LAPROV0014 - Workflow para aprovação eletrônica por alçada de ordens e pedidos de compra do Logix no Fluig

Vídeo de apresentação no Youtube: How To - LOGIX - Processo de aprovação eletrônica Ordem e Pedido de Compra, Logix x Fluig

Através da aprovação eletrônica de ordens ou pedidos de compra pelo Fluig é possível que a aprovação seja realizada em qualquer lugar com acesso à internet.

Para ativar a aprovação de ordens de compra via Fluig deve-se processar o conversor de parâmetro SUP001747.cnv, o qual irá criar um parâmetro no LOG00086 - Administração Parâmetros em Processo Entradas / Aprovação Eletrônica SUP / Nível de Alçada - "Aprovação eletrônica de Ordem de Compra no Fluig".

E para ativar a aprovação de pedidos de compra via Fluig deve-se processar o conversor de parâmetro SUP001750.cnv, o qual irá criar o parâmetro no LOG00086 em Processo Entradas / Aprovação Eletrônica SUP / Nível de Alçada - "Aprovação eletrônica de Pedido de Compra no Fluig".

Também deve-se processar o conversor SUP01754.cnv no LOG6000 - Gerenciador de Conversores de Tabelas, para criação da tabela de controle de usuários substitutos: "sup_wffluig_aprov_subst".

Com a aprovação ativada via Fluig, toda a aprovação deve ser feita através do mesmo. Somente em casos extremos pode-se aprovar pelo Logix nas telas utilizadas até então, porém não é feita aprovação automática no Fluig neste caso, é preciso entrar no Fluig e aprovar para que seja enviado para próxima etapa/nível caso deseja que o próximo nível seja realizado via Fluig.

É possível desativar a nova funcionalidade desligando os parâmetros, se tiverem ordens de compra ou pedido com aprovações realizadas/em andamento as demais deverão ser feitas via Logix. E o solicitante deverá entrar no Fluig e cancelar a solicitação de aprovação em andamento manualmente.

É possível não utilizar a funcionalidade, continuar realizando as aprovações normalmente como vinha sendo feito no Logix, somente não ligando os parâmetros criados.

Importante salientar que a funcionalidade existe somente a partir da versão 12.1.1 do Logix em Metadados, ou seja, somente será inicializada uma solicitação de aprovação eletrônica de ordem ou pedido, mesmo que ligado o parâmetro, somente se utilizar as rotinas da versão 12 do módulo Compras em Metadados para designação de ordem de compra, liberação do pedido etc.

Observação.: A versão metadados da 12.1.1 equivale à versão 11.00 até o pacote anterior ao 05/2014, onde nasceu a versão 12.1.1.

Definições Técnicas:

Tanto a grade de aprovação de ordem como de pedido trabalham com alçada de valor, de tipo de despesas, possuem de 1 até no máximo 10 níveis de aprovação em cada caso.

Ou seja, ambas aprovações têm características bem semelhantes.

Com isso prevemos criar um único fluxo de aprovação no Fluig.

De acordo com o parâmetro do SUP0048 - Parâmetros Nível de Alçada, "Exibir Pendencias de Nivel Inferior" a aprovação é hierárquica (lado esquerdo do fluxo) ou com ordem aleatória (lado direito do fluxo), conforme regra já existente no Logix. Opções:

"1" (Sempre) – Aprovação ordem aleatória;

"2" (Somente sem pendências de nível inferior) – Aprovação hierárquica;

A solicitação do workflow irá nascer no Logix automaticamente, no momento da geração das assinaturas, ou seja, na designação da ordem de compra. Ou no caso de regerar assinaturas nas rotinas que atualizam a ordem, como na alteração do valor da ordem de compra dentre outros casos.

E no caso do pedido de compra, no momento da geração das assinaturas do pedido, ou seja, na liberação do pedido de compra.

Todas as funcionalidades que existem na aprovação de ordem no Logix se manterão no Fluig tais como:

• Aprovação por Hierarquia ou em ordem aleatória;
• Aprovação por unidade funcional ou genérica;
• Aprovador substituto;
• Alteração de quantidade na aprovação;
• Suspensão de ordem de compra na aprovação.

E no pedido:

• Aprovação por Hierarquia ou em ordem aleatória;
• Aprovação por unidade funcional ou genérica;
• Aprovador substituto.

Exceto: Cancelamento de assinaturas de uma determinada etapa – no Fluig não existe esta funcionalidade, será citado no item "fora do escopo".

Fora do escopo:

• Não será atualizado automaticamente no Fluig, quando o parâmetro estiver ligado e as aprovações forem realizadas pelo Logix, pois a premissa é que quando ligado as aprovações sejam realizadas somente pelo Fluig. 
  Em caso de exceções, por exemplo indisponibilidade do ambiente a aprovação de um nível até pode ser feita no Logix porém não irá atualizar automaticamente no Fluig, então terá que ser aprovado posteriormente também no Fluig este mesmo nível. 

• O retorno da ordem de compra de Suspensa para Aberta deverá ser feito no Logix, não haverá opção para fazer no Fluig, pois este pertence ao workflow do processo de compras e não da aprovação eletrônica.

• Aprovação de pedidos de compra por rateio não existe no produto padrão, somente ordem de compra.

• No Logix no processo de aprovação de pedidos existe uma funcionalidade que permite que sejam canceladas assinaturas previamente realizadas, por seu próprio usuário. No Fluig não existe esta opção. Desta forma, se por algum motivo uma pendência no Fluig for aprovada pelo usuário por engano ou antes do tempo não há como cancelar para que volte para esta etapa.
  Porém no Logix só permite cancelar uma aprovação de pedido na exclusão do mesmo, que só pode ser realizada quando o mesmo encontra-se em aberto. E ao reabrir um pedido de compra as assinaturas são canceladas. Por consequência não existirá opção de cancelamento de solicitação de aprovação de pedido no Fluig.

Pontos de Atenção:

• Quando uma ordem de compra é suspensa no Logix e a ordem já estava no Fluig para aprovação, a ordem de compra continuará aparecendo para os usuários, porém não permitirá aprovar, exibindo mensagem que ordem está suspensa. Por limitações do Fluig não é possível que a solicitação seja "congelada" e não apareça para o usuário temporariamente, como ocorre no Logix.
  
  
• Quando o usuário que está designando a ordem de compra, no caso o comprador, ou o solicitante da ordem, são aprovantes de algum nível da grade de aprovação, no Logix este nível já nasce aprovado, mesmo que ele seja o nível 3, 4 ou qualquer um da grade. Porém quando temos uma aprovação hierárquica acaba fugindo a ordem da hierarquia. Por questões de restrição do Fluig não podemos realizar esta aprovação automática do nível do usuário no Fluig. 
  Também não aprova automático devido a premissa do primeiro item fora do escopo, aprovações realizadas no Logix não são levadas automaticamente para o Fluig.
  
  
• Quando suspender uma ordem de compra no Fluig, através do botão existente na tela, caso a empresa trabalhe com o parâmetro que obriga informar motivo da suspensão, também será obrigado a informar o mesmo na tela no Fluig e este será levado para o Logix.

Demonstração:

Central de tarefas do usuário no Fluig com pendências à aprovar:

Tela de aprovação da pendência: