Dados Complementares | Outros Programas de Fidelidade
Nesta guia, digite os dados principais da reserva.
Preencha os seguintes campos:
Caso o hóspede venha por intermédio de uma agência ou empresa cadastrada no sistema, clique no botão Seleciona e estabeleça os parâmetros de consulta da empresa desejada.
Os clientes são cadastrados em Cadastros - Cliente - Cliente .
Caso esteja inserindo uma reserva particular (não associada à empresa), deixe este campo em branco.
Ao clicar neste campo ou teclar TAB após a indicação do cliente, o sistema apresenta os contratos cadastrados para o cliente selecionado no campo Cliente. Assim, dentre os contratos disponíveis, selecione aquele que deseja utilizar na reserva ou deixe o campo em branco e não associe nenhum contrato a esta reserva. Se o contrato selecionado possuir uma observação, esta será exibida no campo correspondente.
Os contratos que aparecerem em Verde estão com crédito liberado e os que aparecerem em vermelho estão com crédito bloqueado.
A indicação do contrato, serve para que a tarifa concedida ao cliente, assim como todas as outras condições, sejam aquelas que estão estabelecidas no contrato. Para visualizar os dados da tarifa praticada pelo contrato desejado, clique duas vezes sobre o nome da tarifa em questão na tela Contratos da Empresa. Quando a tarifa praticada pertencer a uma categoria, o sistema buscará pelas tarifas na faixa de datas de chegada e partida.
Caso não seja indicado o contrato, lembre-se que a reserva não poderá ser faturada. Para que a conta de uma reserva possa ser faturada, obrigatoriamente deve haver um contrato indicado na reserva.
Os contratos são cadastrados em Cadastros - Rate Management - Contrato .
Ao clicar neste campo ou teclar TAB após a indicação do contrato, o sistema abrirá a tela de contatos cadastrados para este cliente (Caso hajam contatos relacionados ao mesmo).
Note que você ainda pode, simplesmente, digitar um novo contato para este cliente. Neste caso, este contato será utilizado apenas para a reserva que está sendo digitada, não sendo inserido definitivamente no cadastro de contatos do cliente.
Ao selecionar o contato, o sistema automaticamente irá preencher os campos Telefone, E-mail e Fax.
Este campo será preenchido automaticamente pelo sistema, de acordo com o telefone do contato associado ao cliente e previamente cadastrado na guia Contatos do cadastro de clientes.
Note que você pode ainda, simplesmente digitar um novo telefone de contato. Neste caso, este telefone será utilizado apenas para a reserva que está sendo digitada, não sendo inserido definitivamente no cadastro do cliente.
Este campo será preenchido automaticamente pelo sistema, de acordo com o e-mail do contato associado ao cliente e previamente cadastrado na guia Contatos do cadastro de clientes.
Note que você pode ainda, simplesmente digitar um novo e-mail de contato. Neste caso, este e-mail será utilizado apenas para a reserva que está sendo digitada, não sendo inserido definitivamente no cadastro do cliente.
Este campo será preenchido automaticamente pelo sistema, de acordo com o número do fax do contato associado ao cliente e previamente cadastrado na guia Contatos do cadastro de clientes.
Note que você pode ainda, simplesmente digitar um novo número de fax de contato. Neste caso, este telefone será utilizado apenas para a reserva que está sendo digitada, não sendo inserido definitivamente no cadastro do cliente.
Clique no botão Seleciona e informe qual dos "postos de reservas" da empresa está fazendo a reserva em questão (caso seja uma reserva de empresa). O posto é o solicitante da reserva.
O postos de reserva são informados, quando a reserva é solicitada por um posto diferente daquele do qual faz parte a empresa que irá se hospedar no hotel. Esta informação é importante para a análise gerencial de produtividade das empresas e de seus respectivos postos de reservas.
Ex.: Empresa: American Express (Agência Central)
Posto: American Express posto FIAT (posto da AMEX dentro da FIAT).
O uso do "Posto de Reserva" possibilita ao departamento comercial do hotel, identificar qual a origem exata da reserva (Ex.: Amex - posto FIAT), independente do posto para onde serão faturadas as despesas do hóspede (Ex.: Amex – Central).
Caso o departamento comercial não tenha a necessidade de saber exatamente a origem da reserva, basta cadastrar por exemplo, a AMEX Posto FIAT, indicando o endereço de faturamento da AMEX Central. Neste caso, a AMEX posto FIAT deverá ser indicada no campo Cliente e o campo Posto deverá ficar em branco.
Obs: Os campo Cliente e Posto devem ser diferentes. Caso sejam iguais, basta preencher o campo Cliente.
