Questão:

Estamos realizando um estudo para convergência de clientes do REP-A do Clockin para o REP-P do Ahgora

Temos algumas dúvidas referente ao processo:

O cliente poderia migrar diretamente do REP-A para o REP-P? O que irá acontecer com a migração a partir de um determinado dia x os funcionários irão realizar as marcações dentro do Ahgora e não mais no Clockin. Então o comprovante passa a ser gerado em formato PDF assinado digitalmente assim como AFD poderá ser gerado no Ahgora. Para gerar AFD dos registros do Clockin REP-A o Clockin irá disponibilizar o backup das marcações. Esse cliente deverá ser comunicado e ele deverá formalizar que quer ir para o REP-P. Se fosse dessa forma seria mais coerente  
Quando o processo de migração for em massa o cliente deverá migrar do REP-A Clockin para REP-A Ahgora utilizando a mesma convenção coletiva. Depois da migração caso ele mesmo queira ir para o REP-P deveria fazer o processo pelo Ahgora configurando que a partir de x data estará utilizando o REP-P. 

Resposta:

Referente ao processo de migração dos clientes do REP-A (Clockin) para o REP-P (Ahgora), seguem os esclarecimentos:

Migração do REP-A para o REP-P: Possibilidade de obrigatoriedade por parte da empresa de software

Do ponto de vista legal e jurídico, a empresa de software não pode obrigar unilateralmente o cliente a migrar do REP-A para o REP-P, especialmente porque o empregador é o responsável legal pela adoção, manutenção e conformidade do sistema de controle de ponto, conforme estabelece a Portaria MTP nº 671/2021.

Embora a empresa fornecedora tenha autonomia para descontinuar o produto REP-A (por decisão estratégica ou tecnológica), ela pode apenas comunicar o encerramento do suporte e manutenção daquele sistema, oferecendo como alternativa a migração para o REP-P. Todavia, a efetivação dessa migração depende da concordância expressa do cliente.

O cliente possui plena liberdade para:

• Aceitar a migração para o REP-P, formalizando seu aceite e ajustando as condições contratuais conforme necessário;
• Optar por outra solução ou fornecedor, caso não concorde com os novos termos ou com a migração proposta.

Migração direta do REP-A para o REP-P:
A legislação vigente (Portaria MTP nº 671/2021) não impede que um empregador realize a migração diretamente do REP-A para o REP-P, desde que sejam observados os seguintes requisitos:

• O empregador deve garantir que os equipamentos e sistemas utilizados estejam devidamente certificados e em conformidade com os requisitos técnicos estabelecidos pela Portaria.
• Os registros de ponto devem ser preservados integralmente, sendo assegurada a integridade e inviolabilidade das marcações, inclusive as anteriores à migração.
• O fornecimento do comprovante de registro (em papel ou eletrônico) deve continuar sendo realizado conforme previsto, sendo aceito o formato PDF assinado digitalmente, desde que possua validade jurídica (assinatura digital com certificação ICP-Brasil).
• A geração do AFD também deverá respeitar as especificações do novo sistema adotado, sem prejuízo da guarda e possibilidade de fiscalização dos registros oriundos do sistema anterior (Clockin).
• A formalização do aceite por parte do cliente, autorizando a migração para o REP-P, é altamente recomendada para resguardar juridicamente ambas as partes e manter a rastreabilidade do processo.

Migração em massa:
O entendimento de que, em migrações em larga escala, o cliente inicialmente realize a transição do REP-A  para o REP-P, mantendo a convenção coletiva vigente, é coerente e atende aos princípios da continuidade e segurança jurídica.

Posteriormente, caso o empregador opte por adotar o REP-P, o procedimento deverá ser feito conforme previsto, com a devida configuração e formalização, garantindo transparência aos empregados e à fiscalização.

Recomendações adicionais:

Recomenda-se que todas as etapas da migração sejam devidamente documentadas, incluindo cronogramas, notificações aos empregados e evidências da correta transição dos dados.
É importante garantir a manutenção do acesso aos registros de ponto anteriores por, no mínimo, o período legal de 5 anos.
Sugere-se também comunicar previamente os sindicatos das categorias envolvidas, especialmente em casos de grande número de empregados, para evitar questionamentos posteriores.

Vale ressaltar que o Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade deverá ser atualizado, sendo responsabilidade da empresa de software providenciar sua adequação para o REP-P.

Chamado/Ticket:

PSCONSEG-16910

https://espacolegislacao.totvs.com/portaria-671/

https://in.gov.br/en/web/dou/-/portaria-359094139