RN 390/15 - Livro Auxiliar de Evento Conhecido ou Avisado

Características do Requisito

Descrição

Conforme a RN390/15, as operadoras de planos de saúde devem manter à disposição da ANS, registros auxiliares que comprovem a fidedignidade dos seus dados contábeis. Para isso, foi incluído um novo menu no sistema, chamado "Livros Aux. ANS/RN390 - Registro Eventos Conhecidos ou Avisados" (af0510x.p), que apresentará todos movimentos com seus valores e data de conhecimento. Esse relatório contempla movimentos conhecidos, pagos, faturas de coparticipação e seus estornos. Assim, a operadora poderá efetuar o lançamento contábil, conforme cada movimento. Essa lei entra em vigor a partir de 01 de janeiro de 2017. 

Procedimento para Implantação

A implementação descrita no documento estará disponível a partir da atualização do pacote no cliente.

O pacote está disponível no portal (https://suporte.totvs.com/download).

Importante:

Antes de executar a atualização é recomendável realizar o backup do banco de dados bem como dos arquivos do Sistema (executáveis, .dlls e arquivos de configuração).

Realizar a atualização antes no ambiente de homologação e posterior a devida validação, no ambiente de produção.

Procedimento para Configuração

CONFIGURAÇÃO DE PARÂMETROS

 Parametrizando os Grupos de Contas

1. Acessar o programa Grupo de Contas - PEONA e Livros Auxiliares (af0210e) e criar o grupo de contas desejado.
   
   
   
   
2. Acessar o programa Contas Contábeis PEONA e Livros Auxiliares (af0210f) e relacionar as contas ao grupo criado.
   
   
   

CONFIGURAÇÃO DE MENUS

1. Foi incluído o novo menu conforme segue:

Procedimento para Utilização

Conforme a RN390/15, as operadoras de planos de assistência a saúde devem manter à disposição da ANS, registros auxiliares que permitam, a qualquer tempo, a comprovação da fidedignidade dos dados registrados em sua escrituração contábil. Essa lei entra em vigor a partir de 01 de janeiro de 2017.
Os registros auxiliares devem apresentar os Registros de Eventos/Sinistros Conhecidos ou Avisados e sua movimentação financeira segregados por tipo de contratação (Individual/Familiar, Coletivo por Adesão, Coletivo Empresarial), por preço pré e pós-estabelecido e conforme contratos antes e depois da lei. Essas informações devem devem ser acompanhadas de documento datado e assinado pelo administrador da operadora e pelo profissional responsável pela contabilidade. O livro deve conter no mínimo os campos abaixo:

• Data do aviso.

• Identificação do Beneficiário principal.

• Identificação do usuário do evento.

• Número do Contrato.

• Número do registro do produto.

• CPF/CNPJ do Prestador.

• Data da Ocorrência do Evento.

• Valor do Evento.

• Tipo de Documento.

• Data do pagamento.

• Valor do pagamento.

• Valor da Recuperação.

• Valor da Glosa.

• Tipo do evento (Consultas Médicas,Outros Atendimentos Ambulatoriais,Exames,Terapias,Internações,Demais Despesas Médico-Hospitalares,Procedimentos Odontológicos).

Foi criado um novo menu no sistema, chamado “Livros Aux. ANS/RN390 - Registro Eventos/Sinistros Conhecidos ou Avisados” (af0510x.p) que vai apresentar todos os movimentos conhecidos, pagos, faturas de coparticipação e seus estornos. A tela desse relatório possui duas abas: aba de parâmetros e aba de seleção.

A aba de parâmetros possui os campos:

• Período Contábil: Campo obrigatório, onde o usuário informará o período pelo qual serão buscados os registros, como o livro será emitido mensalmente, por padrão esse campo virá preenchido com o mês/ano atual. No caso de movimentos conhecidos serão buscados através da data de conhecimento, no caso de movimentos pagos serão buscado através da data de produção do título, no caso das faturas serão buscados através da data de emissão da fatura. 

