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Manual Operacional da Customização
Projeto: FS008432 – Integrações com Salesforce/Perseus
Nome do cliente: FIEC
Objetivo
Este documento foi elaborada para informar aos multiplicadores e
O objetivo dessa documentação é detalhar a integração do SGE com Salesforce.
Público Alvo
Este manual é destinado aos colaboradores selecionados como usuários-chave da área Educacional sobre as funcionalidades que possibilitarão a integração do SGE com o Moodle. Também tem como objetivo habilitá-los a usarem as funcionalidades associadas a esses processos no SGE – SISTEMA DE GESTÃO ESCOLAR (TOTVS Educacional), bem como capacitar novos multiplicadores e usuários finais. Para isso, será apresentada uma visão prática do processo e cadastros educacionais, explorando os conceitos utilizados e as funcionalidades do Sistema. O material orienta a execução das atividades para garantir que todo o Processo Educacional mapeado durante o Programa seja contemplado.Público Alvo
Este manual é destinado aos colaboradores selecionados como usuários-chave da área Educacional do SESI e SENAI (DR-FIEC)Metodologia
Este material tem como base a visão prática e completa do Processo Customizado da área Educacional através da Customização – Integração SGE x SALESFORCE FS008432. A metodologia utilizada tem como ponto de partida o mapeamento completo do respectivo processo, relacionado com as interfaces no Sistema TOTVS Educacional. Sempre que houver alguma atividade a ser realizada no Sistema, as suas funcionalidades e rotinas serão explicadas com detalhe.do SESI e SENAI (DR-FIEC)
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Pré-requisitos Os anexos de retorno devem ser liberados nas permissões de perfil dos usuários para aparecerem nos seus respectivos lugares. Para mais detalhes de como liberar no perfil dos usuários acesse o Manual de Instalação de Customizações na seção Liberando Acesso aos Menus.
Após serem liberados nas permissões de perfil dos usuários teremos acesso as customizações no módulo Educacional através do caminho: Módulo Educacional | Educacional | Aba Customização. |
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| Durante o refinamento do escopo, foi identificado que seria necessário utilizar o Webservice do Perseus ao invés do Webservice do SALESFORCE, fazendo a comunicação de dados do |
| title | Parâmetros da Customização |
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Pré-requisitos
Os anexos de retorno devem ser liberados nas permissões de perfil dos usuários para aparecerem nos seus respectivos lugares. Para mais detalhes de como liberar no perfil dos usuários acesse o Manual de Instalação de Customizações na seção Liberando Acesso aos Menus.
Após serem liberados nas permissões de perfil dos usuários teremos acesso as customizações no módulo Educacional através do caminho: Módulo Educacional | Educacional |Aba Customização.
Detalhamento do processo
A interface customizada estará disponível em: TOTVS Educacional | Customizações | Integração SALESFORCE | Parâmetros
A partir dela, o usuário poderá configurar os seguintes parâmetros:
Dados de Conexão – WS, deve ser informado os dados:
- Endereço WebService: informar o endereço de acesso ao WebService disponibilizado pelo Perseus.
- Usuário: informar o Usuário de acesso ao WebService disponibilizado pelo Perseus.
- Senha: informar a senha de acesso ao WebService disponibilizado pelo Perseus.
| Aviso |
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| Durante o refinamento do escopo, foi identificado que seria necessário utilizar o Webservice do Perseus ao invés do Webservice do SALESFORCE, fazendo a comunicação de dados do SGE com Perseus. Desta forma, o Perseus será responsável em realizar o envio de dados para o SALESFORCE. |
Status de Matrícula – Inativar Contrato Cancelado: Usuário define o código da Situação de Matrícula que será utilizada para cancelar um contrato no Salesforce.
Status de Matrícula – Inativar Contrato Suspenso: Usuário define o código da Situação de Matrícula que será utilizada para suspender um contrato no Salesforce.
Status de Matrícula Inicial - Importação Salesforce: Usuário define o código da Situação de Matrícula que será utilizada para matricular o aluno no SGE pelo processo de Importação de Matrícula.
Modalidades de Curso - Técnicas e EJA: O usuário deverá informar a(s) Modalidade(s) de Curso(s) cadastro nativo (SMODALIDADECURSO). Para todos os cursos que estiverem vinculados às modalidades informadas neste parâmetro, no envio da Matriz Curricular /Plano de Curso a customização irá enviar para o SALESFORCE a modalidade "Técnico". Para as modalidades que não estiverem parametrizadas, será enviado "Curta e Média duração". Essa classificação é utilizada no SALESFORCE para agrupamento dos planos de pagamento. A FIEC poderá incluir novas modalidades de acordo com a necessidade.
| Nota |
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Inicialmente serão as modalidades dos Cursos Técnicos SENAI e futuramente, a FIEC deseja incluir as modalidades do SESI. Essa parametrização será realizada por coligada e Nível de Ensino. |
| title | Cadastro de Serviços CRM |
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Pré-requisitos
Armazenar as informações referentes ao serviço do CRM, que serão importadas para o SGE. Tais informações serão utilizadas no envio do pedido de venda do SGE para o Protheus.
Detalhamento do processo
A interface customizada estará disponível em: TOTVS Educacional | Customizações | Integração SALESFORCE | Serviço CRM
A interface exibirá os seguintes campos:
- Código do Serviço: Será preenchido com o código do serviço enviado pelo CRM.
