Usuario es la persona que ejerce funciones públicas o particulares dentro de la institución. Los usuarios pueden ser empleados, administradores, participantes, alumnos, profesores, monitores, tutores.
En el inicio de la pantalla se muestra el número total de usuarios registrados, activos y bloqueados en la empresa a la que se accede.
A continuación, se muestra la lista que contiene los usuarios registrados en la plataforma. Por estándar, al llegar a 31 registros, la plataforma crea automáticamente una segunda página de listado. Se puede cambiar la visualización del número de usuarios registrados por página de 30 a 50, 75 o 100.
En esta pantalla también se pueden agregar, editar y activar/desactivar usuarios, vea a continuación las rutas para realizar estos procedimientos.
No se pueden eliminar usuarios de la plataforma, sin embargo, se pueden desactivar.
01. En la funcionalidad Panel de control, activar la guía Generales y hacer clic en usuarios.
02. Pulse Agregar.
En esta pestaña, todos los campos que contienen * son obligatorios.
03. Ingresar el e-mail.
Es a este e-mail que se enviarán los e-mails de notificación para los usuarios en cuestión. El e-mail se envía a los usuarios que tienen el asunto, determinado para este documento, como de interés.
Si el asunto determinado para el documento en cuestión es un asunto obligatorio, no se podrá restringir el envío de e-mail y, por lo tanto, todos los usuarios activos recibirán la notificación de la publicación.
04. Insertar el login que el usuario utilizará para acceder a la plataforma.
En el momento de iniciar la sesión en la plataforma, el usuario puede optar por ingresar con su nombre de usuario o su correo electrónico, ambas formas están permitidas.
05. Ingresar la matrícula.
La matrícula es única y no se puede modificar. Con este campo se realizarán muchas validaciones en la plataforma, en especial en Procesos y Documentos. A modo de ejemplo, siempre que se inicia una solicitud, un documento aprobado, etc., este es el campo que valida el usuario.
Por lo tanto, se recomienda que se ingrese un valor de identificación que no cambie con el tiempo. Un ejemplo de ello sería el uso del documento de identidad o la identificación fiscal, en lugar de valores que pueden cambiar según la localidad donde trabaje el usuario, con el cambio de cargo u otras razones.
06. Ingresar la contraseña.
07. Ingresar nuevamente la contraseña para confirmarla.
08. Insertar el identificador externo del usuario.
El identificador externo es el identificador del usuario en un sistema que está integrado a la plataforma.
Cuando hay integración con Identity, el identificador que corresponde al usuario en Identity se muestra en este campo, sin poder editarlo.
Cuando hay integración con el sistema TOTVS RM Educativo, el identificador del usuario en ese sistema se muestra en este campo y tampoco se puede editarlo.
Si existen las dos integraciones citadas anteriormente, el identificador presentado será el de Identity.
Si no hay ninguna de las dos integraciones anteriores, el campo queda habilitado para completar y se puede utilizar para relacionar un identificador de cualquier otro sistema externo con el usuario.
09. Ingresar el nombre.
10. Ingresar el apellido.
11. Seleccionar el huso horario al que está conectado el usuario.
12. Activar Registrar grupos para ingresar los grupos de los que formará parte el usuario.
13. En la pantalla grupos, activar Agregar.
14. Informar los grupos en los que el usuario participará.
Si hay muchos grupos registrados se puede filtrar la búsqueda utilizando la barra superior de la ventana Agregar grupo, sólo debe ingresar el nombre o una palabra que contenga el nombre del grupo. También se puede navegar por las páginas.
15. En la pantalla Agregar grupo, activar Guardar.
16. Para eliminar sólo debe seleccionar el grupo deseado y activar Eliminar.
17. En la pantalla grupos activar nuevamente Guardar.
18. Para incluir alguna información más, usted debe activar Registrar datos adicionales.
Se pueden agregar campos específicos para un grupo.
Ej.: Sexo o el domicilio.
19. Incluir las nubes de relación en las que el usuario estará presente.
Este campo sólo se muestra si el recurso de nube de relación está activo.
La nube de relación sugerida para el usuario es la estándar, sin embargo, se puede modificar y definir más de una nube de relación para él.
Puede obtener más información en Nubes de relación.
20. Activar Registrar Roles para ingresar los roles de los que el usuario formará parte.
Los roles de Workflow se pueden configurar y cada usuario puede desempeñar más de un rol, según lo que se informó en el registro de usuarios.
21. En la pantalla de Roles activar Agregar.
22. Informar los roles en los que el usuario participará.
Si hay muchos roles registrados se pueden filtrar utilizando la barra superior de la ventana Agregar Roles, sólo debe ingresar el nombre o una palabra que contenga el nombre del rol. También se puede navegar por las páginas. Todos los usuarios creados en la plataforma se vinculan automáticamente al papel "user", que no se puede eliminar ni editar.
23. En la pantalla Agregar Rol, activar Guardar.
24. Para eliminar sólo debe seleccionar el rol deseado y activar Eliminar.
25. En la pantalla Rol activar nuevamente Guardar.
26. Seleccionar el idioma estándar de los documentos.
El idioma estándar determina qué idioma se sugerirá en el momento de las publicaciones efectuadas por el usuario. El idioma estándar también se usa en las búsquedas realizadas por el usuario.
27. Seleccionar el volumen físico.
Este volumen se refiere a los volúmenes registrados. En este volumen se almacenará la información relativa a la carpeta particular del usuario.
28. En Cuota para Mis documentos (MB) definir el tamaño máximo de almacenamiento – en megabytes – permitido para la carpeta particular del usuario.
Este campo solamente es exhibido cuando el control de cuotas está activo en la plataforma. La información sobre este recurso puede ser obtenida en Control de cuotas.
29. Ingresar los proyectos de los que participará el usuario .
30. Ingresar las especialidades del usuario.
31. Seleccionar el grupo de trabajo workflow.
Grupo de trabajo es utilizado por el Mecanismo de asignación para grupos del usuario donde se pueden distribuir tareas workflow para usuarios relacionados al usuario en cuestión.
32. Informar si el e-mail de notificaciones se enviará en formato html.
Si este campo no está marcado, el e-mail se envía en formato de texto.
33. Activar Guardar.
01. En la funcionalidad Panel de control, activar la guía Generales y hacer clic en usuarios.
02. Seleccionar el usuario que desea modificar.
03. Accionar Editar.
04. Editar la información relativa al Usuario.
El sistema no permite modificar el campo Login.
05. Activar Guardar.
01. En la funcionalidad Panel de control, activar la guía Generales y hacer clic en usuarios.
02. Seleccionar el usuario que desea activar/desactivar.
03. Activar Activar/desactivar.
04. Activar Confirmar.
¡Atención!
Esta documentación está válida a partir de la actualización Waterdrop (1.6.4). Si usted utiliza una actualización anterior, ésta puede contener informaciones diferentes de las que visualiza en su plataforma.
