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Falando de efetuar check in do documento...

O check in é a rotina utilizada para publicar o documento novamente em sua pasta de origem, após efetuar um check out e editar o seu conteúdo. Somente é possível realizar o check in para um documento que está em check out.

Quando o documento possui critérios de aprovação, ao confirmar o check in ele primeiramente é enviado para aprovação e só depois de aprovado é publicado no seu local de origem.

 

Caminho básico

 

01. Depois de concluir as alterações no documento que está em check out, acessar a pasta Meus documentos e, em seguida, a pasta Check out.

02. Localizar o documento para o qual o check in será efetuado.

03. Acionar Check in do documento, localizado ao lado do nome do documento.

Esta opção somente é apresentada se o usuário possuir permissão de modificação ou total.

04. Na janela exibida, definir as informações solicitadas.

Comentário
Detalhamento das alterações realizadas no documento do qual será efetuado o check in. Esse campo é de preenchimento obrigatório. O comentário exibido é o que foi inserido ao efetuar o check out do documento e é temporário, ou seja, existirá somente durante o ciclo de vida do check out. Quando o processo de check in do documento for efetivado, o comentário é eliminado.

Controle de versão
Forma de controle de versão aplicada ao documento. As opções disponíveis são:
• Nova revisão: quando selecionada, determina que as alterações efetuadas resultarão em uma revisão da versão atual do documento. É normalmente utilizada quando o documento possui uma pequena alteração.
• Nova versão: quando selecionada, determina que as alterações efetuadas resultarão em uma nova versão do documento. É normalmente utilizada quando o documento possui uma alteração grande de conteúdo.
• Manter versão: quando selecionada, determina que será mantida a versão atual do documento. É utilizado quando o documento atual não é mais válido e é necessário trocar todo o conteúdo corrente por um novo atualizado. Caso o documento necessite de aprovação, o conteúdo anterior do documento continua sendo exibido até que a nova versão/revisão seja aprovada.

 Descrição versão/revisão
Descrição da nova versão ou revisão que será aplicada ao documento.

05. Acionar a aba Aprovação para incluir ou editar os critérios de aprovação do documento.

06. Definir os critérios de aprovação para o documento, se desejado.

Informações detalhadas sobre o procedimento podem ser obtidas em Definir critérios de aprovação para pasta ou para documento.

07. Acionar Confirmar.

Ao confirmar o check in, o documento é excluído da pasta Check out e é enviado para aprovação – caso existam critérios de aprovação definidos para ele – e posteriormente é publicado no seu diretório de origem, atualizando ou não a versão/revisão do documento, levando em consideração a configuração definida no campo Controle de versão.

 

 

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