O Rooming List é criado a partir da reserva do grupo. Trata-se de uma lista com o nome dos ocupantes de cada acomodação reservada para o grupo.
Esta lista é enviada pela agência ou empresa (cliente) responsável pelo grupo, para o departamento de reservas do hotel.
Em caso de apartamentos duplos ou triplos, o nome dos hóspedes que ocuparão a mesma UH vem definido nesta lista, para que assim, você possa definir quais UHs serão ocupadas por cada um dos hóspedes do grupo. Esta definição é o Rooming List.
Lembre-se que, após o Rooming List ser gerado, não será mais possível alterar a reserva do grupo. Todas as alterações que porventura tenham que ser feitas após a inclusão do Rooming List, terão que ser feitas individualmente, em cada uma das reservas individuais geradas a partir da reserva do grupo.
O Rooming List é de grande importância para a recepção. De posse dele, os recepcionistas terão maior facilidade e agilidade na hora do Check-in do Grupo.
Para gerar as Reservas Individuais a partir da Reserva do Grupo, acesse o item Recepção - Rooming List.
Após gerar as Reservas do Grupo, você tem duas opções:
1 - Criar Rooming List genérico - Neste caso, o sistema criará um Rooming List onde o sobrenome e o nome de todos os hóspedes será o mesmo utilizado pelo Grupo.
2 - Inserir as reservas individuais - Neste caso, você deverá indicar o tipo de hóspede, a cidade de origem, o idioma e, se desejar, o número da UH a ser ocupada. Estas informações serão solicitadas uma vez para cada hóspede do grupo.
Após completar todo o Rooming List do Grupo, ou criar o Rooming List Genérico, não se esqueça de teclar em Ok para validar as alterações realizadas.
Estando concluída a Geração das Reservas Individuais e a digitação do Rooming List detalhado ou a Criação do Genérico , as reservas individuais deste grupo já poderão ser consultadas por meio da tela de Consulta Geral de Reservas . A partir deste momento, qualquer alteração deverá ser feita individualmente, nas reservas individuais geradas à partir da reserva do grupo.
As alterações feitas na reserva do grupo não afetarão as reservas individuais já geradas.
Observe abaixo o exemplo de um Rooming List já pronto:
Observe que o grupo é representado na tela do Rooming List de forma hierárquica (Indentada).
O primeiro nível é o nome do Grupo. O segundo nível são os tipos de Acomodação. O terceiro nível são as Reservas (UHs) de cada tipo de Acomodação e o quarto e último nível são os Hóspedes de cada reserva (que ocuparão cada UH).
No exemplo acima, o grupo possui três configurações de acomodações:
Para dar manutenção ao Rooming List, clique com o botão esquerdo do mouse na linha que você desejar e em seguida, clique com o botão direito. Assim, para cada linha, o sistema possibilitará que você realize operações específicas permitidas para cada nível.
Note que, a operação deve ser exatamente essa, caso contrário, o sistema apresentará as operações disponíveis da última linha selecionada.
1. Nível Grupo
Se você estiver no nível Grupo, o sistema abrirá as seguintes possibilidades:
1.1. Gerar Todas as Reservas Individuais
Esta opção permite que o sistema gere todas as reservas individuais do grupo, uma vez que, no momento da digitação da reserva do grupo, as reservas individuais não são geradas.
Ao gerar as reservas do grupo, você possibilitará que as reservas possam ser consultadas individualmente por meio da opção Consulta Geral de Reservas .
1.2. Localizar Hóspedes
Esta opção permite que, você localize um hóspede dentro de uma reserva de grupo. Assim, após estabelecer os filtros de seleção, o sistema localizará o registro desejado e posicionará o cursor exatamente no nível da acomodação ocupada pelo hóspede em questão.
Esta opção é muito útil no caso de grupos muito grandes, onde seria pouco prático percorrer a tela na tentativa de localizar um hóspede.
1.3. Visualizar Todos os Hóspedes
Esta opção permite que o sistema "abra" todos os níveis da reserva, possibilitando assim, que você visualize todos os hóspedes em suas acomodações correspondentes.
