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O atalho para Configurar processos fica disponível no menu principal, através do ícone Processos.

Ao acionar Salvar será criada a primeira versão do processo na plataforma, sendo necessário realizar a edição do mesmo. É possível acionar Salvar e Editar, o qual já abrirá a tela de edição de processos após o mesmo ter sido criado.

Só será possível editar um processo que esteja em modo de edição.

Ao preparar as instruções de uma atividade ou de um processo, é comum precisar buscar informações de outros arquivos ou sites. A plataforma possui o conceito de hiperlink que permite que inclua acessos para documentos da plataforma e também para endereços na Internet por intermédio de documentos externos, evitando a replicação de informações e facilitando a navegação. Para isso, é necessário inserir a tag [WD:999999], onde 999999 deve ser substituído pelo código do documento na plataforma.

Quando assinalado, determina que a situação atual do processo em relação à plataforma é Ativo. Se o campo "Ativo" estiver selecionado, a última versão liberada do processo estará disponível para inicialização em "Iniciar Solicitações", caso contrário o processo não aparecerá nessa sessão.

Quando assinalado o campo Público, determina que as solicitações desse processo podem ser consultadas por qualquer usuário da plataforma. Caso contrário, somente os usuários que participaram do processo ou os usuários com o status de “Administrador” podem efetuar consultas nas solicitações desse processo.

O campo Categoria é opcional e serve para agrupar processos em categorias. Dessa forma, em “Iniciar Solicitações” os processos são agrupados em pastas e subpastas que representam suas categorias e subcategorias, facilitando a localização dos mesmos pelos usuários. Para incluir uma subcategoria, basta apenas inserir a categoria, um ponto e a subcategoria. Exemplo: Para criar a categoria RH e a subcategoria Benefícios, basta inserir RH.Benefícios neste campo.

Os complementos em solicitações permitem que um usuário adicione comentários ou anexos em uma solicitação aberta sendo ou não responsável pela tarefa corrente com a finalidade de evitar comunicação por outros meios que não ficarão registrados no histórico do processo.

As opções disponíveis são:
• Solicitante, responsáveis por atividade e gestor;
• Todos os participantes do processo e gestor;
• Todos os usuários (somente quando o processo for público): essa opção somente é habilitada quando o processo é público.

As opções disponíveis são:
• Notifica responsável;
• Notifica requisitante;
• Notifica gestor.

 Esse volume é referente aos volumes cadastrados na plataforma, estando disponível para seleção somente os volumes do tipo Default e Anexo Workflow. Neste volume físico ficarão armazenados os arquivos, como anexos, adicionados às solicitações do processo em questão.

São exibidos apenas os tipos de mecanismo de atribuição que podem ser utilizados para definir o gestor do processo.
O gestor do processo será definido com base no mecanismo de atribuição escolhido nesse campo. É necessário acionar Configurar, localizado ao lado do campo, para configurar o mecanismo selecionado. O gestor do processo tem o poder de representar qualquer um dos demais usuários envolvidos no fluxo. Quando o gestor do processo realizar algum tipo de movimentação, em nome de um outro usuário, um informativo a esse respeito é adicionado ao histórico das movimentações de processo. O gestor do processo também pode receber notificações de acompanhamento da atividade.

O expediente é referente aos expedientes cadastrados na plataforma. O expediente é utilizado para os cálculos de prazos e atrasos das atividades de processo. Por exemplo, se o expediente informado foi configurado como sendo de segunda à sexta das 8:00h às 18:00h e existe uma atividade com duração de 1 hora que foi criada às 17:30h de uma terça, seu prazo de conclusão será quarta às 8:30h em decorrência do Expediente. O expediente selecionado será utilizado para todas as atividades do processo em questão, exceto as atividades que possuírem expediente configurado.

Os formulários são utilizados para que os usuários possam durante o andamento das solicitações do processo, informar ou consultar dados de uma maneira simples e estruturada.

Informações sobre a criação e configuração dos campos do formulário podem ser obtidas em Configuração de formulários em processos.

As informações solicitadas são:

Versão
Versão atual do processo.
Descrição
Descrição para versão atual do processo.
Atualiza Anexo
Quando assinalado, determina que todos os anexos da solicitação que forem versionados na plataforma serão atualizados automaticamente para a última versão. Caso contrário, o anexo permanece com a versão na qual foi incluído.
Confirma Senha
Quando assinalado, determina que todas as atividades do processo que forem executadas por usuários solicitarão a confirmação de senha do usuário. O recurso de confirmação de senha tem por objetivo reafirmar a presença de determinado usuário na execução de uma atividade do processo.

Quando o campo "Controlar Segurança" estiver selecionado, determina que devem ser consideradas as configurações de segurança de anexos para o processo em questão. Quando o campo "Não Controlar Segurança" estiver selecionado, determina que não há necessidade de controlar a segurança sobre os documentos anexos ao processo em questão.

Para mais detalhes, verificar o item Mecanismos de Atribuição.

Para selecionar o mecanismo de atribuição na listagem basta clicar na linha do mesmo.

Para mais detalhes de como configurar o mecanismo de atribuição verificar o item Mecanismos de Atribuição.

As opções disponíveis são:

• Publicar Anexos: Se assinalado, permite aos usuários a publicação de um novo anexo na solicitação.

• Ver Anexos Outros Usuários: Se assinalado, permite que os usuários possam visualizar os documentos anexados por outros usuários.

• Editar Anexos Próprios: Se assinalado, permite que o usuário edite os anexos que incluiu.

• Editar Anexos Outros Usuários: Se assinalado, permite que o usuário edite qualquer anexo incluído na solicitação.

• Remover Anexos Próprios: Se assinalado, permite que o usuário remova os anexos que incluiu.

• Remover Anexos Outros Usuários: Se assinalado, permite que o usuário remova qualquer anexo incluído na solicitação.

As opções disponíveis são:

• Sim: quando selecionada, determina que o processo pode ser executado no aplicativo mobile da plataforma.

• Não: quando selecionada, não é possível utilizar o processo no aplicativo mobile da plataforma.

Também é possível editar uma propriedade avançada acionando o botão Editar ou remover uma propriedade avançada acionando o botão Remover.

As propriedades avançadas são utilizadas para prover dados que podem ser utilizados durante os eventos do processo.

Após realizar todas as alterações nas abas desejadas, acionar Confirmar.

Para visualizar a ajuda de como configurar as atividades e fluxos do processo no editor gráfico na tela de Configuração de Processos, acesse o Falando de... no final desta documentação.

Caso o processo selecionado esteja em modo de edição este botão passa a ser chamado de Liberar Versão. Para que seja possível criar uma nova versão, é necessário primeiramente liberar a versão atual. Para mais detalhes verificar Liberar versão de processo.

Quando acionado o botão Liberar Versão, a plataforma efetua automaticamente a análise de consistência das informações do processo. Caso todas as informações necessárias estejam devidamente registradas e corretas, o processo é liberado para utilização, caso contrário será apresentado uma mensagem informando o problema encontrado.
Caso o processo selecionado não esteja em edição este botão passa a ser chamado de Nova Versão. Ao ser acionado o mesmo irá criar uma nova versão do processo em modo de edição. Depois de acionado o botão Nova Versão, deve ser realizada as alterações necessárias e acionado o botão Liberar Versão novamente para liberar a nova versão criada.

Só será possível excluir um processo quando não houverem solicitações abertas.

A rotina de exclusão possui tratamentos diferenciados dependendo do status e versão do processo:

• Quando o processo está na primeira versão e encontra-se ainda em edição, o processo é excluído da plataforma.

• Quando o processo está na primeira versão e encontra-se liberado, a versão do processo é reaberta para edição, desde que nenhuma solicitação tenha sido iniciada utilizando essa versão.

• Quando o processo já possui mais de uma versão e a versão atual encontra-se em edição, essa versão é excluída, tornando a versão anterior disponível para utilização (liberada).

• Quando o processo já possui mais de uma versão e a versão atual encontra-se liberada, essa versão do processo é reaberta para edição, desde que nenhuma solicitação tenha sido iniciada utilizando essa versão.

Ao acionar essa opção, será criado um arquivo .zip contendo o processo, seus subprocessos (e os subprocessos destes subprocessos), os formulários associados aos processos envolvidos e os datasets associados aos formulários envolvidos. Posteriormente, esse arquivo compactado pode ser importado no Studio.

Esta documentação é válida a partir da atualização 1.5.10. Se você utiliza uma atualização anterior, ela pode conter informações diferentes das quais você vê na sua plataforma.