Na sincronização de tarefas com o Exchange existente na área de trabalho do representante do Microsiga Protheus, Call Center (SIGATMK) e Faturamento (SIGAFAT) pode-se definir um horário de lembrete da tarefa, para facilitar a usabilidade, os campos necessários para definir o lembrete são preenchidos automaticamente, ao criar uma nova Tarefa. Esse recurso também é válido para a Agenda.

O Protheus contempla as seguintes funcionalidades na Workarea do representante, integradas ao Exchange versão 2007:

• Sincronização de Agenda:
  • Enviar as agendas criadas no Protheus para o Exchange.
  • Enviar atualizações/exclusões das agendas feitas no Protheus para o Exchange.
  • Enviar as atualizações/exclusões das agendas feitas no Outlook para o Protheus.

• Sincronização de Tarefas:
  • Enviar as tarefas criadas no Protheus para o Exchange.
  • Enviar atualizações/exclusões das tarefas feitas no Protheus para o Exchange.
  • Enviar as atualizações/exclusões das tarefas feitas no Outlook para o Protheus. 

Lembretes de Aniversário

Na rotina Tarefas existente na Área de Trabalho do Representante do Microsiga Protheus Call Center (SIGATMK) e Faturamento (SIGAFAT), é possível buscar as datas de aniversários dos contatos associados ao representante e gerar tarefas para cada aniversário de um contato. Essas tarefas podem ser sincronizadas com Exchange e, dessa forma, o representando recebe lembretes com os aniversários no Outlook. Só é possível incluir tarefas para clientes ou prospects.

Integração de Contatos

Para o representante ativo na Área de Trabalho são buscados os Clientes e Prospects associados. A partir deles são buscados os contatos associados (aos clientes e/ou prospects). Esses contatos são sincronizados com os contatos do Outlook, do representante.

Com a sincronização dos contatos, o representante recebe seus contatos do Protheus nos contatos do Outlook e, qualquer alteração realizada em um lado (Protheus ou Outlook) é repassada para o outro lado.

 Na integração dos endereços e telefones dos contatos são respeitados as seguintes regras:

1. Telefones dos tipos Comercial, Residencial, Fax Comercial, Fax Residencial e Celular que possuírem o campo Padrão=SIM.

2. Endereços dos tipos Comercial ou Residencial que possuirem o campo Padrão=SIM.

Integração Bidirecional

Agenda e Tarefas

Um agendamento ou tarefa deve estar associado, obrigatoriamente, com um cliente ou prospect e, opcionalmente, com um contato.

Na integração bidirecional, são inseridos no Protheus, os agendamentos e tarefas criados no Outlook. Os novos registros são criados sem a associação com a conta (cliente / prospect) e o usuário deve fazer esta associação posteriormente. Para facilitar a utilização, são criados filtros para exibir somente os registros pendentes de associar (registros sem cliente e prospect).

Contatos

Na integração bidirecional de contatos, são inseridos no Protheus os contatos criados no Outlook.

Um contato deve estar associado à uma conta (cliente / prospect). Para realizar a associação dos novos contatos importados do Outlook, é criada uma interface na Área de Trabalho do Representante, onde são exibidos todos os clientes e prospects do representante logado e todos os contatos importados pendente de associação. Nesta interface, o usuário pode fazer as associações necessárias nos contatos importados.

Sincronização Automática

Ao entrar na Área de Trabalho é solicitado ao usuário ativo o login e senha para Integração com Exchange e, enquanto a Área de Trabalho estiver aberta, o Sistema realiza a sincronização com o Exchange automaticamente (de acordo com configurações pré-definidas).

É feita a sincronização automática das seguintes entidades:

• Agendas.
• Tarefas.
• Contatos.