• Somente Planos Assistenciais: Campo que poderá ser selecionado ou não pelo usuário, sendo o padrão selecionado. Esse campo verificará se a modalidade dos movimentos é assistencial, conforme parametrizado no "Manutenção Parâmetros Globais Sistema" pelo campo "Tipo Medicina Tradicional". 
  
  
• Responsável informações: Nesse campo o usuário definirá o nome do responsável pelas informações, que será emitido no final do livro.
  
  
• Formato do Relatório: O usuário poderá selecionar se deseja emitir o livro em formato PDF ou TXT.

• Impressão: Nesse campo o usuário escolherá se deseja emitir o livro “On-Line” ou em “Batch”. Se o usuário selecionar a opção “On-line” deve emitir o livro no mesmo momento. Caso selecione “Batch” deve possibilitar o agendamento desse processo, conforme o padrão dos RPW. Além disso, deve exibir na tela o campo Servidor RPW para o usuário selecionar o servidor que deseja utilizar.

• Servidor RPW: Esse campo é exibido somente se o usuário selecionar o campo Impressão como “Batch” e vai buscar as opções do cadastro "Manutenção de Servidor de Execução".

• Diretório dos Relatórios: Campo obrigatório, onde o usuário informará o diretório onde serão salvos os arquivos. Caso a opção do campo Impressão seja “Online”, o usuário deverá informar um valor nesse campo. Caso a opção do campo Impressão seja “Batch”, esse campo será apenas para visualização com o valor do campo "Diretório Spool" do cadastro Servidor de Execução + valor do campo subdiretório do cadastro de usuário.

• Nome do relatório: Campo obrigatório e editável, onde o usuário definirá o nome dos arquivos PDF/TXT, de erros e csv. O nome seguirá o padrão: “EVENTO-CONHECIDO-AVISADO-PERIODO”. Importante: Esse nome será utilizado tanto para o arquivo PDF/TXT, de erro e CSV (caso o usuário tenha selecionado emitir CSV). 

• Nome relat. complementar: Campo somente para visualização, com o nome do livro dos Movimentos Extras impresso.
  
  
• Emitir Dados em arquivo CSV: O usuário definirá nesse campo se deseja ou não emitir o relatório em CSV.

• Versão do Excel 2007 ou superior: O usuário deverá selecionar a versão do Excel que utiliza, para a abertura correta do arquivo. Isso foi utilizado dessa forma, pois quando existiam muitos registros, o Excel não abria corretamente, assim foi desmembrado em arquivos menores. No caso de versões inferiores a 2007, o número máximo de linhas do arquivo é de 65000, no caso de versões superiores o número máximo é de 1.000.000 de linhas.

A aba de seleção possui os campos:

• Filtrar por Grupo de Contas: Nesse campo o usuário informará se deseja realizar o filtro por grupo de contas. Caso o campo esteja selecionado, deve exibir e habilitar a tabela do grupo de contas para o usuário marcar os grupos desejados. Caso o campo não esteja selecionado, deve esconder a tabela do grupo de contas. Por default deve trazer esse campo selecionado.

• Tabela do Grupo de Contas: Tabela onde o usuário selecionará os grupos de contas pelos quais o relatório será filtrado. Trazer todos os grupos de contas selecionados como padrão, e obrigar selecionar pelo menos um grupo. Essa tabela terá as colunas: Seleção, Grupo, Descrição, Início e Fim.

  
  

• Filtrar por Contas: Nesse campo o usuário deve marcar se deseja selecionar por conta ou não, por padrão esse campo vem desmarcado. Caso o usuário selecione esse campo, deve habilitar os campos Conta para o usuário informar o intervalo de contas a ser selecionada. Caso o usuário, não selecione essa opção deve desabilitar o campo Conta. 

