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Introdução ao Minha Prestação de Contas
Informações gerais
O App Minha Prestação de Contas permite um controle fácil e rápido para que viajantes corporativos mantenham sua prestação de contas atualizada durante uma viagem.
Com este aplicativo é possível:
- Sincronizar as prestações de contas de viagens;
- Gerir/controlar despesas;
- Acompanhar o saldo da prestação de contas;
- Encaminhar uma prestação de contas para conferência e aprovação;
- Acompanhar as prestações de contas já encerradas;
- Corrigir as prestações de contas recusadas.
Para utiliza-lo, baixe e instale o aplicativo para sua plataforma, procurando por "Minha Prestação de Contas":
Apple App Store
Google Play Store
Pré-Requisitos
Este aplicativo é complementar ao processo de controle de viagens do módulo EEC Prestação de Contas do Datasul. Para utilizá-lo é necessário:
- Um Alias de identificador único de cliente TOTVS. Para informações sobre o alias, clique aqui;
- Um usuário e senha do Datasul;
- O usuário deve estar vinculado a um funcionário do Prestação de Contas (Funcionário do Prestação de Contas - bas_func_financ);
- O Datasul deve estar na release 12.1.28 ou superior;
- Para release inferiores a 12.1.32, é necessário estar com o Path da Console atualizado conforme abaixo ou superior:
- 12.1.28.12
- 12.1.29.6
- 12.1.31.1
Interface do aplicativo
Apresentaremos a seguir um guia com as telas e botões para apoiar na utilização do aplicativo.
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Para acessar o aplicativo Minha Prestação de Contas, informe os dados a seguir:
Figura 1 - Tela de login |
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Após efetuar o login, será apresentada a tela para selecionar um dos Estabelecimento disponíveis no Datasul.
Figura 2 - Seleção de Estabelecimento |
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Ao efetuar o primeiro acesso, é necessário sincronizar os dados do Datasul com o aplicativo para que ele esteja pronto para uso. Neste processo, serão recebidos os dados cadastrais de tipos de despesa, centro de custos e moedas. Para mais detalhes sobre os cadastros sincronizados, clique aqui.
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A tela principal apresenta por meio de cards as prestações relacionadas ao usuário logado e permite a manutenção das prestações existentes, realizando o lançamento das despesas. Através de sua interface intuitiva, o usuário localiza prestações específicas, por meio do campo de busca, além de permitir a apresentação dos registros de acordo com o filtro selecionado no canto superior direito. Caso a prestação não esteja aparecendo, clique aqui.
Figura 6 - Tela principal Ao clicar no card, o aplicativo apresenta a tela de detalhes da prestação, com os dados que compõem a prestação.
Figura 7 - Informação da prestação |
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Esta tela permite definir quais informações serão apresentadas e é acessada pelo canto superior direito da tela principal. As opções disponíveis para seleção do usuário são:
Após selecionar as opções, clique em Aplicar filtro.
Figura 8 - Opções de filtro |
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Apresenta os dados de conexão do aplicativo, além da opção Sair.
Figura 9 - Dados de conexão |
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A tela de detalhes apresenta os dados da prestação de conta selecionada.
Através da tela de detalhes da prestação podemos:
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Execução Offline
O aplicativo Minha Prestação de Contas possibilita a execução das funcionalidades em modo offline, assim, quando a conexão com a internet for restabelecida, os dados serão sincronizados com o Datasul de forma transparente ao usuário.
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A prestação pode ser finalizada somente quando os itens forem sincronizados com o servidor e houver conexão com a internet. |
Funcionalidades principais
Incluindo uma despesa
Para adicionar uma despesa, siga o processo a seguir:
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| Aviso |
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Para que seja possível incluir Despesas, é necessário que o Fornecedor vinculado ao Funcionário (Funcionário do Prestação de Contas - bas_func_financ), tenha pelo menos uma Conta Corrente Preferencial cadastrada (Fornecedor Financeiro - bas_fornec_financ). |
| Deck of Cards | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||
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Envio de Prestação para Aprovação
Esta ação, envia a prestação para a etapa de aprovação do financeiro\gestor.Âncora aprovacao aprovacao
Para realizá-la, siga o processo a seguir:
| Deck of Cards | |||||||||||||||
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Suporte
Perguntas frequentes (FAQs)
Que usuário e senha utilizo para acessar o aplicativo ?
Deve-se utilizar o mesmo usuário e senha do Datasul.
Além do usuário, preciso de mais algum cadastro ?
Sim, você deve estar cadastrado como um funcionário no módulo de Prestação de Conta (Funcionário do Prestação de Contas - bas_func_financ), e este Funcionário deve estar vinculado ao seu usuário do Datasul.
Esqueci o meu usuário e/ou senha. O que faço ?
Entre em contato com o responsável pelo ambiente do Datasul, para verificar o usuário ou redefinir a senha.
