O subprocesso Ad Hoc fornece uma funcionalidade de listas de tarefas para execução de tarefas dentro do workflow.
Esta funcionalidade consiste na criação de um conjunto de atividades não definidas dentro de um processo workflow, ou seja, dentro de um processo estruturado, é possível criar novas atividades sob demanda para a execução de uma determinada tarefa.
Quando o subprocesso Ad Hoc incluído em um workflow for executado, o usuário será capaz de definir novas atividades sob demanda, informando e notificando responsáveis pela execução da atividade e seu prazo de conclusão.
O usuário que realiza a criação destas atividades dispõe de uma tela de acompanhamento, onde é possível verificar o status da execução das atividades criadas e, caso necessário, criar novas atividades, conforme veremos adiante.
Além da criação de workflows com o subprocesso Ad Hoc através do Studio, o Fluig permite a criação de processos workflow com este subprocesso diretamente pela ferramenta web.
Durante a criação de um processo workflow, inclua a atividade Subprocesso Ad Hoc no seu processo, relacionando os fluxo de entrada e saída necessários à correta execução do processo. O subprocesso Ad Hoc pode ser incluído sem uma atividade inicial, porém é obrigatória a inclusão de uma atividade final.
Neste exemplo, criaremos um processo de reunião de definição de escopo, iniciando diretamente pelo subprocesso Ad Hoc, e com uma atividade de avaliação dos resultados após a execução das tarefas.
Figura 3.01 - Modelo de processo com subprocesso Ad Hoc
Para que um subprocesso Ad Hoc seja uma atividade inicial, edite as propriedades da atividade e marque a opção "Atividade Inicial".
Figura 3.02 - Tela de propriedades do subprocesso Ad Hoc
Após salvar e liberar uma nova versão do processo, o mesmo estará disponível para execução.
Na tela de Criação de Solicitação, selecione o processo criado. Como o subprocesso Ad Hoc foi marcado como atividade inicial, será aberta a tela de criação de atividades. Crie quantas atividades forem necessárias, marcando sempre o responsável pela execução e o prazo.
Neste exemplo, criaremos duas atividades, para os usuário A e B.
Figura 3.03 - Tela de configuração de tarefas
Após criar todas as atividades necessárias, clique na opção "Enviar". A atividade selecionada será "Criar Atividades", sendo assim, as atividades serão criadas e as notificações serão enviadas para os usuários responsáveis. Será exibida uma notificação com o número da solicitação pelo qual será feito o acompanhamento da execução.
Figura 3.04 - Exemplo de notificação enviada para usuário
O usuário que criou as atividades poderá acompanhar a execução através da Central de Tarefas. Para isso, selecione a opção "Tarefas a Concluir" da Central de Tarefas e abra a solicitação referente ao processo.
Neste exemplo, nenhuma atividade foi executada até o momento. Por este motivo, ambas as solicitações são exibidas com o status "Em Andamento".
Figura 3.05 - Tela de configuração de tarefas
Caso necessário, é possível criar ou remover solicitações através da tela de acompanhamento.
Neste exemplo, vamos remover a solicitação enviada para o usuário B e criar uma nova solicitação para o usuário administrador.
Para remover uma solicitação, clique no botão "X" à esquerda do mesmo e confirme a exclusão.
A atividade continua sendo exibida na tela para efeitos de histórico, porém seu status é atualizado para "Cancelada".
Figura 3.06 - Status das solicitações
Para criar uma nova atividade, repita o processo anterior, selecionando a opção "Adicionar Atividade" e "Enviar".
Após a criação da atividades, uma nova tarefa é exibida na Central de Tarefas do usuário selecionado como responsável pela mesma.
Ao selecionar esta atividade, a seguinte tela será exibida
Figura 3.07 - Formulário de execução de tarefa
Nesta tela o usuário poderá incluir observações e alterar o status da atividade, entre concluída e rejeitada, além de possuir informações gerais sobre o processo e a atividade.
Neste exemplo, iremos concluir a solicitação. Para concluir a atividade, clique em enviar, a barra lateral.
Voltamos agora à tela de acompanhamento das solicitações.
Podemos ver, através desta tela, as observações realizadas nas atividades, para isso posicione o mouse sobre a atividade desejada, um sinal "+" será apresentado na lateral direita, selecione ele.
Neste exemplo, iremos verificar as observações das atividades dois e três.
Figura 3.08 - Status atualizado das atividades e detalhes das tarefas
Note que a atividade dois, que cancelamos anteriormente, a observação foi preenchida automaticamente. |
Quando todas as atividades necessárias estiverem concluídas, podemos dar continuidade ao processo, selecionando a próxima atividade na barra lateral e selecionando a opção enviar.
Neste exemplo, enviaremos para a atividade de avaliação dos resultados e faremos o encerramento da reunião.
Figura 3.09 - Conclusão do processo
Processo Padrão de Listas de Tarefas
Com a atualização do Fluig para a versão 1.3 um novo processo foi criado e encontra-se disponível para utilização na tela Iniciar Solicitações, na categoria Tarefas Gerais, conforme imagem abaixo.
Figura 3.10 - Inciar solicitação padrão
Para iniciar um novo processo, selecione o mesmo na tela de inicialização. Um novo processo será criado.
Neste será possível criar atividades, e encaminha-las para execução por outros usuários, além de acompanhar o status das mesmas, conforme fluxo descrito nos tópicos anteriores.
Figura 3.11 - Processo padrão
O processo padrão foi definido contendo as seguintes atividades:
Criar Lista de Tarefas: Na inicialização do processo, o usuário é questionado quanto ao título e descrição do processo. Nesta atividade, há a opção de criar tarefas e encaminha-las para outros usuários. Caso o usuário não crie nenhuma atividade, o processo é encaminha diretamente para a atividade de Aplicar a Solução.
Solução: Nesta atividade automática, ocorre a validação da criação das atividades, caso haja uma lista de tarefas a serem criadas, o processo é encaminhado para a atividade Criar Tarefas.
Criar tarefas: Nesta atividade o usuário poderá gerenciar as tarefas já criadas, além de criar novas tarefas ou cancelar as tarefas que não tenham sido realizadas. Após a conclusão de todas as tarefas, o processo poderá ser encaminhado para a próxima atividade.
Aplicar a solução: Nesta atividade, o usuário fará a aplicação da solução e o encerramento do processo.
Este processo será disponibilizado a todos os usuários durante a instalação da versão 1.3 do Fluig, podendo ser editado conforme a necessidade dos clientes.
Além do processo, um filtro personalizado também será criado na Central de Tarefas de todos os usuários cadastrados. Este filtro é um acesso rápido para todas as tarefas pendentes com o usuário. Caso desejado, o mesmo poderá ser normalmente removido pelo usuário.