- Descrição do Serviço: Será preenchido com o nome do serviço enviado pelo CRM.
- Produto Protheus: Será preenchido com código do produto Protheus enviado pelo CRM.
- Prefixo: Será preenchido com o prefixo enviado pelo CRM.
- Natureza Financeira: Será preenchido com o código da natureza enviado pelo CRM.
- Ativo/Inativo: Será preenchido com status do serviço enviado pelo CRM.
Após a escolha dofiltro, é possível incluir ou editar um Serviço do Curso.
| title | Importante: |
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| title | Anexo de Serviço do Curso- CRM/SALESFORCE |
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Será criado um anexo customizado para armazenar o vínculo do serviço CRM ao Curso do SGE. Os serviços serão criados pelo processo customizado no SGE, replicando o cadastro do CRM/SALESFORCE.
A criação do anexo customizado Serviço/Produto, estará disponível na interface nativa de Cursos e poderá ser acessado em: TOTVS Educacional | Currículo e Oferta | Cursos | Anexos. 
| title | Atualização de Serviço/Produto CRM/SGE |
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Foi criado um Webservice do SGE para receber inclusão de serviços do CRM, seu vínculo com o produto do Protheus e realizar o vínculo do Serviço como o Curso do SGE. Será possível também o CRM enviar a atualização do status do serviço (inativar/ativar), para o SGE.
Quando desativados, as matrizes aplicadas associadas ao serviço alterado serão bloqueadas no SGE para recebimento de matrículas e criação/envio de turmas ao SALESFORCE. Detalhando a criação de um Webservice Inclusão de Serviços Educacionais/CRM que ficará disponível para ser chamado pelo CRM, sempre que um serviço/produto for incluído, inativado ou reativado, para que essa informação seja repassada ao SGE. O serviço importará também o vínculo com o curso do SGE, preenchendo o anexo customizado.
Para acessar, clicamos em: TOTVS Educacional |Customização |Integração SALESFORCE|Serviço CRM, para o serviço do webservice CRM.
Ao executar a chamada do webservice, se for inclusão de um serviço novo, o processo irá:
● Incluir o Serviço CRM no SGE (cadastro customizado).
● Preencher todos os dados do serviço:
Código do produto do Protheus (obrigatório),
Código da Natureza Financeira do Protheus
Prefixo
Status
● Vincular o Serviço CRM no anexo customizado do Curso
Ao executar a chamada do webservice, se for atualização de um serviço existente será permitido alterar o status e o processo deverá identificar o serviço CRM no SGE através do código e atualizar seu status no cadastro customizado.
O código do produto Protheus é obrigatório para inclusão do serviço CRM no SGE. Caso as informações do Protheus (produto, natureza financeira e prefixo) não sejam enviadas, será necessário cadastrá-las manualmente através do cadastro de serviço CRM customizado. Os cadastros de Produtos e Natureza Financeira do CRM precisam estar equivalentes aos cadastros do Protheus/SGE, com os mesmos códigos, para que seja possível efetuar o de-para entre os cadastros/sistemas. Os cadastros de Produtos e Natureza são integrados entre Protheus e SGE exatamente como forem importados do CRM, no momento do envio do Pedido de Venda (integração Protheus).
É importante que o Webservice seja acionado pelo CRM apenas para envio de serviços relacionados à mensalidades/cursos. Demais serviços já deverão estar disponíveis no SGE, como por exemplo: segunda via de histórico, taxa de material escolar, multa rescisória, dentre outros.
O Nível de ensino do SGE é definido por coligada e corresponde à Linha do Serviço do CRM (geral - SESI e SENAI).
O CRM deverá enviar o código de nível de ensino existente no SGE, realizando antes do envio, o 'DE-PARA correspondente à Linha do Serviço (CRM), por coligada no SGE.
Abaixo, segue base do DE-PARA CRM x SGE para envio dos códigos.
Quando o serviço do CRM for atualizado com status inativo, não serão atualizadas as matrizes curriculares dos cursos relacionados, já que se fossem inativadas, não seriam permitidas novas matrículas para as turmas já existentes.
Por isso, foi criado um novo requisito para bloquear a criação de novas turmas no SGE quando o serviço do CRM (cadastro customizado) estiver inativo. Caso seja necessário ativar um Serviço/Produto novamente no CRM, o webservice do SGE irá receber o status ativo e alterar o status no cadastro do serviço CRM. Feito isso, poderão ser criadas novas turmas de oferta no SGE. No final de cada processamento, os dados enviados na API serão registrados na tabela de log, e poderão ser visualizados pelo usuário através da interface de Monitor de Log. Não será permitido reprocessamento de registro (reenvio) através do SGE.
Importante
De acordo com processo da FIEC, só é possível desativar um serviço no CRM quando todas as turmas ofertas estiverem finalizadas (período de matrícula finalizado).
Após desativação do serviço, a matriz curricular no SGE ficará inativa, bloqueando novas matrículas (em turmas já existentes) e criação de novas turmas.
Só será possível alterar o status do serviço no CRM, a ativação/inativação não irá ocorrer no SGE.
