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Nota

Esta rutina se ajustó para cumplir con la Ley general de protección de datos (Ley n° 13,70), siendo que algunos campos que presentan información considerada como datos sensibles y/o personales se ocultarán, dejando de ser legibles.

01. VISIÓN GENERAL

La opción Mantenimiento tiene tres funciones: la creación de cajas, la reposición manual de valores y el cierre diario. Estas opciones actualizan el movimiento bancario.

Las cajas se indican en la pantalla de mantenimiento de la rutina con la siguiente leyenda:

  - Caja chica pendiente

  - Caja chica finalizada

  - Caja chica pendiente sin saldo disponible

La reposición manual de valores en la caja chica puede realizarse con valores variables, diferentes del valor registrado, permitiendo una reposición superior de valores, sin que se modifiquen valores originales para reposición.

 

 Mantenimiento de caja chica - Perú

Las operaciones de reposición de caja chica no tendrán incidencia de ITF, aunque la modalidad utilizada incida. El ITF no se tributa si la operación fuera entre cajas.


 Mantenimiento de caja chica - Rep. Dominicana

En las reposiciones de cajas chicas efectuadas por transferencias de valor de cajas internas (mismo Banco) no habrá incidencia de Impuesto sobre cheques aunque la modalidad utilizada indique la incidencia de este impuesto.


 Mantenimiento de caja chica - Bolivia

Es posible calcular el ITF de acuerdo con la Ley 3446 - Impuestos en las transacciones financieras.


02. APROBACIÓN DEL MANTENIMIENTO DE CAJA CHICA

Si el parámetro MV_FINCTAL se hubiera configurado como 1 – Liberación simple - el Sistema permitirá la reposición sin la solicitud de aprobación.

Si se configura igual a 2 - Pertinencia - el Sistema validará la reposición de acuerdo con las reglas del control de pertinencias de fondo fijo, verificando si el usuario tiene permiso, es decir, si este se encuentra registrado como Administrador financiero y si tiene saldo disponible en el período para la aprobación.


03. PROCEDIMIENTO


Cómo efectuar el mantenimiento del control de caja:

  1. En Mantenimiento, pulse la tecla [F12] para efectuar la configuración de los parámetros de la rutina.
  2. Complete los parámetros y confirme.
  3. Seleccione la opción Incluir.
    El sistema muestra la pantalla de inclusión.
  4. Complete los datos de acuerdo con la orientación del help de campo.
  5. Verifique los datos y confirme.


Importante

Una vez creada la caja, el sistema pregunta sobre la reposición del valor para su apertura. Si se confirma, el valor límite se transferirá automáticamente del banco proveedor (si tuviera saldo) y la caja quedará pendiente (verde). En caso contrario, la caja estará pendiente, sin embargo, sin saldo para movimientos (azul). A partir de este punto, en todos los movimientos de retiro de caja, el sistema pregunta sobre la reposición automática que se realizará, considerando el valor de reposición o porcentaje definido.

Informaciones

La opción cierre consiste en transferir el valor que sobró en la caja para el banco / agencia / cuenta proveedor.

Con la caja cerrada no es posible procesar ninguna inclusión de movimiento.

La caja solamente se cerrará (rojo), si no existen cuotas de cuentas pendientes.


Para efectuar el cierre de caja:

  1. En Mantenimiento, seleccione el cajero deseado y haga clic en Cierre.
  2. La caja se cerrará, con el estatus en color rojo


Cuando se localiza (otros países fuera de Brasil) habilita la reposición manual de la caja chica.

Para hacer la reposición de caja:

  1. En Mantenimiento, seleccione la caja y haga clic en Reposición.
  2. El sistema hará la reposición de caja, dejándolo con el estatus de color verde (caja pendiente)..


Al realizar la reposición de caja chica, generando movimiento con cheque, el número del cheque se grabará en el campo EU_TITULO (título usado para reposición).

