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Este item permite inserir a reserva do Grupo, indicando-se a quantidade e configuração das UHs que farão parte do Grupo.
Preencha os seguintes campos:
Digite o nome do grupo. Lembre-se que o nome é a identificação do grupo, portanto o hotel deverá definir qual padrão de nomenclatura deverá ser utilizado para os grupos.
Sugere-se como padrão, que o nome do grupo seja composto do nome da empresa mais o dia e o mês da entrada.
Ex.: VARIG1503 - Trata-se do Grupo VARIG que entra no dia 15/03.
Clique no Calendário e indique a data prevista de chegada do grupo. Após indicar a data inicial e clicar TAB, o sistema pulará para o campo Hora, para que seja indicada a hora prevista de chegada do grupo.
Lembre-se que, caso o grupo seja composto por hóspedes com datas de entrada diferentes, a data de entrada do grupo deverá corresponder a data de entrada do primeiro hóspede do grupo a chegar ao hotel.
Este campo é preenchido pelo sistema, de acordo com o horário definido como padrão no campo Hora Check-in, da guia Geral dos parâmetros do sistema. Altere, se necessário.
Clique novamente em TAB e o sistema pulará para o campo Noites.
Indique o número de pernoites que este grupo utilizará. Caso a reserva seja feita pela tela de Disponibilidade, o sistema preencherá este campo automaticamente de acordo com o intervalo de datas indicado.
Ao indicar neste campo, o número de pernoites que o grupo deseja reservar, o sistema preencherá automaticamente o campo Partida.
Caso seja alterada a data de partida, o sistema alterará o número de Noites e vice-versa.
Obs.: Caso seja indicado nos parâmetros do sistema, que o número máximo de pernoites é, por exemplo 7, e você efetuar uma reserva para 11 dias, o sistema pedirá a confirmação deste período. Este procedimento se dá, para evitar um erro de digitação e o comprometimento desnecessário da disponibilidade do hotel.
Este campo é preenchido automaticamente pelo sistema, de acordo com o número de pernoites informado no campo Noites.
Lembre-se que, caso o grupo seja composto por hóspedes com datas de saída diferentes, a data de saída do grupo deverá corresponder à data de saída do último hóspede do grupo a deixar o hotel.
Este campo é preenchido pelo sistema, de acordo com o horário definido como padrão para Check-out no campo Hora Check-out, da guia Geral dos parâmetros do sistema. Altere, se necessário.
Obs.: Caso o grupo saia depois do horário previsto, o sistema avisará ao usuário para que não esqueça de cobrar o Late Check-out.
Clique no botão Seleciona e informe qual dos "postos de reservas" da empresa está fazendo a reserva em questão (caso seja uma reserva de empresa). O posto é quem solicitou a reserva.
O posto deve ser informado, nos casos de reservas solicitadas por "Postos de Reserva", quando o uso do hotel for feito por outra empresa diferente do posto. Esta informação será muito importante para a análise gerencial da produtividade das empresas e de seus respectivos postos de reservas.
Ex.: Empresa: American Express (Agência Central)
Posto: American Express posto FIAT (posto da AMEX dentro da FIAT)
O uso do "Posto de Reserva" possibilitará ao departamento comercial do hotel, identificar qual a origem exata da reserva (Ex.: Amex - posto FIAT), independente do posto para o qual serão faturadas as despesas do grupo (Ex.: Amex – Central).
Caso o departamento comercial não tenha a necessidade de saber exatamente a origem da reserva, basta cadastrar por exemplo, a AMEX Posto FIAT, indicando o endereço de faturamento da AMEX Central. Neste caso, a AMEX posto FIAT deverá ser indicada no campo Cliente e o campo Posto, deverá ficar em branco.
Obs.: Os campos Cliente e Posto devem ser diferentes. Caso sejam iguais, basta preencher o campo Cliente.