A alteração do produto, natureza financeira e prefixo será definido na integração do Protheus. ▪ O código do produto Protheus é obrigatório para inclusão do Serviço no SGE. Será de responsabilidade da FIEC identificar o momento correto do envio do serviço para o SGE.A API será disponibilizada junto às demais APIs nativas do SGE e ficará na mesma estrutura da instalação do Portal Educacional.A autenticação é feita através de token.| title | Exportação de Curso / Matriz Aplicada |
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Cadastro do Curso já realizado - Anexo - Serviço do Curso -Habilitação - Matriz Curricular -Anexo - Matriz Aplicada Anexo -Gratuidade de Curso.
O objetivo deste requisito é possibilitar o envio dos dados de criação de novos cursos no cadastro Currículo e Oferta | Estrutura Curricular | Cursos do TOTVS Educacional para o Perseus/SALESFORCE
Cadastro da Matriz Aplicada
No SGE as matrizes aplicadas possuem a informação do turno. O CRM não precisa de informações de turno para definir os preços dos cursos, no entanto, para realizar a precificação da matriz ou turma por turno no CRM, será necessário realizar o cadastro de Matriz Aplicada vinculada ao Curso no SGE, para cada turno e unidade/filial.O cadastro deverá ser feito no caminho TOTVS Educacional | Currículo e Oferta | Matrizes Curriculares | Anexos | Matriz Aplicada.
Na Matriz Curricular-Anexos -Matriz Aplicada
Em Matriz Aplicada –Anexos- Gratuidade do curso, informar se o curso será gratuito ou não.
Informar se curso será gratuito ou não
Para identificar os Cursos Gratuitos e Não Gratuitos, foi criado um novo campo complementar no cadastro da Matriz Aplicada que será ofertado no nível de unidade/filial, possibilitando que o usuário informe se é gratuito ou não.
Para cursos gratuitos, é necessário informar no cadastro do Curso Habilitação do Aluno ou na matrícula do aluno no Período Letivo que é gratuita (campo complementar Condição do Aluno), para que essa informação não seja enviada para produção, através da solução integradora.
Toda estrutura de oferta criada para o curso/matriz aplicada que estiver definido como Gratuito este não será considerado para o envio ao Perseus.
Será enviado para integração apenas o curso/matriz aplicada que estiver definido como Não Gratuito e será integrado no Perseus.
Após o processamento, o Perseus retornará à informação se o registro foi processado com sucesso ou erro, informando a mensagem em caso de erro. Ao final do processamento, os registros serão gravados em tabela customizada de log.
Será criada uma nova interface customizada Exportação de Cursos para o correto funcionamento desta integração. Estará disponível em: TOTVS Educacional | Customizações | Integração SALESFORCE | Exportação de Cursos. 
Agendamento/Exportação
Esse processo poderá ser executado manualmente ou agendado conforme demanda da FIEC, e será responsável por realizar a exportação dos dados de cursos do SGE para o Perseus, que posteriormente será responsável por enviá-los ao SALESFORCE. Abaixo, segue tela com opções de agendamento.
Clicar em Anexos –Serviço do Curso
Incluir o Serviço/Produto do Curso
Bloqueio na Criação de Turmas de Curso Não Gratuitos no SGE
Bloquear a criação de turmas no SGE, para as matrizes aplicadas de cursos Não Gratuito quando não houver vínculo do serviço CRM no Curso ou quando o serviço vinculado estiver inativo no cadastro customizado do Serviço CRM no SGE.
Uma turma poderá ser cadastrada através das interfaces nativas do SGE, que estará disponível em dois locais diferentes sendo eles:
- TOTVS Educacional | Currículo e Oferta | Turmas e Turmas/Disciplinas ou;
- No assistente para criação de turmas e turmas/disciplinas, em: Totvs Educacional | Atividades Acadêmicas | Assistentes | Cadastro de turma e turma/disciplina.
Quando o usuário for realizar a inclusão de uma turma referente a um curso Não Gratuito no SGE (campo complementar da matriz aplicada), a customização deverá validar se existe serviço CRM vinculado ao Curso e seu status estiver ativo. O vínculo será verificado através do anexo customizado Anexo de Serviço do Curso - CRM/SALESFORCE.
Caso o vínculo esteja correto, será possível cadastrar novas turmas. Caso contrário, não será permitido realizar a criação da turma e será exibido uma mensagem de alerta conforme exemplo:
Importante
▪ Será de responsabilidade da FIEC, desbloquear para oferta o produto do Protheus referente ao serviço no CRM.
▪ Um mesmo serviço CRM poderá estar vinculado a vários cursos do SGE. Caso o serviço CRM esteja inativo, a criação das turmas de todas as matrizes aplicadas vinculadas a este serviço serão bloqueadas.
Processo Customizado Exportação de Turma
Exportar a criação e atualização das Turmas do SGE para o Perseus, contendo todas as informações necessárias para que o Perseus efetue a criação das Turmas (produtos) no SALESFORCE.
Este processo customizado possibilita o envio dos dados de criação e atualização de novas turmas no cadastro Currículo e Oferta | Oferta | Turmas do TOTVS Educacional para o Perseus/SALESFORCE.
Estando disponível em: TOTVS Educacional | Customizações | Integração SALESFORCE| Exportação de Turmas.