Estada
Preencha esses campos, de acordo com as especificações de permanência do cliente no hotel.
Caso você tenha iniciado a reserva a partir da tela da disponibilidade, o sistema preencherá estes campos automaticamente com as datas indicadas na tela em questão.
Clique no Calendário e indique a data prevista de chegada do cliente. Após indicar a data inicial e clicar TAB, o sistema pulará para o campo Hora, para que seja indicada a hora prevista de chegada do hóspede.
Este campo é preenchido pelo sistema, de acordo com o horário definido como padrão no campo Hora Check-in, da guia Geral dos parâmetros do sistema. Altere, se necessário.
Clique novamente em TAB e o sistema pulará para o campo Noites.
Indique o número de pernoites que este cliente utilizará. Caso a reserva seja feita pela tela de Disponibilidade, o sistema preencherá este campo automaticamente de acordo com o intervalo de datas indicado.
Ao indicar neste campo o número de pernoites que o cliente deseja reservar, o sistema preencherá automaticamente o campo Partida.
Caso seja alterada a data de partida, o sistema alterará o número de pernoites e vice-versa.
Obs: Caso seja indicado nos parâmetros do sistema, que o número máximo de pernoites é, por exemplo 7, e você efetuar uma reserva para 11 dias, o sistema pedirá a confirmação deste período.
Este procedimento se dá, para evitar um erro de digitação e o comprometimento desnecessário da disponibilidade do hotel.
Este campo é preenchido automaticamente pelo sistema, de acordo com o número de pernoites informado no campo Noites.
Este campo é preenchido pelo sistema, de acordo com o horário definido como padrão para Check-out no campo Hora Check-out, da guia Geral dos parâmetros do sistema. Altere, se necessário.
Obs.: Caso o hóspede saia depois do horário previsto, o sistema avisará ao usuário para que não esqueça de cobrar o Late Check-out.
Informe a quantidade de adultos que farão parte da reserva. As Setas ao lado do campo alteram este número.
Informe a quantidade de Crianças de primeira faixa etária, que farão parte da reserva. As Setas ao lado do campo alteram este número.
A idade máxima para Criança 1 é definida na guia Geral dos parâmetros do sistema. Este campo somente estará disponível caso o parâmetro Possui Criança 1 tenha sido marcado.
Informe a quantidade de Crianças da segunda faixa etária, que farão parte da reserva. As Setas ao lado do campo alteram este número.
A idade máxima para Criança 2 é definida na guia Geral dos parâmetros do sistema. Este campo somente estará disponível caso o parâmetro Possui Criança 2 tenha sido marcado.
UH
Preencha estes campos, de acordo com o tipo de UH a ser reservado, o tipo de UH a ser cobrado e o número da UH, caso queira reservar uma UH específica para esta reserva.
Clique no botão Seleciona e informe o tipo de UH a ser ocupada pelo cliente.
As reservas que foram iniciadas na tela de Disponibilidade, já virão com esta informação preenchida. Neste caso, o tipo de UH será o mesmo da linha (de disponibilidade) na qual foram indicadas as datas de chegada e partida.
Este campo deve ser preenchido com o Tipo da UH cujo valor da tarifa será aplicado à reserva. Assim, o sistema sugere automaticamente que este campo seja preenchido com o mesmo Tipo de UH selecionado no campo Ocupado, pois, desta maneira, o cliente pagará o valor correspondente a UH na qual estará hospedado.
No entanto, você pode alocar um hóspede num determinado Tipo de UH e cobrar uma tarifa que corresponda a outro tipo de apartamento (Up-grade). Neste caso, clique no botão Seleciona e informe o Tipo de UH que será cobrado ao hóspede.
Clique no botão Seleciona e informe o número da UH a ser ocupada pelo cliente. Note que, o sistema apresentará apartamentos do Tipo de UH selecionado no campo Ocupado.
Obs.: Este campo não é obrigatório. Você só deverá preenchê-lo caso queira reservar uma UH específica.
Informações
Clique no botão Seleciona e informe o documento que se responsabilizará pela reserva. Os tipos de documento são cadastrados em Cadastros - Reserva - Documento .
Após indicar o tipo de documento de garantia da reserva, informe então, seu respectivo número.
A obrigatoriedade de preenchimento deste campo, depende do que foi determinado no campo Obriga número de documento do subitem Cadastros - Reserva - Documento .
Este campo deve ser preenchido, quando o documento de confirmação da reserva tiver um prazo de validade definido, como por exemplo, Cartões de Crédito.