Caso o grupo venha por intermédio de uma agência ou empresa cadastrada no sistema, clique no botão Seleciona e estabeleça os parâmetros de consulta da empresa desejada.
Os clientes são cadastrados em Cadastros - Cliente - Cliente .
Caso esteja inserindo uma reserva particular (não associada à empresa), deixe este campo em branco.
Ao clicar neste campo ou teclar TAB após a indicação do cliente, o sistema apresenta os contratos cadastrados para o cliente selecionado no campo Cliente. Assim, dentre os contratos disponíveis, selecione aquele que deseja utilizar na reserva, ou deixe o campo em branco e não associe nenhum contrato a esta reserva.
Os contratos que aparecerem em Verde estão com crédito liberado e os que aparecerem em vermelho estão com crédito bloqueado.
A indicação do contrato, serve para que a tarifa concedida ao cliente, assim como todas as outras condições, sejam aquelas que estão estabelecidas no contrato. Para visualizar os dados da tarifa praticada pelo contrato desejado, clique duas vezes sobre o nome da tarifa em questão na tela Contratos da Empresa. Quando a tarifa praticada pertencer a uma categoria, o sistema buscará pelas tarifas na faixa de datas de chegada e partida.
Caso não seja indicado contrato, lembre-se que a reserva não poderá ser faturada. Para que a conta de uma reserva possa ser faturada, obrigatoriamente deve haver um contrato indicado na reserva.
Os contratos são cadastrados em Cadastros - Rate Management - Contrato .
Ao clicar neste campo ou teclar TAB após a indicação do contrato, o sistema abrirá a tela de contatos cadastrados para este cliente (Caso hajam contatos relacionados a esse cliente).
Note que você ainda pode, simplesmente, digitar um novo contato para este cliente. Neste caso, este contato será utilizado apenas para a reserva que está sendo digitada, não sendo inserido definitivamente no cadastro de contatos do cliente.
Este campo será preenchido automaticamente pelo sistema, de acordo com o telefone do contato associado ao cliente e previamente cadastrado na guia Contatos do cadastro de clientes.
Note que, você pode ainda, simplesmente digitar um novo telefone de contato. Neste caso, este telefone será utilizado apenas para a reserva que está sendo digitada, não sendo inserido definitivamente no cadastro de telefones do cliente.
Este campo será preenchido automaticamente pelo sistema, de acordo com o e-mail do contato associado ao cliente e previamente cadastrado na guia Contatos do cadastro de clientes.
Note que, você pode ainda, simplesmente digitar um novo endereço de e-mail de contato. Neste caso, este e-mail será utilizado apenas para a reserva que está sendo digitada, não sendo inserido definitivamente no cadastro do cliente.
Preenchido pelo sistema, de acordo com o usuário do Front responsável pelo cadastro do grupo.
Clique na seta à direita do campo e selecione o documento que se responsabilizará pela reserva do grupo. Os documentos são cadastrados em Cadastros - Reserva - Documento .
Após indicar o tipo de documento de garantia da reserva, informe então, seu respectivo número.
A obrigatoriedade de preenchimento deste campo depende do que foi determinado no campo Obriga número de documento do subitem Cadastros - Reserva - Documento .
Este campo deve ser preenchido quando o documento de confirmação da reserva tiver um prazo de validade definido, como por exemplo Cartões de Crédito.
A obrigatoriedade de preenchimento deste campo depende do que foi determinado no campo Obriga Data de Validade do subitem Cadastros - Reserva - Documento .
Marque este campo, caso a reserva garanta No-show. Caso esteja marcado, a reserva ficará com o status de confirmada até um dia após a data indicada no campo Chegada.
Caso não esteja marcado, a reserva se manterá com o status de confirmada somente até o dia indicado no campo Chegada.
Clique no Calendário e selecione a data limite de confirmação da reserva. Ao determinar esta data, o sistema gera automaticamente uma reserva "a confirmar".
Caso esta data fique em branco e haja disponibilidade no hotel, o sistema entenderá que a reserva está confirmada.