Selecione Exportação da Turma 
O Processo de Exportação de Turma,Clique em Executar 
Aguarde a execução do processo de Exportação de Turma 
Agendamento/Exportação
Esse processo poderá ser executado manualmente ou agendado conforme demanda da FIEC, e será responsável por realizar a exportação dos dados das turmas do SGE para o Perseus, que posteriormente será responsável por enviá-los ao SALESFORCE. Abaixo, segue tela com opções de agendamento.
A customização acionará o método do Webservice Perseus sempre que o processo for executado, para envio das turmas, incluídas e atualizadas desde a última execução ou que estejam pendentes de integração.
A exportação de Turma ocorrerá se atender às seguintes regras:
- *Deverá ter o campo de Número Máximo de Alunos preenchido.
*Deverá ter informação da Data Inicial preenchida, pois essa data vai determinar a abertura de matrículas no SALESFORCE
*Deverá ter informação da Data Final preenchida, pois essa data vai determinar data limite para encerramento de matrículas no SALESFORCE
- .
- A matriz curricular da turma ofertada deverá estar com status igual Ativa ou Atual para a turma ser integrada no SALESFORCE
Após desativação do serviço, a matriz curricular no SGE ficará inativa, bloqueando novas matrículas (em turmas já existentes) e criação de novas turmas.
A Turma será enviada como Ativa, porém existem alguns critérios que desativam as turmas. Nestes casos, precisamos enviar os registros dessas turmas com status Inativo na integração, conforme critérios abaixo:
- Quando a Data início do período de matrícula da turma não estiver sido atingida - Período de matrícula ainda não iniciado (período definido na configuração de matrícula da parametrização por Curso).
- Quando a Data final do período de matrícula da turma for atingida - Turma encerrada para matrícula (período definido na configuração de matrícula da parametrização por Curso).
- Quando a capacidade máxima da turma for atingida - Turma cheia. Através dos critérios acima, o SALESFORCE poderá controlar a oferta das Turmas (Produto), bloqueando a oferta de vendas, se necessário.
Importante
De acordo com processo da FIEC, só é possível desativar um serviço no CRM quando todas as turmas ofertas estiverem finalizadas (período de matrícula finalizado).
Processo de Importação de Vendas - Matrículas SALESFORCE (EM ESPECIFICAÇÃO)
Processo de Alteração de Situação de Matrícula - Inativar Contrato e Atualização de Vagas na TurmaPremissas
Aluno ter contrato no educacional (SGE).Objetivo
Exportar do SGE para o SALESFORCE os dados de cancelamento ou suspensão de contrato e atualização de vagas na turma, sempre que a situação de matrícula do aluno no período letivo for alterada para um status parametrizado que exige alteração contratual e libere a vaga do aluno na turma.Ao alterar a situação de matrícula do aluno no período letivo para uma das situações parametrizadas na aba Status de Matrícula – Inativar Contrato,o processo customizado identificará a modificação e acionará os serviços do SALESFORCE, enviando o registro para que o contrato do aluno seja Cancelado ou Suspenso no SALESFORCE e atualizar a turma com a quantidade de alunos matriculados.
Abaixo veremos o exemplo de alteração de situação de matricula de um aluno e o cancelamento do contrato após a alteração da situação de matricula.
Selecione a matricula do aluno no Período Letivo. Clique em Processos –Alterar situação de matrícula.
Informe o motivo de alteraçãoSelecione a nova situação de matricula Cancelado ou Suspenso
Clique em executar
Aguarde a execução do processo
Após a execução do processo o contrato será cancelado.
Visão da tela de contrato antes e após o cancelamento.
- Contrato ativo;
- Contrato cancelado;
A integração de Cancelamento do Contrato Financeiro de matrículas de alunos que já foram integrados no SALESFORCE e tiveram a situação de matrícula alterada no SGE. Os registros alterados serão exportados no mesmo processo de Exportação de matrículas do SGE para o SALESFORCE.
A customização acionará os métodos do Webservice SALESFORCE, sempre quando a situação de matrícula do aluno for alterada, para envio dos dados correspondentes.
A exportação de Cancelamento do Contrato Financeiro, ocorrerá se atender às seguintes regras:
- A integração do cancelamento do contrato irá ocorrer apenas no momento que a situação de matrícula do aluno for um valor existente nos parâmetros que indicam Inativação de Contrato (aba Status de Matrícula – Inativar Contrato) independente se o contrato/venda se originou no SGE ou no SALESFORCE.
- O registro do contrato do aluno no SGE deverá estar com status de Cancelado.Os status deverão ser parametrizados como Inativar Contrato. Quando for realizada alteração de situação de matrícula no período letivo, para um dos status parametrizados (Cancelado, Evadido, Desistente, Falecido, Trancado e etc.), a customização irá enviar para o SALESFORCE o registro do contrato financeiro do aluno, para que o mesmo seja Cancelado ou Suspenso no SALESFORCE.