  
  

• Conta Inicial e Final: Esse campo deve vir por padrão somente para visualização com as contas Inicial “” e Final “ZZZ”. Será habilitado somente quando o usuário selecionar o campo Filtro por Contas. Observação: Se o usuário marcar o campo Filtrar por Grupo de Contas e Filtrar por Conta, as contas que serão informadas devem pertencer ao grupos selecionados.

  
  

• Subconta Inicial e Final: Campo somente para visualização com as subcontas Inicial e Final de acordo com as contas informadas pelo usuário no campo Conta. 

Resumo do Processo:
1. Busca os movimentos conhecidos, onde a provisão tenha sido contabilizada e a data de atualização do histórico, esteja dentro do período informado pelo usuário, no campo "Período Contábil". Realiza esse processo tanto para procedimentos, quanto para insumos. 

• • Verifica o filtro por "Plano Assistencial", se esse campo estiver marcado, então o tipo da modalidade do movimento deve ser igual ao cadastrado no campo "Tipo Medicina Tradicional" do cadastro "Manutenção Parâmetros Globais Sistema". 

  • Busca os dados do Prestador de Pagamento. 

  • Busca os dados da provisão e do custo. Sendo que os valores de crédito e débito seguem a regra abaixo:

• • Caso o usuário marcou o campo "Filtrar por Grupo de Contas", então verifica se a conta do movimento está cadastrada no menu "Contas Contábeis Peona e Livros Auxiliares".

  • Busca os dados do Plano: Termo de adesão, Proposta, Registro de Plano Saúde ANS, Plano de saúde, Tipo de Plano de Saúde e Contratante.
  • Busca os dados do Beneficiário e Titular.
  • Busca o Tipo de Despesa do movimento: 

0.Sem Identificação da Despesa
1.Consultas Médicas
2.Outros Atendimentos Ambulatoriais
3.Exames
4.Terapias
5.Internações
6.Demais Despesas Médico Hospitalares
7.Procedimentos Odontológicos.

• • Cria o registro na tabela temporária para impressão.

2. Busca os movimentos pagos, contabilizados e que a data de produção do título do Gestão de Planos, esteja dentro do período informado pelo usuário, no campo "Período Contábil". Esse processo é realizado tanto para procedimentos, quanto para insumos. 

• • Desconsidera títulos de impostos.

  • Busca a data de liquidação no módulo do Contas a Pagar (EMS).

  • Busca os movimentos de histórico do procedimento e insumo. 

  • Busca a conta de provisão e a conta de custo. 

  • Busca valor pago e provisionado, conforme tipo do título do movimento.

  • Verifica glosa, que vai ocorrer apenas quando o valor pago for menor que o valor provisionado.

• • Caso o usuário marcou o campo "Filtrar por Grupo de Contas", então verifica se a conta do movimento está cadastrada no menu "Contas Contábeis Peona e Livros Auxiliares".

  • Verifica o filtro por "Plano Assistencial", se esse campo estiver marcado, então o tipo da modalidade do movimento deve ser igual ao cadastrado no campo "Tipo Medicina Tradicional" do cadastro "Manutenção Parâmetros Globais Sistema". 
  • Busca os dados do Prestador de Pagamento. 
  • Busca os dados do Plano: Termo de adesão, Proposta, Registro de Plano Saúde ANS, Plano de saúde, Tipo de Plano de Saúde e Contratante.
  • Busca os dados do Beneficiário e Titular.
  • Busca o Tipo de Despesa do movimento: 

0.Sem Identificação da Despesa
1.Consultas Médicas
2.Outros Atendimentos Ambulatoriais
3.Exames
4.Terapias
5.Internações
6.Demais Despesas Médico Hospitalares
7.Procedimentos Odontológicos.

• • Cria o registro na tabela temporária para impressão.