A obrigatoriedade de preenchimento deste campo depende do que foi determinado no campo Obriga Data de Validade do subitem Cadastros - Reserva - Documento .
Caso o documento seja cartão de crédito, informe o código de segurança do cartão.
Marque este campo, caso a reserva garanta No-show. Caso esteja marcado, a reserva ficará com o status de confirmada até um dia após a data indicada no campo Chegada. Caso não esteja marcado, a reserva se manterá com o status de confirmada somente até o dia indicado no campo Chegada.
Clique no Calendário e selecione a data limite de confirmação da reserva. Ao determinar esta data, o sistema gera automaticamente uma reserva "a confirmar".
Caso esta data fique em branco e haja disponibilidade no hotel, o sistema entenderá que a reserva está confirmada.
Este campo permite que você relacione esta reserva individual a uma reserva de grupo previamente cadastrada. Neste caso, clique no botão (+) Seleciona Grupo e informe o grupo ao qual esta reserva será associada.
Caso esta reserva esteja associada a um grupo e você deseje desassociá-la, clique no botão (-) Desvincular Grupo.
As reservas de grupos são feitas por meio da opção Reserva - Grupo - Inserir ou por meio do botão Reserva de Grupo.
Preenchido pelo sistema, de acordo com a origem padrão indicada na guia Reserva dos parâmetros do sistema. Assim, caso alguma origem tenha sido associada à tarifa utilizada nesta reserva, esta origem será sugerida como padrão.
Em ambos os casos você poderá alterá-la. Para isso, clique no botão Seleciona e informe a origem da reserva que está sendo digitada.
As Origens são cadastradas em Cadastros - Reserva - Origem .
Ex.: Caso o cliente tenha contactado uma agência de viagens para tomar conhecimento do hotel, a origem seria a Agência. Um outro exemplo comum de Origens de Reserva é o Telemarketing.
O preenchimento da Origem permite que, posteriormente, o hotel possa gerar análises estatísticas por meio da ferramenta Business Intelligence e assim, investir mais efetivamente nas Origens que mais deram retorno em reservas para o hotel.
Preenchido pelo sistema, de acordo com o segmento padrão indicado na guia Reserva dos parâmetros do sistema. Caso algum segmento de mercado tenha sido associado à tarifa utilizada nesta reserva, este segmento será sugerido como padrão.
Em ambos os casos você poderá alterá-lo. Para isso, clique no botão Seleciona e informe o segmento de mercado da reserva que está sendo digitada.
A indicação do segmento de mercado permite que você tenha conhecimento, estatisticamente, por meio da quantidade de reservas efetuadas, qual o segmento de mercado que o hotel está atingindo com maior frequência.
Os segmentos são cadastrados em Cadastros - Reserva - Segmentos .
Preenchido automaticamente pelo sistema, de acordo com o meio de comunicação padrão indicado na guia Reserva dos parâmetros do sistema.
Para alterá-lo, clique no botão Seleciona e informe o meio de comunicação da reserva que está sendo digitada.
Os segmentos são cadastrados em Cadastros - Reserva - Meios de Comunicação .
Preenchido automaticamente pelo sistema, de acordo com o veículo de comunicação (meio por meio do qual o cliente obteve informações do hotel) padrão indicado na guia Reserva dos parâmetros do sistema.
Para alterá-lo, clique no botão Seleciona e informe o veículo de comunicação utilizado na reserva que está sendo digitada.
Os veículos de comunicação são cadastrados em Cadastros - Reserva – Veículos de Comunicação .
Clique no botão Observação para inserir alguma observação sobre a reserva que está sendo cadastrada.
As observações digitadas poderão ser visualizadas em várias telas, como por exemplo: Check-in, Consulta Geral de Hóspedes e Operação de Caixa.
Clique no botão Requerimentos para associar à reserva que está sendo digitada, determinados serviços extras que são oferecidos pelo hotel. Esses serviços são chamados Requerimentos.
Ao solicitar um serviço extra, o sistema exibirá a tela de requerimentos. Ao lado esquerdo da tela, serão exibidos os Requerimentos Possíveis. Com a seta para a direita, passe para o campo Requerimentos Selecionados e indique os serviços que o hóspede deseja solicitar.
Os serviços devem ser previamente cadastrados em Cadastros - Reserva - Tipo de Serviço e poderão ou não ser cobrados. Aqueles serviços que deverão ser cobrados, estarão associados a tipos de débito e crédito.
Para maiores informações sobre os tipos de serviços e as respectivas formas de cobrança, consulte Cadastros - Reserva - Tipo de Serviço .