Na situação de matricula –Cancelado ou Suspenso, na aba status no Período Letivo marcar a flag –CANCELA CONTRATO FINANCEIRO
Bolsa Adicional: será utilizado para conceder descontos, que poderão ser aplicados em campanhas promocionais, aplicadas pelo vendedor no ato da venda no SALESFORCE. Bolsa Institucional: será utilizado para conceder descontos para os trabalhadores da Indústria, que irá variar de acordo com as empresas, aplicadas pelo vendedor no ato da venda no SALESFORCE. Serviço para pagamento com boleto: Neste parâmetro deverá ser associado apenas um registro, o “Mensalidade – Boleto” Serviço para pagamento com cartão de crédito: Neste parâmetro deverá ser associado apenas um registro, o “Mensalidade – Cartão Crédito”. Serviço para pagamento com cartão de débito: Neste parâmetro deverá ser associado apenas um registro, o “Mensalidade – Cartão Débito”. Serviço para pagamento com dinheiro: Neste parâmetro deverá ser associado apenas um registro, o “Mensalidade - Dinheiro”. Status de Matrícula – Inativar Contrato Cancelado: Usuário define o código da Situação de Matrícula que será utilizada para cancelar um contrato no Salesforce. Status de Matrícula – Inativar Contrato Suspenso: Usuário define o código da Situação de Matrícula que será utilizada para suspender um contrato no Salesforce. Status de Matrícula Inicial - Importação Salesforce: Usuário define o código da Situação de Matrícula que será utilizada para matricular o aluno no SGE pelo processo de Importação de Matrícula. Modalidades de Curso - Técnicas e EJA: O usuário deverá informar a(s) Modalidade(s) de Curso(s) cadastro nativo (SMODALIDADECURSO). Para todos os cursos que estiverem vinculados às modalidades informadas neste parâmetro, no envio da Matriz Curricular /Plano de Curso a customização irá enviar para o SALESFORCE a modalidade "Técnico". Para as modalidades que não estiverem parametrizadas, será enviado "Curta e Média duração". Essa classificação é utilizada no SALESFORCE para agrupamento dos planos de pagamento. A FIEC poderá incluir novas modalidades de acordo com a necessidade.
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Pré-requisitos Para ofertar o Curso e exportá-lo para o Perseus, em resumo, serão necessários os seguintes passos:
Detalhamento do processo Exportar a criação e atualização dos Cursos e das Matrizes Aplicadas do SGE para o Perseus, contendo todas as informações necessárias para que o Perseus efetue a criação do Curso no SALESFORCE. A interface customizada estará disponível em: TOTVS Educacional | Customizações | Integração SALESFORCE | Exportação de Cursos
Esse processo poderá ser executado manualmente ou agendado conforme demanda da FIEC, e será responsável por realizar a exportação dos dados de cursos do SGE para o Perseus, que posteriormente será responsável por enviá-los ao SALESFORCE.
Toda estrutura de oferta criada para o curso/matriz curricular que estiver definido como Gratuito este não será considerado para o envio ao Perseus. Será enviado para integração apenas o curso/matriz curricular que estiver definido como Não Gratuito e será integrado no Perseus.
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Pré-requisitos Bloquear a criação de turmas no SGE, para as matrizes aplicadas de cursos Não Gratuito quando não houver vínculo do serviço CRM no Curso ou quando o serviço vinculado estiver inativo no cadastro customizado do Serviço CRM no SGE. Detalhamento do processo Uma turma pode ser cadastrada através das interfaces nativas do SGE, que estará disponível em dois locais diferentes sendo eles: TOTVS Educacional | Currículo e Oferta | Turmas e Turmas/Disciplinas
Ou através do assistente para criação de turmas e turmas/disciplinas, em: TOTVS Educacional | Atividades Acadêmicas | Assistentes | Cadastro de turma e turma/disciplina.
Quando o usuário for realizar a inclusão de uma turma referente a um curso Não Gratuito no SGE (anexo Dados Adicionais do Curso), a customização deverá validar se existe serviço CRM vinculado a Matriz Curricular e seu status estiver ativo. O vínculo é verificado através do anexo customizado detalhado no (Anexo de Dados Adicionais do Curso - CRM/SALESFORCE). Caso o vínculo esteja correto, será possível cadastrar novas turmas. Caso contrário, não será permitido realizar a criação da turma e será exibido uma mensagem de alerta conforme exemplo:
O mesmo serviço CRM poderá estar vinculado a várias Matriz Curricular do SGE. Caso o serviço CRM esteja inativo, a criação das turmas de todas as matrizes aplicadas vinculadas a este serviço serão bloqueadas. |
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Pré-requisitos É necessário que o Curso e Matriz Aplicada estejam associados à uma Turma, para serem exportados. Detalhamento do processo Exportar a criação e atualização das Turmas do SGE para o Perseus, contendo todas as informações necessárias para que o Perseus efetue a criação das Turmas (produtos) no SALESFORCE. A interface customizada estará disponível em: TOTVS Educacional | Customizações | Integração SALESFORCE | Exportação de Turmas |
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O processo customizado irá enviar apenas o cadastro de Turma (sem disciplinas). |
A Turma será enviada como Ativa, porém existem alguns critérios que desativam as turmas. Nestes casos, precisamos enviar os registros dessas turmas com status Inativo na integração, conforme critérios abaixo:
- Quando a Data início do período de matrícula da turma não estiver sido atingida - Período de matrícula ainda não iniciado (período definido no cadastro da Turma/Disciplina STURMADISC.DTINICIOMATPRES).
- Quando a Data final do período de matrícula da turma for atingida - Turma encerrada para matrícula (período definido no cadastro da Turma/Disciplina STURMADISC.DTFIMMATPRES).
- Quando a capacidade máxima da turma for atingida - Turma cheia.