3. Busca as faturas de coparticipação: As faturas de coparticipação são verificadas através do tipo de nota, que deve ser 2 (Participação cobrança de fator moderador) ou 7 (Participação com antecipação), porém existem faturas de coparticipação que tem outros tipos de notas cadastradas e que também são de participação, isso acontece no caso de faturas avulsas e eventos programados que possuem conta que é de participação. Para solucionar essa questão, vamos ter a possibilidade de considerar a separação dessas faturas por conta, conforme faz hoje o programa do PEONA. 

1. 1. Pesquisa de Faturas com Notas do Tipo 2 ou 7:
   • Busca apenas Notas do tipo 2 ou 7 (participação), levando em consideração os seguintes filtros:
     • A seleção não será por Conta, ou seja, os campos "Filtrar por Grupo de Contas" e "Filtrar por Contas" devem estar desmarcados.
     • Verifica o filtro por "Plano Assistencial", se esse campo estiver marcado, então o tipo da modalidade do movimento deve ser igual ao cadastrado no campo "Tipo Medicina Tradicional" do cadastro "Manutenção Parâmetros Globais Sistema". 
     • Busca os eventos do faturamento e verifica se a classe do evento é diferente de D (evento contador) ou F (evento de imposto).
     • Busca os movimentos da nota e cria o registro na tabela temporária para impressão.
     • Busca os Eventos Programados que estejam cadastrados no mês e ano informado pelo usuário e que tenham fatura contabilizada. A busca dos eventos programados é realizada através dos seguintes cadastros:
       • Manutenção Associativa Eventos Programados X Valor (FP0110C).
       • Manutenção Associativa Eventos Programados X Percentual (FP0110D).
       • Manutenção Associativa Eventos Programados X Percentual Sem evento (FP0110E).

• • • Cria o registro relacionados aos eventos programados, na tabela temporária para impressão.

b. Pesquisa de Faturas Avulsas:

• • • Busca as faturas avulsas, levando em consideração os seguintes filtros:
    • Deve ter pelo menos um dos campos "Filtrar por Grupo de Contas" ou "Filtrar por Contas" selecionado.
    • Verifica o filtro por "Plano Assistencial", se esse campo estiver marcado, então o tipo da modalidade do movimento deve ser igual ao cadastrado no campo "Tipo Medicina Tradicional" do cadastro "Manutenção Parâmetros Globais Sistema". 
    • Busca eventos do faturamento e verifica se a classe do evento é diferente de D (evento contador) ou F (evento de imposto).
    • Verifica se existem beneficiários relacionados a fatura avulsa.
    • Verifica se a conta da fatura está dentro da seleção do usuário, informada no Filtro de Contas.
    • Cria o registro na tabela temporária para impressão.
  
  c. Pesquisa de Faturas por Conta de Participação
  • • Busca as faturas de participação, através das contas parametrizadas, não importando o tipo de nota. Vai ser levado em consideração os seguintes filtros:
    • Deve ter pelo menos um dos campos "Filtrar por Grupo de Contas" ou "Filtrar por Contas" selecionado.
    • Verifica o filtro por "Plano Assistencial", se esse campo estiver marcado, então o tipo da modalidade do movimento deve ser igual ao cadastrado no campo "Tipo Medicina Tradicional" do cadastro "Manutenção Parâmetros Globais Sistema". 
    • Busca eventos do faturamento e verifica se a classe do evento é diferente de D (evento contador) ou F (evento de imposto).
    • Verifica se a conta da fatura está dentro da seleção do usuário, informada no Filtro de Contas.
    • Busca os movimentos da nota e cria o registro na tabela temporária para impressão. 

4. Busca os estornos das faturas. Realiza o mesmo processo realizado para as faturas, porém buscando sempre nas tabelas de histórico, para analisar os estornos.