Clique na seta à direita do campo e selecione o tipo de pensão associado à tarifa utilizada para esta reserva.
Indique o tipo de ajuste que será usado na reserva.
Veja abaixo como funciona cada tipo de ajuste:
√ Não Ajusta - A diária permanecerá com o mesmo valor, desde a chegada até a saída. Caso a tarifa seja em outra moeda, o sistema converterá o valor em outra moeda para Reais no dia do check-in e este valor permanecerá até o check-out do grupo.
√ Ajusta Diariamente - A diária será ajustada diariamente, de acordo com a cotação da moeda a qual a tarifa estiver associada. No caso de tarifa em dólar, a cada auditoria, o sistema verificará a cotação do dólar e converterá para lançar a diária (em Reais) na conta do grupo.
√ Ajusta na Partida - A diária será lançada sempre com o valor do dia do Check-in, assim como na opção Não Ajusta. Porém, na emissão da Nota de Hospedagem do Check-out, o sistema calculará a diferença entre o valor de diárias já lançadas e a diária ao câmbio do Check-out. Essa diferença (Total de diárias ao câmbio do Check-out menos Total de diárias já lançadas na conta do Grupo), é a diferença de diária sugerida para lançamento.
Este campo, quando marcado, permitirá que durante a digitação de reserva de grupo, seja indicado que trata-se de uma reserva em tentativa.
As reservas em tentativa ficam registradas no sistema, porém, não comprometem a disponibilidade do hotel.
Clique na seta à direita do campo e selecione a origem da reserva.
As Origens são cadastradas em Cadastros - Reserva - Origem .
Clique no botão Seleciona e informe o segmento de mercado da reserva que está sendo digitada.
A indicação do segmento de mercado permite que você tenha conhecimento, estatisticamente, por meio da quantidade de reservas efetuadas, qual o segmento de mercado que o hotel está atingindo com maior frequência.
Os segmentos são cadastrados em Cadastros - Reserva - Segmentos .
Clique na seta à direita do campo e informe o meio de comunicação utilizado pelo cliente em questão, para fazer a reserva que está sendo digitada.
Os meios de comunicação são cadastrados em Cadastros - Reserva - Meios de Comunicação .
Clique na seta à direita do campo e selecione o veículo de comunicação por meio do qual o cliente em questão obteve as informações do hotel.
Os veículos de comunicação são cadastrados em Cadastros - Reserva – Veículos de Comunicação .
Este campo é muito importante para definir a forma como as contas do grupo serão organizadas e cobradas.
Ao fazer uma reserva de grupo, o sistema cria automaticamente duas contas para cada UH. Uma conta em nome do hóspede e outra em nome da empresa responsável pelo Grupo.
Caso você marque o campo Abre Master, o sistema criará uma terceira conta. Esta terceira conta será do tipo Conta de Grupo e terá o mesmo nome que foi indicado no campo Nome do Grupo. Esta conta de grupo servirá para concentrar todos os lançamentos das UHs do Grupo.
Você deve marcar o campo Abre Master, caso queira criar uma conta que possa receber lançamentos de todos as UHs do grupo.
Veja o exemplo abaixo para entender bem este campo:
A empresa CMNet Soluções pagará as diárias e as despesas de lavanderia dos hóspedes do Grupo CMNet.
No caso das diárias, a empresa CMNet Soluções deseja receber uma única conta (Master de grupo) , com todas as diárias de todas as UHs do Grupo CMNet.
No caso das despesas de Lavanderia, a empresa CMNet Soluções deseja que as contas estejam separadas e assinadas por cada um dos hóspedes.
Para atender à solicitação da empresa CMNet Soluções no exemplo acima, você deverá marcar o campo Abre Master. Ao marcar este campo, o sistema criará automaticamente uma conta (Master de grupo) chamada CMNet (Nome do grupo).