Serão exportadas apenas turmas que possuem turmas/disciplinas com o mesmo período de matrícula definido. Caso a turma possua mais de uma turma/disciplina com períodos diferentes, a turma não será exportada e será registrada a ocorrência no monitor de log.
Através dos critérios acima, o SALESFORCE poderá controlar a oferta das Turmas (Produto), bloqueando a oferta de vendas, se necessário.
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| Os registros de turmas serão exportados (inclusão e alteração) até que a data final da turma, seja atingida. Após esse período, a turma não será mais enviada para este processo. |
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Pré-requisitos Parametrizar Situação de Matrícula Inicial, que será utilizado no momento da importação de matrícula do SALESFORCE para o SGE. Ex: Pré-Matriculado Detalhamento do processo Após receber os dados de venda do Salesforce, será executada a funcionalidade nativa do TOTVS Educacional (SGE), para efetuar a criação do registro de matrícula do aluno, sendo validadas todas as regras de negócio padrão do SGE. Será executada as seguintes operações:
Ao final da importação o Serviço deverá retornar as seguintes informações: Código XNUMPRO (gerado pelo SGE), Código da Filial, Status do Contrato (Vigente - na inclusão), Data de início e Duração do contrato em meses (serão calculados pelo SGE e estarão gravados no anexo de dados complementares do contrato). Dados Aluno:
Dados Responsável Financeiro: O Código identificador do Cliente/Fornecedor Salesforce/Protheus, será composto de acordo com seguinte formato: 9 primeiros dígitos do CPF ou 8 primeiros primeiros dígitos do CNPJ + código da loja Exemplo: 0101251250001
Dados Matrícula Curso/Habilitação (SENAI):
Dados Matrícula Período Letivo( SESI /SENAI):
Dados Matrícula em Disciplinas (SESI/SENAI): O aluno terá opção de selecionar quantas disciplinas irá cursar no semestre ou se irá cursar todas as disciplinas da grade. O Salesforce irá enviar estes dados para o SGE realizar a matrícula nas disciplinas. Caso não seja enviada nenhuma disciplina a customização irá matricular o aluno em todas as disciplinas da turma no período letivo enviado.
Dados Contrato: O contrato será gerado sem plano de pagamento, já que deverá respeitar as parcelas e valores negociados no SALESFORCE.
Dados Bolsa/Desconto (se informado na venda): A bolsa/desconto concedida para o aluno no ato da venda realizada pelo SALESFORCE deverá ser incluída no contrato do aluno, de acordo com o tipo de desconto enviado pelo SALESFORCE, Adicional ou Institucional.
Dados das parcelas do contrato: As parcelas serão geradas de acordo com as informações enviadas pelo SALESFORCE . o SGE receberá o valor total e a quantidade de parcelas, e irá incluir no contrato as parcelas calculadas com base nas informações. Todas as parcelas serão geradas com o mesmo valor. A data primeira parcela (Matrícula) será gerada com o dia fixo informado e as demais parcelas, serão geradas com dia fixo do vencimento que será utilizado na geração da segunda parcela do mês subsequente do início da turma, até atingir a quantidade de parcelas. Exemplo: Parcela 2 - 10/02/2022 (Mensalidades) Parcela 3 - 10/03/2022 (Mensalidades)
Dados vinculo do Responsável Financeiro: O Responsável será vinculado ao contrato do aluno. Não será feito vínculo deste responsável no cadastro do aluno.
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Detalhamento do processo As matrículas efetuadas na Loja deverão ser enviadas para o SALESFORCE, que será o responsável pelo envio das informações para o SGE. As informações serão enviadas pelo serviço de Importação de Vendas/Matrículas. Para que as informações de pagamento efetuado na loja sejam enviadas para o SGE e posteriormente para o Protheus, o serviço de importação de matrículas do SGE deverá ser ajustado para receber tais informações.
Ao receber a venda da Loja Virtual o SALESFORCE deverá consumir o Serviço disponibilizado pelo SGE enviando, além dos dados do pagamento, todos os dados obrigatórios para a criação do registro de matrícula do aluno, sendo validadas todas as regras de negócio do SGE. Todos os dados referentes ao pagamento serão armazenados no SGE no Anexo de Dados Complementares do Contrato, no momento da criação da matrícula/contrato no SGE. Tais informações ficarão disponíveis para serem enviadas ao Protheus e para cálculo de multa rescisória (detalhado no escopo de integração do Protheus). |
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Pré-requisitos Alterar a situação de matrícula do aluno no período letivo para uma das situações parametrizadas na aba Status de Matrícula – Inativar Contrato, para que o contrato do aluno seja Cancelado ou Suspenso no SALESFORCE. Detalhamento do processo Exportar do SGE para o SALESFORCE os dados de cancelamento ou suspensão de contrato e atualização de vagas na turma, sempre que a situação de matrícula do aluno no período letivo for alterada para um status parametrizado (que exige alteração contratual e libere a vaga do aluno na turma). O usuário deverá efetuar o processo de Alteração de situação de matrícula, por meio do menu: Secretaria | Matrícula | Matrícula no Período Letivo, em seguida, Processo | Alterar situação da matrícula.
