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Antes de preencher esta guia, cadastre os tipos de documentos e alteradores no próprio CAP e cadastre o histórico padrão no sistema Controle Financeiro.
Os tipos de documentos necessários ao CAP são: adiantamento a fornecedor e nota fiscal.
O histórico padrão pode ser chamado de “movimento de contas a pagar”.
Preencha os seguintes campos:
- Máscara Desembolso
Indique os níveis desejados para montar a tabela de Tipos de Desembolsos. Uma vez estabelecida a máscara, o sistema permite que você visualize os tipos de desembolso, por meio de consultas e/ou relatórios, desde o grau sintético até o analítico (similar a uma estrutura de plano de contas).
Utilize o número nove (9) para definir a quantidade de dígitos e o símbolo ponto (.) como separador de níveis.
A estrutura de tipos de desembolso é extremamente importante e largamente utilizada como filtro de informações nos sistema Contas a Pagar, Controle Financeiro e Almoxarifado. Para obter maiores informações, consulte o cadastro de Tipos de Desembolsos .
- Número Dias Para Vencimento
Informe o número de dias padrão para pagamentos, se isso existir em sua empresa. O valor que for aqui indicado será considerado como regra, portanto ao digitar a data de lançamento do documento, o sistema preencherá, automaticamente, a data de vencimento.
Exemplo: Se o número de dias p/ vencimento for igual a 5 (cinco), ao lançar um documento cuja data de lançamento é dia 10 (dez), o sistema preencherá a data de vencimento com o dia 15 (quinze). Somente os funcionários habilitados poderão alterar este número. Para conceder esta autorização, selecione o campo Altera Vencimento, no cadastro de Usuários.
Ao lançar um documento com prazo inferior ao limite indicado, o sistema exibirá a mensagem que você não está autorizado a lançar documentos para aquela data.
- Integração Contábil
Indique se o sistema Contas a Pagar deverá operar de forma integrada com a Contabilidade.
- Exclui Lançamentos Contábeis na Alteração do Documento
Selecione este campo, para que os lançamentos contábeis referentes à um documento sejam excluídos, automaticamente, quando for feita uma alteração ou exclusão do próprio documento. No caso da alteração, serão feitos novos lançamentos contábeis, de acordo com a alteração realizada no documento. Mesmo que este parâmetro esteja marcado e os lançamentos sejam excluídos, a planilha contábil antiga permanecerá no sistema, porém vazia, sem lançamento algum. Para que a planilha também seja excluída, selecione o próximo parâmetro.
Se você não marcá-lo, o sistema estornará os lançamentos contábeis ao invés de excluí-los. Neste caso, a vantagem é a segurança: nenhum lançamento registrado na Contabilidade será excluído - somente será estornado e a numeração se planilhas será sequencial, sem intervalos. A desvantagem é a enorme quantidade de lançamentos e estornos que será registrada na Contabilidade, se as alterações forem constantes.
- Exclui Planilha na Alteração do Documento
Marque este campo, para que a planilha seja excluída juntamente com todos os seus lançamentos. Se o campo anterior estiver marcado e esse não estiver, o sistema excluirá os lançamentos e manterá a planilha, que ficará vazia sem nenhum lançamento. Se os dois campos forem selecionados, o sistema excluirá os lançamentos e a planilha, sem deixar rastro na Contabilidade.
Se o campo anterior estiver desabilitado, este também estará, pois independentemente de sua escolha, não é possível manter os lançamentos sem as planilhas.
Na tela de registro de documentos, o sistema possui a opção de estornar documentos ao invés de excluí-los. Caso esta opção seja usada, o sistema manterá os lançamentos originais e fará os estornos contábeis, independente do que estiver definido nestes dois parâmetros.
- Contabilizar Previsão
Marque este campo para contabilizar uma previsão, transformando a previsão numa provisão.
Número do Documento
- Máscara
Informe a máscara do número do documento. Utilize o número nove (9) para definir a quantidade de dígitos que serão aceitos no registro de documentos. Se você não indicar o limite de dígitos para número de documentos, o sistema suportará números de documentos de até 15 dígitos.
- Atribui Tipo de Fatura ao Complemento
Selecione este campo, para que no registro de documentos, apareça preenchido o tipo de documento, de acordo com o que foi digitado no campo Complemento.
Observe o campo Código Reduzido, no cadastro de Tipos de Documentos. Este código será digitado ao lado do número do documento, de acordo com o tipo de documento que está sendo lançado. Para utilizar esta função, selecione este campo.
Exemplo: GR – Guia de Recolhimento / NF – Nota Fiscal.
- Código do Adiantamento a Fornecedores
Indique o código padrão de tipo.
Essa informação será útil ao sistema para que, ao lançar documento para qualquer fornecedor, o sistema possa identificar se existe adiantamento pendente para este fornecedor e avise ao usuário que o adiantamento deve ser regularizado.
Este tipo de documento deverá ter sido previamente cadastrado em Cadastros – Tipos de Documentos.
- Ramo de Fornecedor Para Adiantamento
Informe o ramo de fornecedor que será utilizado para adiantamentos diversos. Este Ramo deverá ter sido previamente cadastrado no item Cadastros - Ramo do Fornecedor e servirá como um curinga para registro de adiantamentos.
Preencha este campo apenas se sua empresa fizer adiantamentos para um fornecedor e faça a regularização com nota emitida por outro fornecedor. Ou seja: você pode fazer um adiantamento para a empresa Cooperativa dos Músicos e regularizar este adiantamento contra uma nota emitida pela empresa Banda Vitória Régia.
Para isto, o fornecedor Cooperativa dos Músicos deverá estar associado ao ramo Adiantamentos. Desta maneira, os adiantamentos feitos à cooperativa poderão ser regularizados com notas fiscais emitidas por qualquer fornecedor.
Se a sua empresa só permitir adiantamentos diretos aos fornecedores finais, deixe este campo em branco.
- Local de Emissão de Cheques
Indique o nome de sua cidade, para que o sistema possa imprimi-lo nos cheques. Este texto será utilizado no campo Local, de todos os cheques impressos pelo sistema.
- Tipo de Documento para CPMF
Selecione o tipo de documento para CPMF. Este tipo servirá para que o sistema registre, automaticamente, a CPMF sobre cada movimentação financeira gerada pelo Contas a Pagar.
Se você preferir registrar a CPMF diretamente no Controle Financeiro, na conciliação do extrato bancário, não preencha este campo.
Preencha este campo, para que a CPMF seja calculada, automaticamente, de acordo com o cadastro deste tributo, no item Impostos com Tabela de Retenção.
- Integrar com o Fiscall Flex
Marque este campo para habilitar a integração com o sistema Fiscall Flex. Se essa opção estiver habilitada, o campo Código NBS na guia Rateio da tela de Lançamento de Documentos será exibido para seleção.
Lançamento no Fiscall Flex por
- Documento
Marque este campo, para que os lançamentos fiscais realizados no sistema Fiscall Flex sejam realizados automaticamente, a cada lançamento de documento efetuado no CAP.
- Alterador para Variação Cambial
Clique na seta à direita do campo e informe o alterador de acréscimo e/ou decréscimo para a variação cambial.
Os alteradores são códigos que permitem acrescer ou decrescer o valor de um documento.