5. Imprime o relatório utilizando as tabelas temporárias criadas.

EXEMPLO DO PROCESSO:

1. Acessar o menu Livros Aux. ANS/RN390 - Registro Eventos Conhecidos ou Avisados (af0510x.p).
   
   
2. Selecionar a aba de parâmetros e informar os campos pelos quais os registros serão buscados. Nesse caso, informamos o período contábil de 06/2016. Sendo assim, serão buscados os registros que estejam dentro desse período, considerando: para movimentos conhecidos a data de atualização do histórico, para movimentos pagos a data de produção do título e para as faturas de participação a data de emissão da fatura. Além disso, foi selecionada a opção para emissão desse livro em PDF, e também para emitir o relatório em CSV.

3.Selecionar a aba de seleção e informar o filtro pelo grupo de contas. Essa informação pode ser utilizada para determinarmos por quais grupos de contas serão selecionados os registros.

       4. Clicar em Executar. Será apresentado a seguinte mensagem para o usuário:

       5. Ao finalizar o processo, serão exibidas as seguintes mensagens para o usuário, sendo que a segunda será exibida somente caso ocorra algum erro ou advertência durante o processo:

RESULTADO:

Esse processo vai gerar quatro arquivos diferentes dentro da pasta informada no campo "Diretório dos Relatórios".

Arquivo de Erros: Nesse arquivo serão exibidas todos os erros e advertências que podem ter ocorrido durante a emissão do livro:

Tabela de possíveis erros/advertências do sistema:

Arquivo CSV - Livro: Esse arquivo pode ser utilizado para conferência do usuário. Nele serão listados todos os eventos conhecidos, pagos e faturas.

Arquivo CSV - Movimentos Extras:Esse arquivo pode ser utilizado para conferência do usuário. Nele serão listados todos movimentos extras.

Arquivo PDF/LST: Esse arquivo terá todos movimentos conhecidos, pagos, extras e faturas. E será ordenado por "Tipo Contratação - Segmento Assistencial".

EXEMPLO DE REGISTRO DE EVENTO CONHECIDO

Verificando arquivo CSV:

Nas primeiras colunas temos o tipo de contratação, segmento assistencial e tipo de despesa do movimento. Nesse exemplo temos dois movimento com Tipo de Contratação 2, Segmento 6 e tipo de despesa 1.Consulta Médica, e  tipo de despesa 6. Demais Despesas.

Nas colunas seguintes temos os campos referentes ao documento desses movimentos.

Nas próximas colunas temos os dados referente ao Plano. Podemos verificar que esse documento não possui fatura.

Nas próximas colunas temos os dados do Beneficiário. Podemos verificar que os dois movimentos foram incluídos para o beneficiário Renato Russo.

Nas próximas colunas temos os dados do Prestador de Pagamento desses movimentos:

Nas próximas colunas temos os dados de pagamento do movimento, como esse movimento não foi pago os campos vão estar em branco. Podemos verificar que um movimento é um procedimento de código 10101012 e o outro é um insumo de código 14 - Taxa.

Nas próximas colunas temos as datas desses movimentos. Podemos verificar a Data de Aviso que é do dia 22/06/2016.

Nas próximas colunas temos as contas de provisão e de custo desses movimentos:

Nas próximas colunas temos os valores do movimento. Vamos ter apenas o valor provisionado, e os valores de crédito e débito:

Verificando arquivo PDF/TXT:

EXEMPLO DE REGISTRO DE EVENTO PAGO 

Verificando arquivo CSV:

Nas primeiras colunas temos o tipo de contratação, segmento assistencial e tipo de despesa do movimento. Nesse exemplo temos dois movimento com Tipo de Contratação 6, Segmento 6 e tipo de despesa 1.Consulta Médica.

Nas colunas seguintes temos os campos referentes ao documento desses movimentos.

Nas próximas colunas temos os dados referente ao Plano.

Nas próximas colunas temos os dados do Beneficiário. Podemos verificar que os dois movimentos foram incluídos para o mesmo beneficiário.

