Essa funcionalidade permite gerenciar, por meio de subprocessos Ad Hoc, um conjunto de atividades não estruturadas, onde nem sempre é possível prever e pré-definir essas atividades em um modelo tradicional estruturado dentro das organizações.
Processos de Lista de Tarefas consiste em agrupar uma série de atividades que não podem ser pré-definidas. Nesses processos é possível definir o que e quando será feita tal atividade, bem como é possível delegar essas tarefas para outros usuários.
Exemplo de aplicação
Supondo que um comitê está analisando um problema dentro de uma organização. Na segunda tarefa do processo "Listar Tarefas" tem-se a sumarização da discussão deste problema. Após a discussão sobre o problema que foi levado até o comitê ocorre uma decisão. Se a solução para o problema é óbvia, o fluxo do processo é encaminhado diretamente para a tarefa "Aplicação da Solução", encerrando o processo como um todo logo em seguida.
Porém, em alguns casos, são necessários estudos mais detalhados, onde é preciso buscar informações que não estavam disponíveis no momento da reunião do comitê. Sendo assim, é necessário criar diversas novas atividades, onde diversos membros do comitê farão diferentes tarefas indispensáveis para alcançar a solução do problema. Essas tarefas geram novas solicitações workflows dentro do sub-processo interno de execução de tarefas Ad Hoc.
Depois que todas essas tarefas são concluídas, o organizador das tarefas recebe uma notificação e, então, verifica se agora é possível chegar a uma solução. Se ao finalizar as atividades do processo "Listar Tarefas" a solução for encontrada, ela é aplicada ao problema, encerrando o processo. Caso contrário, é possível criar novas atividades para continuar a busca por uma solução para o problema.
01. Acionar Listar Tarefas, localizado na opção Processos do menu principal.
02. Na aba Formulário, inserir as informações solicitadas sobre o assunto que será analisado por meio de um processo Ad Hoc.
Assunto |
03. Acionar Adicionar Tarefas.
É possível iniciar o processo Ad Hoc sem criar tarefas adicionais para ele. Esse tipo de processo pode ser utilizado em situações onde já se conhece a solução para determinado problema, bastanto apenas aplicá-la. Nesse caso, o processo seguirá diretamente para a atividade Aplicar a Solução, sendo necessário definir um usuário para executá-la antes de enviá-lo adiante. |
04. Inserir as informações solicitadas referentes à tarefa que será incluída no processo Ad Hoc.
Ação |
05. Acionar a aba Observações e inserir os pontos relevantes para o processo que será iniciado.
06. Para incluir anexos ao processo, acionar a aba Anexos.
07. Acionar Incluir Anexo GED ou Incluir Anexo Upload, de acordo com a localização do anexo que será incluído no processo.
08. Selecionar o anexo desejado e confirmar sua inclusão no processo.
09. Acionar a aba Processo para visualizar o diagrama do processo Ad Hoc, caso desejado.
10. Acionar Enviar para movimentar o processo para a criação das tarefas adicionais ou para a próxima tarefa automática.
Ao enviar o processo adiante, se existem tarefas adicionais relacionadas a ele, elas são criadas e ficam disponíveis na Central de Tarefas de seus respectivos usuários responsáveis. |
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