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SUMÁRIO
Índice
01. VISÃO GERAL
- Existem diversas ferramentas na solução BackOffice que utilizam o disparo de e-mails, exemplo: RAD: Criação de processo, COMPRAS: Cotação, CAR: Envio de cobrança e etc.
Nas páginas a seguir, iremos destacar a configuração necessária no módulo GlobalCM para correta utilização dessa ferramenta, além de destacar pontos que devem ser observados na configuração dos principais provedores de email.
02. PARAMETRIZAÇÃO DE E-MAILS NO SISTEMA
2.1 - GlobalCM
- A parametrização neste módulo é a referência para qualquer envio de informativo.
- Execute o módulo GlobalCM, e acesse o menu "Parâmetros do Sistema", seguindo o passo a passo abaixo:
...
Passo
...
Ação
...
Descrição
...
1
...
Clique na opção de menu "Sistema"
...
O sistema exibirá diversas opções de acesso, incluindo o submenu "Configuração".
...
2
...
Clique na opção de menu "Configuração".
...
O sistema exibirá o submenu com a opção "Parâmetros do Sistema".
...
Com a tela de parâmetro aberta, clique na guia "Envio de Mensagens".
Abaixo traremos um exemplo do preenchimento da tela, quando utilizado um e-mail do GMAIL. A configuração dos demais provedores estará disponível no final desta página:
Ao clicar no botão "Teste de Conexão", o sistema faz um envio de e-mail para o endereço indicado, confirmando que os dados preenchidos estão corretos:
2.2 - RAD
- O menu para configuração de e-mail no RAD, fica localizado no "Parâmetro do sistema". Execute o módulo e siga as orientações abaixo para acessar este menu:
...
Passo
...
Ação
...
Descrição
...
1
...
Clique na opção de menu "Sistema"
...
O sistema exibirá diversas opções de acesso, incluindo o submenu "Configuração".
...
2
...
Clique na opção de menu "Configuração".
...
O sistema exibirá o submenu com a opção "Parâmetros do Sistema".
...
A configuração de e-mail do GlobalCM é compartilhada com RAD (Imagem comparativa abaixo). Caso algum dado seja alterado nos parâmetros do RAD, ele refletirá nos parâmetros do GlobalCM
2.3 - Contas a Receber
- O módulo de Contas a Receber possui uma particularidade na configuração de e-mail, para envio de cobrança. Caso essa configuração não seja preenchida, o sistema utilizará os parâmetros indicados no GlobalCM.
Recomendamos a utilização desse cadastro no CAR, caso a empresa tenha um e-mail específico para cobrança, pois seria um contato acessado apenas pelos colaboradores do setor.
- O menu de configuração no CAR, é apresentado na tela impressão de boletos, que pode ser acessados seguindo as orientações do quadro abaixo:
...
Passo
...
Ação
...
Descrição
...
1
...
Clique na opção de menu "Cobrança"
...
O sistema exibirá o submenu "Cobrança Bancária".
...
2
...
Clique na opção de menu "Cobrança Bancária".
...
O sistema exibirá o submenu com a opção "Emissão".
...
- Ao abrir a tela de emissão e confirmar o processo, o sistema exibirá a tela abaixo. Vá até a guia "Configuração do Servidor" e preencha os dados necessários para configuração:
- O CAR permite que o boleto enviado por e-mail seja aberto apenas mediante ao preenchimento de uma senha. Essa possibilidade visa dar mais segurança ao processo, visto que o boleto contém dados sensíveis do cliente.
Para isso, marque a flag destacada abaixo, que se encontra no cadastro de "Contas Bancárias/Caixas X Tipo de Cobrança":
Com isso, será solicitado a senha para abrir o anexo:
Obs.: Como o nome da flag informa, a senha é o CPF do cliente.
2.4 - Compras
- O módulo de Compras possibilita o envio de e-mail com os dados preenchidos no processo de cotação. O sistema pode utilizar a configuração de e-mail padrão do GlobalCM ou utilizar uma configuração exclusiva do Compras.
A definição de qual cadastro será utilizado, deve ser indicada no parâmetro do Compras, através da flag destacada abaixo:
Com a flag desmarcada, o sistema utilizará a parametrização do GlobalCM. Dessa forma, na tela de cotação basta selecionar os dados que deseja enviar:
...
- O processo de exportação em arquivo da contagem do inventário, prevê salvar em arquivo em formato xls e em formato csv. O formato csv, é direcionado ao ambiente cloud, pois este ambiente não possui o pacote Microsoft Office e somente com o csv, torna-se possível a exportação e importação desses registros. Desta forma, até a versão 2208 e dependendo da versão do excel, o arquivo .csv, é necessário esclarecer a forma de uso, do arquivo csv, para correta importação dos saldos de inventário.
02. EXPORTAÇÃO DO ARQUIVO EM CSV
- Na tela da contagem, selecionando o inventario criado, selecionar o botão exportar, indicar o nome do arquivo e escolher o formato csv.
03. ABRINDO ARQUIVO TEXTO (CSV) NO EXCEL
- Ao clicar diretamente num arquivo com extensão .CSV, normalmente o Excel vai formatar colunas começando com zeros como sendo numéricas, mas nem sempre deve ser assim, pois colunas como centro de custo, código de produto e grupo de produtos, podem começar com zeros e são do tipo texto.
Para importar, formatando da melhor forma, seguir os passos:
1 - Abrir o Excel;
2 –Ir em Dados / De Texto;
3 – Selecionar o arquivo .CSV;2 –Ir em Dados / De Texto;
4 – Deixar marcada a opção Delimitado;
5 – Marcar as duas opções: TABULAÇÃO e PONTO E VÍRGULA;
6- Formatar como TEXTO, as colunas cujo registros podem iniciar como zero;
7 – Inserindo as quantidades, no arquivo csv aberto.
8 – importar o arquivo de contagem
Nos dois primeiros campos indique o e-mail e senha. Clique no botão "Servidor de e-mail", para que o sistema abra a tela de configuração:
Basta indicar os dados, conforme o provedor utilizado.
03. CADASTRO DE VARIÁVEIS
Este cadastro é realizado apenas pelo time de produtos, de acordo com a necessidade do cliente. É possível acessar o menu de cadastro, para verificar todas as variáveis existentes:
3.1 - Cadastro de modelo de e-mails e utilização das Variáveis (Tags)
- O Cadastro para modelo de e-mails deve ser acessado pelo módulo GlobalCM, conforme descrição abaixo:
...
Passo
...
Ação
...
Descrição
...
1
...
Clique no menu "Cadastro"
...
O sistema exibirá o submenu "Modelo de Email's".
...
2
...
Clique na opção "Modelo de Email's".
...
O sistema exibirá a tela de cadastro de e-mails.
- Neste menu, é possível cadastrar um padrão de e-mail, utilizando as variáveis existentes:
Ao indicar a referência, o sistema irá disponibilizar as tags vinculadas a ela (cadastro citado no item 3 desta página).
A descrição é livre. O assunto será o mesmo utilizado no envio do e-mail.
O sistema trará a caixa de texto em branco. O campo poderá ser preenchido com texto (digitado) e com as tags. Ao clicar com o botão direito do mouse na caixa de texto, o sistema exibirá as tags disponíveis para a referência indicada:
Ratificando, os campos referência e TAGs são adicionados apenas via banco de dados, sendo assim necessário abrir uma solicitação de implementação/melhoria para avaliarmos a inclusão.
04. CONFIGURAÇÃO DE PROVEDOR
- Cada provedor possui suas particularidades e configurações específicas para perfeita sincronia com o sistema. Abaixo detalhamos informações de três provedores: GMAIL, YAHOO e OUTLOOK.
4.1 - GMAIL
...
Host
...
...
Porta
...
587
...
SSL
...
Sim
...
Autenticação
...
Sim
...
Nome de exibição
...
Seu nome
...
Login
...
Usuário
...
Senha
...
Senha
O Gmail possui duas formas de configuração para aplicativos de terceiros, que são por "Acesso a aplicativos menos seguro" ou quando "verificação por etapas" estiver ativada, será necessário criar uma senha para aplicativo de terceiro.
1ª Opção
Passo 1: Gerenciar contas do Google
Passo 2: Segurança
Passo 3: Acesso a aplicativos menos seguro
Passo 4: Ativar
Uma conta como Pessoa Física
Uma conta de usuário que faz parte do Suíte Google/Google Enterprise
Obs.: A partir do dia 30/05/2022 a configuração usando a senha de acesso ao e-mail foi desativa, isso para pessoa física. Caso o usuário utilize Suíte Google/Google Enterprise a configuração continua funcionando normalmente.
2ª Opção
Passo 1: Gerenciar contas do Google
Passo 2: Segurança
Passo 3: Como fazer login no Google
Passo 4: Verificação em duas etapas – Iniciar
Passo 5: Verificação em duas etapas – informar número celular
Passo 6: Verificação em duas etapas – Ativar
Passo 7: Voltar para Segurança
Passo 8: Como fazer login no Google
Passo 9: Senhas de app
Passo 10: Selecionar Dispositivo, neste caso selecionar a opção outros
Passo 11: Dar um nome
Passo 12: Gerar
Passo 13: Copiar e Colar a senha gerada
4.2 - YAHOO
...
Host
...
...
Porta
...
587
...
SSL
...
Sim
...
Autenticação
...
Sim
...
Nome de exibição
...
Seu nome
...
Login
...
Usuário
...
Senha
...
Senha
O Yahoo libera o acesso para envio via aplicativo de terceiro criando uma outra senha.
Passo 1: Informações da conta
Passo 2: Segurança da Conta
Passo 3: Gerenciar senhas de app
Passo 4: Selecionar Aplicativo
Passo 5: Informar um nome
Passo 6: Gerar
Será apresentada uma tela com uma senha. Copie e cola no campo de senha.
4.3 - OUTLOOK
...
Host
...
...
Porta
...
587
...
SSL
...
Sim
...
Autenticação
...
Sim
...
Nome de exibição
...
Seu nome
...
Login
...
Usuário
...
Senha
...
Senha
Este provedor não apresentou problema de acesso, sendo apenas necessário ter o login e senha e as configurações acima citados.
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