Nas próximas colunas temos os dados do Prestador de Pagamento desses movimentos:

Nas próximas colunas temos os dados de pagamento do movimento: especie, título, parcela, ano e período. Além dos dados do movimento propriamente dito, temos um procedimento de código 10101012 e o outro é um insumo de código 15 - SADT.

Nas próximas colunas temos as datas desses movimentos. Podemos verificar a Data de Produção do Títulos é do dia 22/06/2016.

Nas próximas colunas temos as contas de provisão e de custo desses movimentos:

Nas próximas colunas temos os valores do movimento. Vamos ter o valor provisionado e o valor de pagamento. Além dos valores de crédito e débito para cada um deles:

Verificando arquivo PDF/TXT:

EXEMPLO DE REGISTRO DE MOVIMENTO EXTRA

Verificando arquivo CSV:

Os movimentos extras serão impressos em um relatório CSV separado.

Nas primeiras colunas temos a data de realização desse movimento, os dados do prestador.

Nas próximas colunas temos dados do plano e o tipo de movimento referente ao evento extra.

Nas próximas colunas temos o código do evento extra, a conta e o valor do evento.

Verificando arquivo PDF/TXT:

Os movimentos extras serão impressos ao final do relatório em uma tabela separada "Movimentos Extras - Eventos Sem Identificação Beneficiário":

EXEMPLO DE REGISTRO DE FATURA DE COPARTICIPAÇÃO

Verificando arquivo CSV:

Nas primeiras colunas temos o tipo de contratação, segmento assistencial e tipo de despesa do movimento. Nesse exemplo temos dois movimento com Tipo de Contratação 6, Segmento 11 e tipo de despesa 6. Demais Despesas Médicas.

Nas colunas seguintes temos os campos referentes ao documento desses movimentos. Podemos verificar que esse registro pertence a uma fatura, pois temos o número da fatura e o código do contratante.

Nas próximas colunas temos os dados referente ao Plano.

Nas próximas colunas temos os dados do Beneficiário. Podemos verificar que os dois movimentos foram incluídos para o mesmo beneficiário.

Nas próximas colunas temos os dados do Prestador de Pagamento desse movimento e os dados do título da fatura:

Nas próximas colunas temos os dados do movimento: podemos verificar que temos dois procedimentos de código 103 -  EM PRONTO SOCORRO. E com data de emissão da fatura para 18/06.

Nas próximas colunas temos as contas de fatura desses movimentos:

Nas próximas colunas temos os valores do movimento. Nesse caso temos o Valor Recuperado de Crédito para os movimentos da fatura:

EXEMPLO DE REGISTRO DE FATURA SEM TERMO

Verificando arquivo CSV:

Nas primeiras colunas temos o tipo de contratação, segmento assistencial e tipo de despesa do movimento. Nesse caso como a fatura não tem termo, nem beneficiário vai sair a mensagem "FATURA SEM BENEFICIÁRIO", e os dados do documento vão estar em branco:

Nas próximas colunas, podemos verificar o número da fatura, o contratante e modalidade.

Nas próximos colunas temos os dados do beneficiário, como essa fatura não tem beneficiário estarão em branco:

Nas próximas colunas temos os dados do prestador, e os dados do título dessa fatura:

Nas próximas colunas temos as datas. Podemos verificar que a data de emissão dessa fatura é do dia 01/06/2016:

Nas próximas colunas temos as contas e valores. Nesse caso, vamos ter a conta da fatura e temos o Valor Recuperado de Débito, pois trata-se de uma fatura estornada.

Verificando arquivo PDF/TXT:

As faturas sem termo e beneficiário, serão listadas no final do arquivo em separado na tabela "Faturas sem Beneficiário".

TOTALIZADORES NO ARQUIVO PDF/TXT

No final do livro ainda vamos ter três totalizadores:

1. Totalizar por Tipo de Despesa do Movimento:

2. Totalizador por Tipo Contratação X Segmento X Conta:

3. Totalizador por Conta de Crédito e Débito.