O que é o alias ?Âncora alias alias
Um alias é um identificador único do cliente na TOTVS. Cada cliente pode ter mais de um alias e cada um corresponde a uma instalação do Datasul.
O alias é a chave para que o aplicativo se comunique com o Datasul e trafegue as informações para a instalação.
Se ainda não possui um alias, solicite através de chamado no Portal do Cliente.
Para maiores informações, clique aqui.
Porque é realizado o sincronismo dos cadastros e quais dados são sincronizados ?Âncora sincronismo sincronismo
O sincronismo dos cadastros é realizado para que seja possível realizar o lançamento de despesas no modo offline.
Segue abaixo os cadastros sincronizados e as respectivas regras de sincronização:
| Cadatro | Regra de Sincronismo |
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| Centro de Custo | Todos os Centros de Custo (Centro de Custo Financeiro - bas_ccusto) pertencentes ao Plano de Centro de Custo Corrente, que seja válido na data do Sincronismo e pertença a Empresa do Estabelecimento selecionado. |
| Moeda | Todos os Indicadores Econômicos cadastrados (Indicador Econômico - bas_indic_econ). |
| Tipo Despesa | Somente serão sincronizados os Tipos de Despesa que:
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Quais prestações são apresentadas no aplicativo ?Âncora cosulta_prestacao cosulta_prestacao
Serão apresentadas as prestações previamente cadastras no módulo de Prestações de Contas do Datasul (Processo Prestação Contas - bas_proces_prestac_cta_eec) para o seu funcionário, que pertençam ao Estabelecimento selecionado.
| Nota |
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Caso a mesma Prestação, possua mais de um Adiantamento com moedas diferentes, ela não será apresentada. |
Como adiciono novas despesas ?
Você pode adicionar novas despesas clicando em + Inserir Despesa.
Para informações sobre como proceder, clique aqui.
Ao incluir uma despesa, não está aparecendo o tipo de despesa que preciso, porque ?Âncora tipo_despesa tipo_despesa
Na inclusão de despesa, somente estarão disponíveis os tipos de despesa que respeitem as regras abaixo:
- Sincronismo: O tipo de despesa deve ter sido previamente sincronizado com o aplicativo, respeitando as regras de sincronismo descritas aqui.
- Validade: O Período da Prestação, deve estar dentro da validade do Tipo de Despesa (Tipo Despesa Viagem - bas_tip_desp_viagem_eec);
- Tipo de Processo: O Tipo de Despesa deve estar vinculado ao Tipo de Processo da Prestação (Cargo do Prestação de Contas - bas_cargo_eec);
- Validade do Vínculo: O Período da Prestação, deve estar dentro da validade do vínculo do Tipo de Despesa ao Tipo de Processo (Cargo do Prestação de Contas - bas_cargo_eec);
- Moeda do Adiantamento: Se a Prestação possuir Adiantamento, o Tipo de Despesa deve possuir um vínculo a Finalidade Econômica da mesma moeda do Adiantamento (Cargo do Prestação de Contas - bas_cargo_eec).
Ao incluir uma despesa, não está aparecendo a moeda que preciso, porque ?Âncora moeda moeda
Na inclusão de despesa, somente estarão disponíveis as moedas que respeitem as regras abaixo:
- Sincronismo: A moeda deve ter sido previamente sincronizado com o aplicativo, respeitando as regras de sincronismo descritas aqui.
- Tipo de Despesa: A Moeda deve pertencer a Finalidade Econômica vinculada ao Tipo de Despesa selecionada (Cargo do Prestação de Contas - bas_cargo_eec).
Posso alterar as minhas despesas ?
| Âncora | ||||
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Sim. Localize a prestação de contas, clique no card e clique sobre o item que deseja alterar. Nessa tela poderá alterar os dados da despesa.
Por que ao confirmar uma despesa ocorre mensagem de erro "Informações bancárias não foram informadas"?
As informações bancárias serão utilizadas para lançamento da despesa no acerto ou adiantamento, o aplicativo assumirá os dados bancários do funcionário, para efetuar este cadastro acesse o cadastro do fornecedor relacionado e informe os dados da Conta Corrente Preferencial.
Ao acessar a prestação, o menu de ações não está aparecendo, porque ?Âncora acoes acoes
Somente é possível realizar ações sobre prestações que estejam com o status “Aberta”.
Caso a Prestação possua algum Aditamento pendente, que ainda não foi Pago no Contas a Pagar, o status dela será “Análise”, portanto não será possível realizar ações sobre ela.
Como vejo as prestações de conta finalizadas ?
É possível visualizá-las selecionando o status finalizada no filtro da tela principal.
Quais operações são realizadas em modo offline ?
Mesmo sem conectividade com a internet, o usuário consegue adicionar, alterar e excluir uma despesa.
Assim que a conexão for restabelecida, os dados serão sincronizados com o servidor.
Como saio do aplicativo ?
Na tela principal, clique em Dados do usuário, localizado no canto superior direito e depois clique em Sair do aplicativo.
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