Quando você possui produtos de consumo periódico, você tem a possibilidade de cadastrar uma solicitação Pré-Pronta. Afinal, já que alguns produtos são solicitados com grande frequência, fica muito mais prático manter solicitações praticamente prontas para agilizar sua compra. Basicamente, modifica-se apenas as quantidades solicitadas dos produtos. Utilize as solicitações pré-prontas para todas as compras habituais de bebidas, carnes, verduras, pescado etc. Esta automação agilizará sensivelmente o processo de requisições de material para compras.
Aprenda a fazer uso de uma Solicitação Pré-Pronta
Passo 1: Para criar ou alterar uma solicitação pré-pronta de compras vá ao menu Cadastros - Solicitação pré-pronta.
Nesta tela, você confecciona modelos de solicitação de compra, registrando as quantidades a comprar por pessoa.
As solicitações pré-prontas também poderão ser utilizadas para cadastrar listas de compras como, por exemplo, material de escritório. Ao fazer a requisição, a listagem de todos os materiais de escritório estará disponível, bastando a você indicar a quantidade necessária de cada item
Fique atento aos seguintes campos na hora de fazer a solicitação:
1. Destino
Informe se os produtos desta solicitação pré-pronta se destinarão à armazenagem ou ao uso imediato.
Se o destino dos produtos solicitados for armazenagem, selecione a opção Estoque. Se o destino dos produtos for o uso imediato, selecione a opção Custo.
Lembre-se que produtos considerados estocáveis não poderão ser lançados diretamente a custo, no momento do recebimento de mercadoria.
Se o destino da mercadoria for estoque, o sistema mostra na tela o almoxarifado. Se o destino for custo, o sistema mostra o centro de custo. O sistema usa o almoxarifado ou centro de custo que você indicou ao acessar o sistema.
2. Quantidade por Pessoa
Informe a quantidade consumida por pessoa, do produto. Esta informação será utilizada ao inserir requisições pré-prontas no sistema.
Você poderá indicar, por exemplo, quantos gramas de picanha cada pessoa consome num churrasco e, posteriormente, fazer requisições, indicando apenas quantas pessoas participarão do churrasco. O sistema calculará a quantidade que deverá ser comprada. A quantidade por pessoa deverá ser indicada na unidade de compra. Ex.: Picanha – Quantidade por pessoa = 0,2 KG.
OBSERVAÇÃO
Você poderá alterar a quantidade sugerida, no momento de incluir a requisição.
• Imprima um relatório das solicitações pré-prontas cadastradas em Consultas - Relatórios – Cadastrais - Cadastro de Solicitação Pré-Pronta.
Quais usuários podem fazer esse tipo de solicitação?
• Para restringir os usuários que utilizarão essa tela, utilize a guia Centro de Custo. Assim, apenas os usuários associados aos centros de custo selecionados poderão fazer uso da solicitação pré-pronta.
• Todos os usuários cadastrados podem fazer solicitações pré-prontas, desde que não estejam associados a algum centro de custo indicado nesta guia.
Passo 2: Faça uma requisição de compra utilizando uma solicitação pré-pronta.
Acesse a tela Movimentação - Compra - Cadastro de Solicitação de Compra - Solicitação Pré-Pronta para lançar solicitações já criadas.
• Após preencher os campos do cabeçalho da solicitação pré-pronta, indique o Nº de Pessoas ou a Qtde. Solicitada de cada item.
• Observe que no campo Artigo, o sistema mostra em qual item você está posicionado.
• Ao indicar o número de pessoas, o sistema multiplicará este número pela quantidade por pessoa, definida no cadastro da solicitação pré-pronta, e mostrará a quantidade solicitada já calculada. Você pode alterar a quantidade solicitada, de acordo com as suas necessidades específicas.
• Após clicar no botão Ok , o sistema selecionará automaticamente o artigo seguinte.
• Se você tiver marcado o campo Repete Número de Pessoas, o sistema calculará a quantidade solicitada de todos os itens, levando em consideração o número de pessoas indicado no primeiro item. Caso contrário, será necessário indicar o número de pessoas ou a quantidade solicitada, para cada um dos itens. A operação deve ser repetida para cada um dos produtos pertencentes à solicitação.
• Após preencher todos os campos necessários, clique no botão Gerar S.C.I , para que a solicitação de compra seja gerada e o sistema mostre o número da SCI.
Imprima um relatório das solicitações pré-prontas que geraram uma S.C.I em Consultas - Relatórios – Emissões Diversas - Solicitação de compra Pré-Pronta.
Fique atento aos seguintes campos na hora de fazer a solicitação:
Neste caso, a empresa determina as quantias que podem ser utilizadas para determinados fins, de acordo com os setores correspondentes, ou seja, determina uma reserva orçamentária para cada setor, ou até mesmo para a compra de determinados produtos.
Por exemplo: Se o setor de Recursos Humanos deseja solicitar a compra de dez resmas de papel, este deve debitar a quantia referente a esta compra, em sua reserva orçamentária. Assim, se o setor possui uma reserva anual de R$2000,00 e esta compra custar R$15,00, você deve debitar este valor de sua reserva orçamentária, restando-lhe um saldo de R$1985,00, disponíveis para serem usados em outras compras.
Para informar em qual reserva orçamentária está baseada a solicitação de compras, clique no botão Reserva Orçamentária e realize a operação de débito, na reserva orçamentária.
