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Por meio deste subitem, realize a regularização ou o estorno/exclusão das regularizações dos adiantamentos cadastrados no sistema.
Os adiantamentos são, normalmente, regularizados no momento do lançamento do documento.
Se houver adiantamento pendente para um determinado cliente , o sistema mostra os adiantamentos pendentes na própria tela de registro de documentos, permitindo que a regularização dos adiantamentos seja feita, automaticamente, durante o registro do documento.
Utilize este item se, por algum motivo, o adiantamento não tiver sido regularizado no momento do lançamento do documento ou para excluir uma regularização feita indevidamente.
Você tem duas formas para desfazer a regularização:
1. Estornar –- Faz um lançamento contábil contrário ao da regularização e deixa o registro tanto da regularização, quanto do seu respectivo estorno.
2. Exclui – Exclui o lançamento da regularização, sem deixar rastro (o uso desta opção depende do parâmetro da Contabilidade, onde você define se o estorno é facultativo ou obrigatório).
Há três maneiras de trabalhar com adiantamentos. A seguir, a explicação de cada uma, para que você possa fazer sua escolha:
1) Front-Office
Os adiantamentos são lançados no Front-Office, diretamente na reserva que fará uso do adiantamento. Para trabalhar desta forma, será necessário cadastrar no Front-Office um tipo de débito e crédito, para registrar o adiantamento DP – Depósito, e um para devolvê-los, quando houver necessidade DV – Devolução de Depósito.
Se a conta do hóspede for menor ou igual ao depósito, todo o processo poderá ser liquidado no próprio Front-Office. O sistema só gerará contas a receber, se a conta do hóspede for maior que o valor depositado. Neste caso, será feita uma fatura com a diferença.
Vantagens: O adiantamento fica amarrado a uma reserva e só é gerado contas a receber se a conta for maior que o depósito e todo o controle de depósitos é feito no Front-Office.
Desvantagem: Só pode ser usado quando você sabe em qual reserva será utilizado o depósito.
2) CAR
Os adiantamentos são lançados e baixados no CAR, especificando-se o cliente que efetuou o depósito.
Estes adiantamentos podem ser regularizados no próprio sistema de Faturamento - após a geração e antes da emissão da fatura – com as faturas geradas.
Neste caso, apesar da nota fiscal do Front-Office chegar ao Faturamento com valor integral, o sistema pode “regularizar” esta fatura com um depósito, previamente, lançado no CAR e emitir fatura no valor líquido (nota do Front-Office – depósito).
Se a nota do Front-Office e o adiantamento forem do mesmo valor, esta operação de regularização será responsável, também, pela baixa do documento.
Se a regularização da fatura com o adiantamento não for realizada antes da emissão (impressão) da fatura, ainda será possível fazer a regularização da fatura com o adiantamento, por meio das seguintes opções:
CAR – Cobrança – Adiantamentos – Regulariza.
Vantagem: Não é necessário especificar a reserva para qual o adiantamento está sendo lançado, ou seja, você pode registrar um adiantamento recebido de uma empresa e usá-lo em diversas reservas.
Desvantagem: O departamento de faturamento precisará regularizar as faturas geradas com os adiantamentos, antes de emitir (imprimir) as faturas.
Obs.: Os adiantamentos feitos por um cliente, podem ser regularizados com faturas de outros clientes. Para obter maiores informações, consulte a guia Gerais I , campo Tipo de Cliente para Adiantamento.
3) Controle Financeiro
Você pode lançar adiantamentos que não possam ser identificados. Para isso, marque o campo Lançamento não Identificado, na opção Movimentação do sistema Financeiro. Os lançamentos marcados como “não identificados” no Financeiro, normalmente, referem-se à adiantamentos feitos por clientes que não notificaram o hotel. Neste caso, você deverá baixar o documento no Contas a Receber para, posteriormente, no Financeiro, fazer a regularização de lançamentos não identificados com baixas do CAR (duplicadas).
Para obter maiores informações, consulte a ajuda on-line do Controle Financeiro.
Vantagem: Não há necessidade de conhecer o cliente, para registrar o depósito.
Desvantagem: A cobrança, muitas vezes, chega a ser enviada para o cliente (gerando gastos com boletos e correio), por causa do desconhecimento da origem do depósito.
Para maiores informações, consultes os subitens abaixo: