Pré-requisitos / Parametrizações

Para geração de e-mail Google Office365 é necessário que usuário esteja logado no sistema na coligada SENAI SESI e existir um cadastro para aluno ou professor.

• Descrição do processo

O processo de criação do e-mail Google ocorre de forma automática. Para alunos, é realizada a criação da conta no momento em que é efetuada uma matrícula em Disciplinas com o status igual ao informado no parâmetro "Situação de matricula para inclusão".  Para o professor, a criação ocorre ao associar o professor a uma filial no cadastros de Filiais do Professor.  Após a execução você terá acesso, na aba campos complementares, ao e-mail Google gerado para o novo usuário.

Caso o aluno ou o professor não esteja ativo na coligada SESI, o sistema também irá atualizar as informações do e-mail do cadastrado principal no momento em que é feito a comunicação das credenciais da conta Google, seja de forma automática ou manual.

Serão disponibilizados quatro meios para que o professor e aluno tenham acesso ao novo e-mail Google, sendo elas:

• • Envio de e-mail

Para aqueles alunos e professores que já tiverem um e-mail principal informado no seu cadastro e o parâmetro de comunicação automática estiver ativo para a filial, será enviado uma mensagem contendo as informações de e-mail Google e senha inicial.

• • Portal do aluno e professor

No menu do portal do aluno ou professor será apresentado um novo item de menu, "Classroom Google", que informa o e-mail Google e senha inicial, caso o usuário não deseje que apresente mais a mensagem bastará clicar na opção “Não apresentar novamente”.

• • Solicitação direta na secretaria

O aluno ou professor poderá solicitar na secretaria o e-mail Google e senha, de acordo com as regras da secretaria de cada regional, o atendente para ter acessos a esses dados basta acessar o cadastro do aluno ou professor no sistema ir na aba campos complementares e informar os valores de E-mail Google e Senha inicial para o solicitante. Lembrando que a senha informada no sistema é a inicial caso o aluno ou professor tenham modificado a senha na plataforma do Google esse novo valor não será salvo no SGE.

• • Relatórios disponibilizados pelo Regional

O regional poderá disponibilizar relatórios contendo as informações de e-mail Google e senha inicial através de consultas a tabela de campo complementares da tabela SALUNOCOMPL nos campos EMAILGOOGLE e SENHAGOOGLE e na tabela SPROFESSORCOMPL nos campos EMAILGOOGLE e SENHAGOOGLE.

• • Processo de comunicação das credenciais Google

O Processo de comunicação disponibilizados nas telas de Aluno, Professor e Turma/Disciplina realiza o envio de uma mensagem contendo as informações de e-mail Google e senha inicial para aqueles professores e alunos que contem um e-mail informado no seu cadastro. Esse processo também é responsável por atualizar o campo principal de e-mail nos cadastros de professor e aluno.

• Detalhamento do processo
  Ao acessar Totvs SGE, na aba de Currículo e Oferta clique em Aluno ou Professor.

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No exemplo abaixo iremos demostrar o cadastro de um novo aluno, informe todos os dados necessários para o cadastro e clique em salvar.

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Após informar todos os dados necessário para o cadastro do aluno e salvar o aluno, que já tenha matrícula em um curso da modalidade parametrizada na filial, a tela será apresentada já com as informações do novo e-mail Google.

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Ao salvar o aluno que não é ativo na Coligada SESI, o sistema terá copiado o e-mail informado no campo E-mail para o campo complementar E-mail Legado, e vai substituir o e-mail que estava nesse campo pelo novo e-mail Google.

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Se o aluno estiver ativo na coligada SESI, o sistema só irá salvar o novo e-mail Google no campo complementar “E-mail Google”.

do Office365 será encaminhado ao SGE por meio da WebApi Customizada do SGE. É necessário também que os campos complementares estejam criados corretamente e habilitados para utilização no nível de ensino desejado (campos SALUNOCOMPL.EMAILO365 e SPROFESSORCOMPL.EMAILO365).

Descrição do processo

Será realizado pela BigBrain (Empresa fornecedora do Office 365), uma consulta na base de dados do SGE para identificar novos registros de aluno ou professor. Após a identificação será gerado o e-mail O365 para os alunos e professores, o TOTVS Educacional (SGE) receberá um ou mais registros de endereço de e-mail do Office 365 for Education, os e-mails recebidos serão armazenados/atualizados no cadastro do aluno e do professor em campo complementar. Como último passo poderá ocorrer o envio do e-mail de notificação para o aluno/professor conforme descrito em "Envio de E-mail de Notificação Aluno/Professor".

Com base nas informações encaminhadas o endereço de e-mail será atualizado para os alunos e professores. Para visualizar o e-mail do O365 o usuário deverá acessar o SGE | Currículo e Oferta | Aluno ou Professor. 

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Para armazenamento do e-mail Office 365 a customização realizará a atualização/armazenamento do e-mail do aluno/professor de acordo com os seguintes cenários e regras:

• Aluno/Professor existente na Coligada SENAI e não existente na Coligada SESI: Caso seja identificado (através do CPF) que o novo registro do aluno/professor existe no SENAI, a customização receberá do Office 365 o endereço de e-mail e realizará o preenchimento do endereço de e-mail somente no campo complementar customizado no cadastro do aluno/professor.

• Aluno/Professor não existente na Coligada SENAI: Caso seja identificado que o novo registro do aluno/professor não exista no SENAI, a customização receberá do Office 365 o endereço de e-mail e realizará o preenchimento do endereço de e-mail no campo complementar customizado no cadastro do aluno/professor e no campo principal de e-mail.

• Aluno/Professor já existente na base com o e-mail principal preenchido: A customização receberá do Office 365 o endereço de e-mail e realizará o preenchimento do endereço somente no campo complementar customizado no cadastro do aluno/professor. 

• Aluno/ Professor já existente na base com e-mail não preenchido: A customização receberá do Office 365 o endereço de e-mail e realizará o preenchimento do endereço no campo complementar customizado no cadastro do aluno/professor e no campo principal do e-mail. 

Envio de E-mail de Notificação Aluno/Professor

Apenas será realizado o envio de e-mail para os alunos e professores existentes na base de dados dos Regionais que possuem um endereço de e-mail (e-mail principal - PPESSOA.EMAIL) diferente do criado pela integração customizada entre o SGE x O365

Ao realizar o preenchimento do endereço de e-mail a customização verificará se o parâmetro referente ao envio de e-mail de notificação está parametrizado.  Image Added

Caso esteja, a customização enviará o e-mail de notificação para os alunos/professores que possuírem um e-mail já cadastrado no SGE.