A customização acionará os métodos do Webservice SALESFORCE, sempre quando a situação de matrícula do aluno for alterada, para envio dos dados correspondentes. A exportação de Cancelamento do Contrato Financeiro, ocorrerá se atender às seguintes regras:
Após o usuário alterar a situação do aluno no SGE para Cancelado, a turma liberará a vaga na turma do SGE atualizando o campo Alunos Matriculados na turma. Exemplo 1: Quantidade de Alunos matriculados antes da alteração de situação de matrícula = 2
Exemplo 2: Quantidade de Alunos matriculados após alteração de situação de matrícula = 1
Para os casos de alunos que estão Pré-Matriculados e desistiram do curso ou não realizaram o pagamento do boleto de matrícula dentro do prazo estipulado pela FIEC, o usuário terá que alterar a situação do aluno no SGE para Cancelado, para que ele libere a vaga na turma do SGE (atualiza o campo Alunos Matriculados na turma). Existem dois caminhos para executar este processo sendo eles:
A atualização das vagas da turma ocorrerá sempre que o status de matrícula do período letivo for alterado para um dos valores parametrizados (Cancelamento ou Suspensão).
O caminho para execução deste processo está disponível em: TOTVS Educacional| Matricula e Avaliação| Menu Mais…| Confirmação de matrícula por pagamento (recurso nativo no RM).
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Pré-requisitos É necessário que o Contrato seja gerado automaticamente para todas as matrículas importadas do SALESFORCE para o SGE. Detalhamento do processo Armazenar as informações referente a compra realizada pelo E Commerce e cálculo de multa rescisória e crédito do aluno, caso existam para aquele contrato. A interface customizada estará disponível em: TOTVS Educacional | Financeiro/Contábil | Contratos| Anexos | Dados Complementares do Contrato.
Os dados serão preenchidos automaticamente pela customização através do processo de importação de Vendas/Matrículas do SALESFORCE para o SGE, detalhado no Processo de Importação de Vendas - Matrículas SALESFORCE. A interface irá exibir os seguintes campos:
Além das informações de Dados da baixa com Cartão, sendo elas:
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- Para os casos de alunos que estiverem Pré-Matriculados e desistiram do curso ou não realizaram o pagamento do boleto de matrícula dentro do prazo estipulado pela FIEC, o usuário terá que alterar a situação do aluno no SGE para Cancelado, para que ele libere a vaga na turma do SGE ,atualizando o campo Alunos Matriculados na turma.
Alteração da Situação de Matricula do Aluno Pré-Matriculado
Informe o novo status do aluno
- Após o usuário alterar a situação do aluno no SGE para Cancelado, a turma liberará a vaga na turma do SGE atualizando o campo Alunos Matriculados na turma.
Aqui podemos ver o N° de alunos após alterar a situação do aluno Pré-Matriculado para Cancelado –Vaga disponível atualizado.
A atualização das vagas da turma ocorrerá sempre que o status de matrícula do período letivo for alterado para um dos valores parametrizados (Cancelamento ou Suspensão).
Importante
Para os processos de alteração de Matrícula pelo menos uma situação de matrícula, por exemplo: Cancelado, Evadido etc. deve estar parametrizado. A parametrização será de responsabilidade da FIEC.
O cancelamento do contrato será realizado apenas no SGE e o status integrado no SALESFORCE, não está contemplado cancelamento diretamente no SALESFORCE
O caminho para execução deste processo está disponível em:
TOTVS Educacional| Matricula e Avaliação| Menu Mais…| Confirmação de matrícula por pagamento (recurso nativo no RM).
Selecionar Matricula e Avaliação –Mais... –Confirmação de matrícula por pagamento
Após o processamento, o SALESFORCE retornará à informação se o registro foi processado com sucesso ou erro, informando a mensagem em caso de erro. Ao final do processamento, os registros serão gravados em tabela customizada de log.
Anexo Dados Complementares do Contrato
Foi criado um anexo customizado no cadastro de contratos do SGE, para armazenar as informações da compra pelo E-Commerce e outros campos referente ao cálculo de multa rescisória do contrato e crédito do aluno (tratados pelo escopo da integração com Protheus.)Detalhamos a criação de um anexo customizado Dados Complementares do Contrato, que estará disponível na interface nativa de Contratos e poderá ser acessado em: TOTVS Educacional | Financeiro/Contábil | Contratos| Anexos, para armazenar as informações referente a compra realizada pelo E- Commerce e cálculo de multa rescisória e crédito do aluno, caso existam para aquele contrato.
Os dados da compra serão preenchidos automaticamente pela customização através do processo de importação de Vendas/Matrículas do SALESFORCE para o SGE, detalhado no Processo de Importação de Vendas - Matrículas SALESFORCE. (EM ESPECIFICAÇÃO)
Selecionar o contrato do aluno - Anexos
Clicar em Anexos-Dados complementares do Contrato
Informações da compra pelo E-Commerce serão preenchidos automaticamente através da customização
Além dos campos definidos pela integração do Protheus serão criados mais quatro campos sendo eles:
- Data da Compra: Campo preenchido pela integração com a data da venda (oportunidade fechada), o mesmo não poderá ser editado pela interface.
- E-commerce: Campo preenchido pela integração com Sim ou Não, o mesmo não poderá ser editado pela interface.
- ID Oportunidade Venda: Campo preenchido pela integração com o identificador da oportunidade gerada pelo SALESFORCE, o mesmo não poderá ser editado pela interface.
