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Quando o usuário necessita incluir documentos digitais do Totvs Sign do TOTVS Assinatura Eletrônica em determinado módulo, ele poderá utilizar este anexo ícone e realizar a sua associação diretamente ao TOTVS Signao TOTVS Assinatura Eletrônica.
Desta forma, o RM está preparado, de forma global e customizada a receber a integração das assinaturas digitais através deste anexo.
Para consultar a documentação do TOTVS Sign diretamente no anexo, basta ir em Anexos / Totvs Sign/ Integração Totvs Sign:Assinatura Eletrônica, basta ir diretamente na visão e clicar no ícone TOTVS Assinatura Eletrônica como mostra a imagem abaixo:
Os arquivos incluídos são associados ao DataServer e a Chave do registro no qual foi aberto o Anexo, esta inclusão contêm os seguintes campos para serem informados: e enviados para o Portal do Totvs Sign.
Aba Identificação:
- Nome do documento a ser integrado
- Status do documento
- Os status do documento retornados pela Integração Totvs Sign são: Pendente, Assinado parcialmente, Finalizado e Rejeitado
- Seleção do arquivo (Somente arquivos .pdf)
- E-mails dos assinantes e validadores digitais do documento (Separados por ponto e vírgula)
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| Informações |
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| Importante: Caso o usuário não possua parametrização global preenchida com os endpoints do portal TOTVS Assinatura Eletrônica, será apresentado um banner informativo quando clicar no ícone. |
Primeiro acesso através do RM
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Quando o usuário ainda não possui cadastro no TOTVS Assinatura Eletrônica, o RM irá validar este usuário quando o mesmo tentar inserir o documento. Caso este usuário já exista o TOTVS Assinatura Eletrônica irá prosseguir com as etapas abaixo, para inclusão dos documentos, destinatários e validadores.
Quando o usuário não existe, ou seja o e-mail cadastrado do usuário logado no RM não existe no TOTVS Assinatura Eletrônica, o RM irá cadastrá-lo automaticamente na tela de inclusão de documentos como mostrado abaixo:
Neste momento o RM valida o usuário logado no RM. Caso o e-mail não seja encontrado no ambiente TOTVS Assinatura Eletrônica, será proposta a sua criação na etapa seguinte:
Será necessário inserir o Nome Completo, o CPF/CNPJ, o E-mail, e a Senha do usuário, além de aceitar a Política de Privacidade e o Termo de Uso, para que o cadastro no TOTVS Assinatura Eletrônica ocorra com sucesso.
Terminando esta etapa o usuário já pode inserir seus documentos no portal TOTVS Assinatura Eletrônica.
Aba Identificação
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Ao cadastrar um envelope novo utilizando o anexo na barra de ferramentas, poderemos cadastrar os documentos, os destinatários e o seu papel.
Em um envelope, o sistema permite que sejam anexados um ou mais documentos em formato pdf e/ou anexar um relatório.
Na aba identificação, temos as seguintes informações:
- Identificador: Este campo é preenchido automaticamente pelo sistema;
- Status do Envelope: Através deste campo poderemos consultar a situação deste envelope no TOTVS Assinatura Eletrônica.
Os seguintes status poderão ser visualizados:
- Pendente: Quando o documento ainda não foi assinado por nenhum dos destinatários cadastrados;
- Rejeitado: Quando o documento foi rejeitado no TOTVS Assinatura Eletrônica por algum motivo, informado pelo destinatário;
- Finalizado: Quando o documento já foi assinado por todos os destinatários.
- Nome do Envelope: É o nome que será exibido no portal do TAE, quando os usuários logarem no mesmo;
- Solicitar Assinatura Manuscrita: Ao marcar esta opção, ao assinar um documento, todas as páginas do mesmo serão rubricadas e será utilizada a Assinatura Manuscrita (Rubrica) do destinatário.
Aba Documentos
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Nesta aba pode-se incluir os arquivos, em formato pdf e/ou os relatórios que serão envelopados e enviados para os destinatários do envelope.
