTEX, sem matrícula gerada no SGE;

Vaga indisponível: Pagamento realizado no VTEX, sem matrícula no SGE por falta de vagas;

Baixa Pendente: Pagamento realizado no VTEX, matrícula gerada no SGE com baixa de lançamento pendente;

Matrícula Finalizada: Pagamento realizado no VTEX, matrícula gerada no SGE com lançamento baixado.

Após a conferência de dados e realizada a matrícula pelo usuário, para permitir a gestão e controle interno do usuário, serão automaticamente preenchidos os campos:

Matrícula Efetuada: Após efetivação da matrícula, a flag será automaticamente preenchida;

Data da Efetivação: Preenchida automaticamente com a data corrente na qual a matrícula foi realizada;

Usuário Responsável: Este campo será preenchido apenas quando a flag: matrícula efetuada for marcada manualmente.

Quando aplicado o recurso de envio de documentos para o cadastro do aluno, seja para as matrículas realizadas via web ou presencial (secretaria escolar), o TOTVS Educacional (SGE) manterá as rotinas padrões do produto (sem interferência de customização), que são:

1. Considera válida a documentação anexada à inscrição;
2. Para as inscrições provenientes de processos seletivos que aplicam a validação manual dos arquivos de documentos obrigatórios, antes de matricular o candidato, o TOTVS Educacional (SGE) irá realizar a inscrição na oferta de curso, mantendo o status da inscrição como: Aguardando aprovação;
3. No processo de aprovação de documentos, após a validação, a matrícula é realizada (tanto o presencial quanto na web).

Se o contrato possuir uma bolsa, os lançamentos financeiros são gerados considerando o desconto em todas as parcelas do plano de pagamento e não somente na 1° parcela;