Esta subguia permite que você registre informações específicas dos hóspedes que ocuparão a UH. No caso de necessitar fazer uma alteração, dê um duplo clique em cima do hóspede que deseja alterar.
Clique no botão Inserir Hóspede, para abrir a tela onde serão inseridas as informações sobre o hóspede.
Caso deseje fazer uma reserva para um hóspede que já tenha se hospedado no hotel, utilize o recurso oferecido pelo botão Procura . Assim, o sistema permitirá que você selecione o hóspede desejado, economizando tempo no preenchimento da tela, uma vez que o sistema trará os dados já registrados para o hóspede nas reservas anteriores.
Preencha os seguintes campos:
Informe o último sobrenome do hóspede.
Obs.: Defina junto aos outros usuários, qual o padrão a ser seguido no caso de sobrenomes compostos, como por exemplo "Silva Filho". Os usuários deverão seguir o padrão que for definido para que as informações sejam inseridas de forma padronizada.
Informe o nome do hóspede. Caso o nome e o sobrenome já tenham sido usados em outra reserva para o mesmo período, o sistema pedirá a confirmação desta duplicidade.
Esta mensagem visa evitar "double booking" (duplicidade de registro de reservas iguais), caso o hóspede solicite duas vezes reserva para o mesmo período.
Além disto, caso o Sobrenome e o Nome digitados na reserva sejam iguais ou ao menos parecidos (foneticamente semelhantes), com algum registro que já exista no sistema (histórico de hóspedes), será exibida uma tela com as informações dos históricos dos hóspedes cujo nome e sobrenome assemelham-se ao nome e sobrenome que você está digitando.
Caso você identifique, dentre os históricos exibidos, algum que pertença ao hóspede cuja reserva está sendo digitada, clique em Ok para aproveitar as informações do histórico.
Obs.: O sistema também verificará se o hóspede está cadastrado no programa de Fidelidade. Caso o sistema encontre algum registro, contendo o nome e o sobrenome informado, você selecionará o desejado e aproveitará as informações já cadastradas, evitando a inclusão de um novo PESSOA na base de dados.
Isto fará com que a ficha do hóspede não precise ser preenchida a partir da segunda estada do hóspede no hotel, pois os dados podem ser aproveitados. Assim, ao digitar o sobrenome e o nome do hóspede na reserva, o sistema mostrará o histórico de todos os hóspedes que possuam este mesmo sobrenome e nome (ou que sejam foneticamente semelhantes), para que você possa aproveitar as informações e evitar duplicidade de registros no histórico de hóspedes.
Lembre-se que, se o hóspede para o qual estamos digitando a reserva já esteve alguma vez no hotel, o histórico está guardado no sistema e, portanto, deverá ser aproveitado. Caso não sejam aproveitados os dados registrados no histórico, o sistema gravará mais um registro no histórico de hóspedes, gerando duplicidade.
Ao identificar que o sobrenome e o nome digitados na reserva já existiam no histórico de hóspedes, o sistema abrirá uma tela mostrando os históricos dos hóspedes cujos nomes se assemelham ao que foi digitado.
Informe o e-mail do hóspede. O e-mail indicado neste campo é registrado na ficha de hóspedes.
Clique na seta à direita do campo e selecione o tipo de hóspede que está sendo cadastrado, de acordo com o perfil de cada um. Os tipos de hóspedes são cadastrados em Cadastros - Reserva - Tipos de Hóspedes .
Marque este campo, caso o hóspede tenha solicitado discrição em relação a sua presença no hotel. Assim, quando alguém ligar para o hotel ou se dirigir até a recepção o procurando, o usuário irá pesquisar na tela Consultas - Geral de Reservas e verá que este hóspede aparecerá numa cor diferenciada (selecionada por meio do botão Cor Hósp Incógnito, da guia Reserva , dos Parâmetros do Sistema) e com a palavra Inc (De Incógnito) ao lado de seu nome.
Toda vez que visualizar, na tela de consulta de reservas, um hóspede numa cor diferenciada, com a palavra Inc ao lado do seu nome, não forneça qualquer informação sobre ele, pois trata-se de um hóspede que deseja permanecer incógnito.