Pode-se incluir arquivos que atendam o tamanho máximo exibido na informação Arquivo (limite máximo de ##Mb), de forma que é possível de se enviar mais de um arquivo para validação mesclando com um ou mais relatórios do TCGI.
Após selecionar o arquivo e ou o relatório, acione o botão "+" para incluir cada um deles.
Também é possível utilizar o botão para excluir os arquivos, caso necessário.
| Informações | ||
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A partir do Release 12.1.2310 é possível de se incluir os Relatórios do TCGI nos envelopes que serão enviados para a assinatura no TAE. |
Aba Destinatários
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Nesta aba deveremos selecionar os e-mails dos usuários que deverão receber o documento para assinatura no TOTVS Assinatura Eletrônica.
O destinatário pode desempenhar apenas um dos papéis abaixo:
- Assinante: É a pessoa que tem interesse no documento, ou seja, a pessoa a qual o documento se destina e que irá assinar o documento; ou
- Validador: É a pessoa que irá validar o documento como testemunha no TOTVS Assinatura Eletrônica.
Caso o destinatário responsável pelo e-mail informado não esteja cadastrado no TOTVS Assinatura Eletrônica, o mesmo receberá um e-mail com convite para se cadastrar na plataforma (no cadastro é importante que seja informado o mesmo e-mail indicado no processo).
O sistema não irá permitir a inclusão do documento caso não se tenha definido o destinatário.
Da mesma forma, não é possível cadastrar um destinatário sem que se defina que o mesmo é assinante ou validador do documento.
Para cadastrar um destinatário, devemos clicar no botão "Novo".
Nesta etapa, podemos inserir um ou vários e-mails separados por ponto e vírgula.
Podemos também fazer uma pesquisa por Cliente/Fornecedor. Somente clientes / fornecedores que possuem e-mail aparecerão nesta listagem. Sendo assim, basta selecionar o cliente/fornecedor e adicioná-lo à lista de destinatários.
O e-mail do cliente/fornecedor que será utilizado no TAE é o que estará registrado no campo E-Mail da aba Principal do contato:
| Informações | ||
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Atualizando o status dos documentos
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Existem duas formas de atualizar o status destes documentos que foram enviados ao TOTVS Assinatura Eletrônica.
O parâmetro Atualizar situação das assinaturas dos documentos ao carregar a visão disponível em Parâmetros / Parâmetros Globais / Integração TOTVS Assinatura Eletrônica irá controlar esse comportamento:
- Caso o parâmetro esteja marcado, assim que for aberta a visão de documentos o TOTVS Gestão de Imóveis irá sincronizar o status destes documentos com o TOTVS Assinatura Eletrônica, o que pode acarretar certa lentidão;
- Caso o parâmetro esteja desmarcado, o sistema irá apenas sincronizar este status utilizando o processo "Atualizar status de documentos". Vale lembrar que, caso o documento não exista no TOTVS Assinatura Eletrônica no momento da sincronia, o sistema irá excluir o documento do RM assim que concluir o processo.
Independente do parâmetro, os status dos documentos sempre serão atualizados ao efetivar os contratos.
Exclusão de documentos
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Para remover os documentos do RM e do TOTVS SignAssinatura Eletrônica, basta o usuário acessar o processo "Exclusão de documentos".
Este processo irá consultar o documento associado à action em específico e com isso, realizará sua exclusão nos dois sistemas. 
| Informações |
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| Importante: Quando o documento é excluído via processo, o sistema irá disparar e-mails para todas as partes envolvidas neste documento, alertando que o mesmo foi excluído. |
Visualização de documentos
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Para visualizar um documento do TOTVS Sign Assinatura Eletrônica e consultar seu status, basta clicar no link de "Visualizar documentoArquivo", na aba identificação:
Desta forma o sistema irá mostrar o documento e o seu status atual, se está pendente, finalizado ou rejeitado. Possibilitando salvar o mesmo em .PDF ou realizar uma impressão. Além de outros controles.
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