- Recebe Boleto por E-mail: Campo preenchido pela integração com Sim ou Não, o mesmo não poderá ser editado pela interface. Os campos listados serão preenchidos automaticamente através das rotinas de importação e exportação de matrículas, conforme definido neste escopo.
Requisito em especificação (Será atualizado e incluído novos campos ) ATUALIZAR QUANDO ESTIVER LIBERADO
Interface de Log
O objetivo da Interface de Log é armazenar informações e status dos dados que foram exportados do SGE para o SALESFORCE.Para armazenamento das informações foi criado no menu do TOTVS Educacional uma interface customizada, sendo o Monitor de LOG. Nesta interface customizada será possível realizar consultas dos Logs de todas as operações de exportação executadas pela integração do TOTVS Educacional com SALESFORCE. Será utilizada a funcionalidade de Log genérico padrão.
Os históricos das exportações de dados para o Protheus serão registrados e poderão ser visualizados no menu TOTVS Educacional | Customização | Integração SALESFORCE | Monitor de Log
Na tela de log estarão disponíveis os seguintes campos:
▪ Id Log: Identificador sequencial de Log;
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Pré-requisitos Não se aplica Detalhamento do processo Nesta interface o usuário poderá consultar os Logs das operações de exportação executadas pela integração do TOTVS Educacional com Perseus/Salesforce. Os históricos das exportações de dados para o Perseus serão registrados e poderão ser visualizadas no menu: TOTVS Educacional | Customizações | Integração SALESFORCE |Monitor de Log
Será apresentada ao usuário uma visão com a relação de registros importados e exportados.
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Exemplo
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▪ Data de Criação: Data de Criação do registro;
▪ Data da última alteração: Data da última alteração do registro.
Visualização do monitor de Log
Será apresentada ao usuário uma visão com a relação de registros importados e exportados. Não será possível incluir, editar ou excluir informações através dessa interface.
O campo processo será exibido de acordo com o respectivo código:
Ao acessar o anexo de um registro será possível o usuário visualizar todos os registros relacionados ao cadastro integrado selecionando a opção Item de Log. Estarão disponíveis os seguintes campos: Protótipo:
No log os registros são agrupados pelas seguintes funcionalidades: 1 - Importação Serviço CRM 10- Gerar Contrato |
| Expandir | ||
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Pré-requisitos Não se aplica Detalhamento do processo Este processo possibilita ao usuário programar o reenvio de registros processados com erro que não foram exportados corretamente para o Perseus/Salesforce. A funcionalidade está disponível na tela de Monitor de Logs: Processos | Reenvio de Registros.
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- Exportação de Curso/Matriz Aplicada
- Exportação de Turma
- Exportação de Alteração/Situação de Matrícula
Visualização do monitor de Log com o Item do Log
Estarão disponíveis os seguintes campos:
- Id. Item Log: Identificador sequencial do item de log;
- Id. Log: Identificador sequencial de log;
- Mensagem: Mensagem com o status da integração do item;
- Status: Situação da integração do item selecionado;
- Dados Enviados: Relação dos dados enviados para integração;
- Dados Recebidos: Relação dos dados recebidos;
- Data de Criação: Data de criação do registro;
- Data da última Alteração;
- Data da última alteração do registro;
Processo para Reenvio de Dados
O Processo de reenvio de dados é permitir o envio para o Protheus dos registros não foram exportados corretamente. Esse processo poderá ser executado manualmente ou poderá ser agendado, por registro com status de cancelado, erro ou pendente e a integração efetuará a exportação dos registros novamente.A funcionalidade estará disponível na tela de Monitor de Logs, menu Processos | Reenvio de Registros.
Será permitido o usuário selecionar apenas um registro quando o mesmo estiver com o status de (Cancelado, Erro ou Pendente |
Selecionar apenas um registro quando o mesmo estiver com o status de Cancelado, Erro ou Pendente
Clicar em Reenvio Registros com erro
) e poderá ser executado manualmente. Ou caso o usuário não selecione nenhum registro na visão do Monitor de Logs, ele poderá executar ou agendar o reenvio, o processo processará novamente todos os registros com os status Erro ou Pendente. Ao ser acionado o processo customizado de reenvio de dados a customização tentará realizar novamente o envio das informações ao Protheus, caso consiga |
o status do registro passará para Sucesso. |
O processo de reenvio automático será executado até atingir o número máximo de tentativas parametrizado no Req.01 deste documento. Caso o parâmetro esteja vazio a customização não realizará nenhuma tentativa de reenvio automaticamente. Caso seja atingido o número máximo de tentativas de reenvio e em nenhuma das tentativas tenha retornado sucesso, a customização passará o status do registro para Cancelado, sendo o registro não integrado com o |
Perseus/Salesforce. |
Após selecionar o log que será reenviado, abrirá uma tela de processo, clique em Executar
Aguarde o processo ser executado
Dependendo do erro ocorrido, o usuário precisará acessar o Monitor de log e analisar os logs, corrigir os registros (caso necessário) e então acionar o processo de reenvio. O reenvio será realizado conforme regras definidas nos requisitos originais de cada funcionalidade de exportação. |
O reenvio será realizado conforme regras definidas nos requisitos originais de cada funcionalidade de exportação.. |
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