Cada UH do Grupo CMNet terá acesso a três contas:
1) A conta individual do hóspede
2) A conta individual a ser faturada para a empresa
3) A conta do grupo CMNet a ser faturada para a empresa
Ao direcionar as despesas, você deverá indicar que a Lavanderia deverá ser direcionada para a conta 2 e as diárias para a conta 3.
Selecione este campo, caso queria que o valor da diária NÃO apareça no cabeçalho da nota.
Clique no botão Seleciona e informe se a reserva que está sendo digitada está associada a algum evento previamente cadastrado no sistema.
Informe o código localizador da reserva. No caso de reservas resgatadas do CMNet, este campo será preenchido automaticamente.
Clique no botão Selecionar e informe, se for o caso, o pacote vinculado à reserva de grupo.
As observações que forem associadas ao grupo, servirão para todas as reservas efetivadas em seu nome. Caso deseje registrar observações específicas para algumas reservas do grupo, cadastre-as nas reservas individuais geradas a partir da reserva do grupo.
Clique no botão Observação para inserir alguma observação sobre a reserva que está sendo cadastrada. As observações digitadas poderão ser visualizadas em várias telas do sistema. Ex.: Check-in, Consulta Geral de Hóspedes, Operação de caixa e no relatório de check-ins.
Os requerimentos que forem associados à reserva de grupo, servirão para todo o grupo. Caso deseje associar requerimentos para apenas algumas reservas do grupo, faça isto nas reservas individuais geradas a partir da reserva do grupo.
Clique no botão Requerimentos para associar à reserva que você está digitando, determinados serviços extras que são oferecidos pelo hotel. Esses serviços são chamados Requerimentos.
Ao solicitar um serviço extra, o sistema exibirá a tela de requerimentos. Ao lado esquerdo da tela, serão exibidos os Requerimentos Possíveis. Com a seta para direita, passe para o campo Requerimentos Selecionados e indique os serviços que o grupo deseja solicitar.
Os serviços devem ser previamente cadastrados em Cadastros - Reserva - Tipo de Serviço e poderão ou não ser cobrados. Aqueles serviços que deverão ser cobrados estarão associados a tipos de débito e crédito.
Para maiores informações sobre os tipos de serviços e as respectivas formas de cobrança consulte Cadastros - Reserva - Tipo de Serviço .
Clique no botão Log Acomodação para visualizar as alterações que foram realizadas nas linhas de acomodações.
Clique no botão Log Reserva para visualizar as alterações já feitas nesta reserva.
Nesta tela você pode visualizar a data, o tipo de alteração, quem realizou a alteração, o que existia antes da alteração e o que foi inserido no campo alterado.
Clique no botão Anexos, para inclusão de arquivos.
Ao concluir a digitação ou alteração da reserva, clique no botão Ok e o sistema apresentará a tela Situação da Reserva.
Botões da tela Situação da Reserva:
Ao clicar no botão Slip o sistema abrirá a tela Caixa de Diálogo para Impressão do Slip de Reservas .
Este botão não tem funcionalidade para reservas de grupo.
Este botão não tem funcionalidade para reservas de grupo.
Este botão não tem funcionalidade para reservas de grupo.
Este botão não tem funcionalidade para reservas de grupo.
Este botão não tem funcionalidade para reservas de grupo.
Este botão não tem funcionalidade para reservas de grupo.
O botão Repetir abre uma nova tela de reservas já preenchida com as informações de chegada, partida, empresa, contrato, dados estatísticos etc, utilizadas na última reserva. Somente os dados do hóspede virão em branco.
Utilize este recurso, toda vez que você quiser fazer diversas reservas com as mesmas características.
O botão Conta é responsável pelo Direcionamento de Despesas e somente tem funcionalidade para reservas de grupo, quando o mesmo tem marcada a opção Abre Master ou então, está associado a uma empresa com um contrato que não esteja bloqueado.
Este botão não tem funcionalidade para reservas de grupo.
Clique no botão Sair para concluir definitivamente a reserva.