2. Nível Acomodação
Se você estiver no nível Acomodação, o sistema abrirá as seguintes possibilidades:
2.1. Inserir Reserva
Esta opção permite que você registre individualmente todos os ocupantes das acomodações solicitadas. Neste caso, o sistema habilitará a tela Inserir Reserva , onde serão preenchidos os dados pessoais de cada ocupante de cada UH.
Note que, após inserir os dados de um hóspedes, a tela novamente será aberta, até que você registre individualmente todos os hóspedes da reserva de grupo.
2.2. Criar Rooming Genérico
Esta opção é útil para que você possa criar o Rooming List da reserva de grupo, mesmo que você ainda não tenha conhecimento dos dados individuais dos hóspedes. Assim, os mesmos serão identificados momentaneamente, com o nome e o sobrenome do grupo.
2.3. Criar e Gerar Rooming Genérico
Esta opção é útil quando você conhece os dados individuais dos hóspedes, pois será criado o Rooming List e as reservas individuais serão geradas.
2.4. Gerar Todas as Reservas Individuais
Esta opção permite que o sistema gere todas as reservas individuais do grupo, uma vez que, no momento da digitação da reserva do grupo, as reservas individuais não são geradas.
Ao gerar as reservas do grupo, você possibilitará que as reservas possam ser consultadas individualmente por meio da opção Consulta Geral de Reservas .
2.5. Copiar Rooming List da Acomodação
Esta opção copia os dados de hóspedes cadastrados, de uma acomodação para outra, ou seja, o sistema procura acomodações similares do grupo e abre uma tela, para que você selecione para qual acomodação você deseja copiar. Caso o sistema não abra a tela, significa que não existem acomodações de destino.
2.6. Alterações Programada.
Esta opção apresenta a tela de Alterações Programadas e permite que você programe alterações automáticas na reserva.
2.7. Marcar Todos p/Alterações Programadas
Marque esta opção, caso deseje que o sistema valide as alterações programadas, para todas as UHs do nível de acomodação marcado.
2.8. Desmarcar Todos p/Alterações Programadas
Marque esta opção, caso deseje que o sistema invalide as alterações programadas, para todas as UHs do nível de acomodação marcado.
3. Nível Reserva
Se você estiver no nível Reserva, o sistema abrirá as seguintes possibilidades:
3.1. Alterar Rooming
Esta opção permite que você altere o Rooming List. No entanto, se esta alteração for posterior à geração das reservas individuais, as informações inseridas nas mesmas irão se sobrepor aos dados do Rooming. Caso contrário, se as reservas individuais ainda não tiverem sido geradas, elas trarão os dados atualizados do Rooming List.
Esta alteração diz respeito apenas ao nível de acomodação indicado. Os níveis das demais acomodações permanecerão inalterados e, caso deseje alterá-los, repita o processo para cada um deles.
3.2. Excluir Rooming/Reserva Individual
Esta opção permite que você exclua o Rooming List e a reserva selecionada. No entanto, esta exclusão diz respeito apenas ao nível de acomodação selecionado. As reservas das demais acomodações permanecerão e, caso deseje excluí-las, repita o processo para cada uma delas.
3.3. Inserir Hóspede
Esta opção permite que você insira um hóspede no nível de acomodação selecionado, desde que o número máximo de hóspedes definidos na reserva para esta acomodação, ainda não tenha sido alcançado.
3.4. Gerar Reserva Individual
Esta opção permite que você gere individualmente a reserva do nível de acomodação selecionado.
3.5. Consultar Individual.
Esta opção permite que você consulte os dados da reserva do nível de acomodação selecionado.
4. Nível Hóspedes da Reserva
Se você estiver no nível Hóspedes da Reserva, o sistema abrirá as seguintes possibilidades:
4.1. Alterar Hóspede
Esta opção permite que você altere os dados individuais do hóspede selecionado.
4.2. Excluir Hóspede
Esta opção permite que você exclua o hóspede selecionado.
4.3. Transferir Para
Esta opção permite que você transfira um hóspede de uma UH para outra.
4.4. Trocar Com
Esta opção permite que você efetue a troca de UHs entre os hóspedes.