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O controle de documentos é um processo que influencia a operação das viagens, seja qual for sua origem (proveniente de fretamento contínuo ou turismo ou mesmo uma viagem comum). Caso o documento necessário não esteja vinculado a viagem ou vencido, a operação da viagem não poderá confirmá-la.
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Através do cadastro de Órgãos Concedentes é possível realizar a amarração de documentos que são obrigatórios para a operação das viagens que ocorrem pelos serviços desses órgãos. A obrigatoriedade pode ser definida com período de vigência para determinados documentos, ou simplesmente, deixar sempre obrigatório.
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Voltando para a alocação realizada no exemplo anterior (exemplo 01), a viagem está dentro do período de obrigatoriedade. Assim, a CNH que é obrigatória pelo órgão nesse período que o motorista não tem, será criticada e não será possível realizar a alocação dele.
Assim como na inclusão de recursos do Monitor Operacional (GTPA290)
a validação ocorre na Escala do Recurso diretamente na Viagem (GTPA300)
Acessando :
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O fretamento contínuo também pode possuir obrigatoriedade de documentos que o cliente possa vir a exigir, durante o processo de contratação do serviço. Qualquer documento exigido pelo cliente se somará aos documentos exigidos pelo órgão concedente (caso exista).
Fluxo
A exigência da documentação, pode ser avaliada da seguinte forma:
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Incluindo ou alterando uma viagem selecionando o mesmo recurso filtrado durante a inclusão no Monitor Operacional temos a validação ativa
No processo de controle de documentos para Fretamento contínuo a exigência de documentação em Colaboradores, Veículos e/ou Órgão Concedente devem ter o campo Apl. Fretam. selecionado.
Abaixo um exemplo de como é o processo de obrigatoriedade para o fretamento contínuo
Acessando :
Existem 3 possibilidades de exigência
Toda obrigatoriedade sempre é relacionada a um único cliente, ou seja, cada cliente tem sua própria regra de exigências.
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Os campos a serem preenchidos são:
No cabeçalho:
Na Grid Inferior:
Exemplo
É Possível vincular os documentos enviados ao contrato acessando Outras Ações > Documentos Operacionais
Ao Gerar o Contrato será exibida a validação CheckList dos Documentos Operacionais ,que também pode ser acessado por Outras Ações ,será apenas para validar que os documentos foram analisados e associados
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Efetuando o cadastro da relação de documentos do cliente para o contrato de fretamento contínuo.
Na rotina de Orçamento de contratos de fretamento contínuo (GTPA900), é possível escolher quais os documentos exigidos pelo cliente serão avaliados para o contrato. Duas formas existem para este processo. Uma delas, no momento em que se está criando o contrato (inclusão), caso o cliente selecionado para o contrato possua a listagem dos documentos exigidos (como mostrado acima), o novo contrato passa a possuir a lista de documentos daquele cliente. a Outra forma se dá através de Outras Ações > Documentos Operacionais. A partir da interface que é aberta, o usuário poderá incluir documento a documento ou, utilizar a opção (Outras Ações > Copiar Documentos de Cliente)
Na opção (Outras Ações) Gerar o Contrato, para os contratos de clientes que possuem documentos exigidos, será apresentada pergunta para CheckList dos Documentos Operacionais. Este checklist poderá ser acessado, posteriormente, em Outras Ações >Checklist Documentos Operacionais. Esta tela listará os documentos exigidos do cliente. Dessa maneira, o usuário responsável pelo processo de contrato de fretamento, poderá checar se tais documentos existem e estão válidos.
As validações relacionadas ao tipo de Documento ocorrerão durante a alocação de recursos.
Os documentos adicionados em cada uma das interfaces permite o armazenamento dos documentos utilizando a estrutura de Banco de Conhecimento.
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