Caminho Básico

 

01. Acionar Listar Tarefas, localizado na opção Processos do menu principal.

02. Na aba Formulário, inserir as informações solicitadas sobre o assunto que será analisado por meio de um processo Ad Hoc. 

Assunto
Assunto que será analisado por meio do processo Ad Hoc, ou seja, para o qual serão criadas tarefas que serão realizadas para a resolução de algum caso/problema.
Detalhes
Descrição do assunto que será analisado por meio do processo Ad Hoc.
Data
Data de início do processo Ad Hoc.
Data de Conclusão
Data prevista para a conclução do processo Ad Hoc, ou seja, data na qual todas as atividades criadas para ele devem estar finalizadas.

03. Acionar Adicionar Tarefas.

É possível iniciar o processo Ad Hoc sem criar tarefas adicionais para ele. Esse tipo de processo pode ser utilizado em situações onde já se conhece a solução para determinado problema, bastanto apenas aplicá-la. Nesse caso, o processo seguirá diretamente para a atividade Aplicar a Solução, sendo necessário definir um usuário para executá-la antes de enviá-lo adiante.

04. Inserir as informações solicitadas referentes à tarefa que será incluída no processo Ad Hoc.

Ação
Ação que deve ser executada nessa tarefa para atender, em conjunto com outras, o objetivo principal do processo Ad Hoc. 
Prazo/Conclusão
Prazo para conclusão da tarefa que está sendo relacionada ao processo Ad Hoc. Quando a tarefa está finalizada, esse campo exibe a data na qual ela foi concluída.
Responsável
Usuário responsável por executar as ações pertinentes a essa tarefa.

Para excluir uma tarefa do processo, é necessário acionar o botão de exclusão localizado ao lado esquerdo do campo "Ação" da tarefa.

05. Acionar a aba Observações e inserir os pontos relevantes para o processo que será iniciado.

06. Para incluir anexos ao processo, acionar a aba Anexos.

07. Acionar Incluir Anexo GED ou Incluir Anexo Upload, de acordo com a localização do anexo que será incluído no processo.

08. Selecionar o anexo desejado e confirmar sua inclusão no processo.

09. Acionar a aba Processo para visualizar o diagrama do processo Ad Hoc, caso desejado.

10. Acionar Enviar para movimentar o processo para a criação das tarefas adicionais ou para a próxima tarefa automática.

Ao enviar o processo adiante, se existem tarefas adicionais relacionadas a ele, elas são criadas e ficam disponíveis na Central de Tarefas de seus respectivos usuários responsáveis.
Caso não exista tarefa adicional, ao movimentar o processo, é solicitado um usuário responsável por executar a próxima tarefa automática para a qual ele será enviado, ou seja, a tarefa Aplicar a Solução.

 

 

Falando de Listar Tarefas...

Essa funcionalidade permite gerenciar, por meio de subprocessos Ad Hoc, um conjunto de atividades não estruturadas, onde nem sempre é possível prever e pré-definir essas atividades em um modelo tradicional estruturado dentro das organizações.

Processos de Lista de Tarefas consiste em agrupar uma série de atividades que não podem ser pré-definidas. Nesses processos é possível definir o que e quando será feita tal atividade, bem como é possível delegar essas tarefas para outros usuários dentro do Fluig.

 

Exemplo de aplicação

Supondo que um comitê está analisando um problema dentro de uma organização. Na segunda tarefa do processo "Listar Tarefas" tem-se a sumarização da discussão deste problema. Após a discussão sobre o problema que foi levado até o comitê ocorre uma decisão. Se a solução para o problema é óbvia, o fluxo do processo é encaminhado diretamente para a tarefa "Aplicação da Solução", encerrando o processo como um todo logo em seguida.

Porém, em alguns casos, são necessários estudos mais detalhados, onde é preciso buscar informações que não estavam disponíveis no momento da reunião do comitê. Sendo assim, é necessário criar diversas novas atividades, onde diversos membros do comitê farão diferentes tarefas indispensáveis para alcançar a solução do problema. Essas tarefas geram novas solicitações workflows dentro do sub-processo interno de execução de tarefas Ad Hoc.

Depois que todas essas tarefas são concluídas, o organizador das tarefas recebe uma notificação e, então, verifica se agora é possível chegar a uma solução. Se ao finalizar as atividades do processo "Listar Tarefas" a solução for encontrada, ela é aplicada ao problema, encerrando o processo. Caso contrário, é possível criar novas atividades para continuar a busca por uma solução para o problema.