Marque este campo, caso o hóspede seja menor de idade.
Clique no botão Seleciona e informe a cidade de origem do hóspede.
Esta informação será utilizada na estatística de hóspedes por residência. Indicando a cidade, o sistema saberá automaticamente o estado e o país deste hóspede. Para cadastrar as cidades, utilize o sistema Global, opção Cadastros - Cidades.
Preenchido pelo sistema, de acordo com o estado referente à cidade de origem do hóspede.
Preenchido pelo sistema, de acordo com o país referente à cidade de origem do hóspede.
Clique no botão Seleciona e informe o idioma do hóspede. Os idiomas são cadastrados em Cadastros - Reserva - Idiomas .
No caso de hotéis que possuam correio de voz em diversos idiomas, o sistema acionará o idioma correto no correio de voz, de acordo com o idioma indicado. Caso o hotel não possua correio de voz, este campo será meramente informativo.
Selecione o tipo de tratamento verbal que o hotel dará ao hóspede. Isto permitirá um tratamento personalizado, para cada hóspede. Os tratamentos são cadastrados em Cadastros - Reserva - Tratamentos .
Informe o percentual da diária que será pago por esse hóspede.
Se a UH comporta 2 hóspedes, você pode definir que um hóspede pagará 30% da conta e o outro pagará 70%.
O padrão é que o primeiro hóspede seja responsável por 100% das diárias na conta. No entanto, altere, caso deseje dividir percentualmente a conta entre todos os hóspedes.
Obs: O total tem que ser de 100%.
Marque este campo, caso o hóspede solicite a utilização do cofre do hotel.
Caso deseje cobrar pelo uso do cofre, clique no botão Requerimentos, da guia Dados Principais, e selecione a opção Cofre, que deverá estar associada a um tipo de serviço.
Este campo é preenchido pelo sistema, de acordo com a data de chegada informada na reserva. No entanto, um dos hóspedes pode chegar depois dos demais hóspedes. Neste caso, clique no Calendário e informe a data de chegada deste hóspede.
Obs: Essa data de chegada do hóspede deve estar compreendida no período definido para a reserva.
Este campo é preenchido pelo sistema, de acordo com a data de partida informada na reserva. No entanto, um hóspede pode sair antes do término do período da reserva. Neste caso, clique no Calendário e informe a data de saída deste hóspede.
Obs: Essas datas devem estar compreendidas dentro do período definido nos campos da estada.
Clique na seta à direita do campo e informe o tipo etário do hóspede (Adulto, Criança1, Criança2, etc.). Estas Faixas Etárias são cadastrados em Cadastros - Reserva - Faixa Etária .
Informe o número do cartão de fidelidade, caso o hóspede esteja associado a algum programa.
Informe o modelo do veiculo do hóspede.
Informe a placa do veiculo do hóspede.
√ Após preencher todas as informações pertinentes ao hóspede, clique no botão Confirmar para que as informações sejam gravadas.
√ O sistema abrirá esta tela, onde são inseridos os nomes, 1 vez para cada hóspede da reserva. Assim, caso a reserva seja para três adultos, após a indicação dos dados do primeiro hóspede, o sistema abrirá a tela mais duas vezes, para que sejam inseridas as informações do segundo e terceiro hóspedes, respectivamente.
√ As informações referentes aos hóspedes adultos deverão ser obrigatoriamente preenchidas. Crianças, sejam da faixa etária 1 ou 2 não precisam ser cadastradas.
√ Após preencher as informações de todos os hóspedes, o sistema abrirá a tela Documento de Confirmação. Assim, selecione o tipo e informe o documento (número ou texto, de acordo com o tipo de documento informado) utilizado para confirmar a reserva.
√ Clique no botão Ok.
√ Para excluir um hóspede, clique no botão Excluir Hóspede.
√ Para confirmar a exclusão, clique em Sim. Para cancelar, clique em Não.
√ No caso de desejar fazer alguma alteração, dê um duplo clique em cima do nome do hóspede que deseja alterar.