El campo Tipo de Reposición de caja chica se podrá efectuar por medio de las siguientes opciones:

Por Valor Límite

Se define un valor que, cuando se utiliza o gasta, se solicitará la reposición del saldo de caja chica.

Ejemplo:

Valor de la caja chica= $ 1.000,00

Valor de Reposición = 900,00

En esta situación, se solicitará la reposición cuando se retiren 900,00 de la caja chica.


Por Porcentaje
Se define un porcentaje que, cuando se utiliza o gasta, se solicita la reposición de valores de caja chica.

Ejemplo:

Valor de la caja chica= $ 1.000,00

Porcentaje de Reposición = 75 %

En este caso, cuando se utilicen 750,00 de la caja chica se solicitará la reposición.

Por Valor Variable
Se podrá efectuar la reposición de valores diferentes del registrado para caja chica, sin que con esto, se modifique el valor original registrado.

Ejemplo:

Valor de la Caja chica=  $ 1.000,00

Valor de la reposición = $ 2.000,00


Sugerencia

Los campos Número del cheque, Fecha de emisión y Tipo de Documento generan cheques con el valor de reposición. El parámetro MV_RPCXMN se debe configurar con el valor 1



Concepto

 

Al realizar la reposición, el valor repuesto se retira del banco informado e incluso en caja chica, para el escenario de reversión de reposición se realizará el movimiento contrario, el valor se retirará de la caja chica e incluso en el banco en que se utilizó para realizar la reposición.  

Reglas de utilización

  • El saldo de caja chica sea igual o superior al de la reposición revertida
  • La fecha base de la reversión debe ser la misma fecha de realización de la reposición. 
  • En el caso de reposiciones manuales realizadas con cheque, el cheque no debe estar liberado (Campo EF_LIBER)

 Contabilidad

 Puesto a disposición para Brasil el asiento estándar 57E (que antes estaba a disposición solamente para entornos Localizados) para realizar la contabilización del movimiento de reversión de la reposición. 

 Por tratarse de movimiento de reversión, el asiento estándar se ejecuta de manera exclusiva On Line, en el momento de realizar la reversión..

Procedimiento

Para efectuar la reversión de reposición de caja:

  1. En Mantenimiento, seleccione el caja y haga clic en Reversión de reposición.
  2. En el caso de varias reposiciones existentes y aun no revertidas, al revertir la reposición se presentará la siguiente pantalla para seleccionar la Reposición que se revertirá. Con Número, Valor y Fecha de la reposición. 

 

3. Después de seleccionar, aparecerá la pantalla de confirmación con datos sobre la Reposición seleccionada.

 


4. Al concluir el proceso de reversión de la reposición, aparecerá la siguiente pantalla: 

 

Reposición con cheques

Para los casos de reposiciones con cheques, existen dos parametrizaciones posibles: 

Si el parámetro MV_LIBCHEQ está como "S", además del cheque que se borrará, se creará un movimiento de reversión en la tabla de Movimiento Bancario (SE5)

Si el parámetro MV_LIBCHEQ  está como "N", el cheque solo se borrará si aun no fue liberado por la rutina de Generación de Cheques. 

Importante

Mercado Internacional

Cabe mencionar que, desde el punto de vista contable, después de realizar la relación de gastos y reponer la caja, no procede una reversión de la reposición de caja ni tampoco el borrado de la factura de entrada.

Las operaciones de modificar o borrar los datos son permitidas solamente si la caja está cerrada.


Para borrar una caja:

  1. En Mantenimiento de Cajas, seleccione la caja y haga clic en Borrar.
    El sistema muestra una pantalla con los datos de la caja.
  2. Verifique los datos y confirme el borrado.

En esta opción es posible encontrar y mostrar los asientos contables a partir del documento que los originó.

Para rastrear:

  1. Seleccione el documento y haga clic en Acciones relacionadas en la opción Tracker contable
  2. Aparece la pantalla con los datos.
  3. En Acciones relacionadas haga clic en Visualizar.
  4. Aparece la pantalla con la información de los asientos contables.