Processo de Viagens

Linha de Produto:	Informe a linha de produto.
Segmento:	Informe o segmento.
Módulo:	Informe o módulo.
Função:	Informe a função.
Situação/Requisito:	Informe a Situação que levou a manutenção ou o requisito quando se tratar de inovação. A informação a ser inclusa aqui pode ter origem na Story ou Issue.
Solução/Implementação:	Informe a solução/implementação.
Conversores e Parâmetros:	Informe os conversores/parâmetros.
Tickets relacionados:	Informe o(s) chamado(s) relacionado(s).
Requisito:	Informe o requisito relacionado.
Documento de Referência:	Informe o documento de referência relacionado.
Pacote:	Informe o [linkdopacote]

O objetivo do processo de viagens no módulo Financeiro do Protheus é oferecer um controle de gastos relacionados às viagens corporativas de uma empresa ou entidade. Para tanto, efetuamos o registro das solicitações de viagens, as compras de serviços, concessão de adiantamentos, prestação de contas, pagamento de fornecedores e faturamento destas viagens, quando necessário.

Abaixo detalhamos os componentes do processo de viagens:

Por conta da complexidade de políticas de viagens corporativas e as variações de regras entre empresas, o processo de viagens possui uma série de parametrizações. Estas estão concentradas no Assistente de Configurações (FINA691) e dividas em:

Avisos por e-mail
Dias de Retrocedência
Aprovador Padrão
Usa dias úteis ou corridos
Grupo de Acesso Padrão
Exportação Protheus/Reserve
Participante como aprovador
Usuário do Departamento de Viagens

Produto
Condição de Pagamento
TES de Entrada
TES de Saída
Antecipa o Faturamento

Prefixos dos títulos a pagar e receber
Tipos de título a pagar e receber
Naturezas dos títulos a pagar e receber
Natureza para os abonos a pagar e receber
Prefixo dos abonos
Dias de atraso
Cliente e loja padrões
Tipo de taxa utilizada - Cotação turismo, primeiro dia da viagem ou último dia da viagem
Moeda para o reembolso - Forte ou Original
Moeda para o adiantamento - Forte ou Original
Dias para vencimento dos títulos a pagar e receber

Dias máximo - prestação de contas em aberto
Quantidade máxima - prestações de contas em aberto
Adiantamento sem pernoite
Valor Fixo
Valor Diário
Natureza
Dias para previsão
Previsão de adiantamentos urgentes
Tipo de viagem - Nacional, Internacional ou Ambas
Tipo de Título
Prefixo de adiantamento solicitado com a viagem
Prefixo de adiantamento avulso
Data base do cálculo - Solicitação ou início da viagem
Conversão do Turismo - antes ou depois da geração do título

E-mails dos administradores
Centro de Custo de Rateio
Ambiente de interação com o Reserve
Integração com o Reserve - Desativado, Online, Schedule, Online e Schedule
Numeração de Viagens Internacionais
Numeração de Viagens Avulsas
Configuração de Aprovações

Aéreo
Hotel
Carro
Seguro
Rodoviários
Outros

Passageiro
Cliente
Data - com tolerância
Centro de Custo

Prefixo
Tito de título
Natureza
Fornecedor e Loja

É importante ressaltar que todas as alterações efetuadas neste assistente reflete diretamente nos parâmetros do Protheus (SX6).

Esta rotina é responsável pelo mapeamento das filiais do backoffice Protheus e com o ambiente Reserve, tais como seu usuário e senha de acesso para integração. Para mais informações, veja a página o manual desta integração aqui.

O grupo de acesso define as hierarquias de visualização dos dados de viagens dos colaboradores.

Por exemplo:

Temos os seguintes colaboradores da Empresa A:

João - Gerente
Paulo - Coordenador
Luciana - Analista de Sistemas
Ricardo - Analista de Sistemas

Existem dois grupos possíveis para configuração neste cenário:

1) João é o responsável do Grupo Departamento A, onde Paulo, Luciana e Ricardo são integrantes. Logo, João consegue visualizar as suas próprias viagens e as viagens que contém pelo menos um dos participantes do seu grupo;

2) Paulo é o responsável do Grupo Departamento A.1, onde Luciana e Ricardo são integrante. Paulo consegue visualizar as próprias viagens e as que contém pelo menos um dos dois participantes de seu grupo.

Os usuário configurados no parâmetro de Usuário do Departamento de Viagens possuem visualização total dos dados.

A Solicitação de Viagens (FINA666) é a rotina onde os colaboradores de uma empresa registram uma pedido de viagem.

Esta rotina contemplam apenas solicitações do Protheus. As viagens integradas com o Reserve não geram solicitação, pois são compradas e emitidas diretamente pelo selfbooking.

O viajante deve informar os dados de básicos da viagem, como origem e destino, datas de partida e chegada, cliente para atendimento (se houver) etc. no cabeçalho da sua solicitação.

Nos itens da viagem será possível selecionar e justificar/detalhar os seguintes serviços:

Vôo
Hotel
Carro
Rodoviário
Seguros
Outros

Estes itens de serviço são parametrizáveis e estão no Assistente de Configuração. Caso a empresa não ofereça algum destes itens em sua política, será possível omití-lo.

O item Outros é o único que não é necessário compra de serviço, logo solicitações somente com este serviço não passam pela etapa de conferência da solicitação. Este é necessário quando um colaborador deseja solicitar somente o adiantamento, pois irá fazer, por exemplo, uma visi

Para cada serviço deve ser informado o(s) Participante(s) e o(s) sua(s) respectiva(s) Entidade(s) de Custo(s).

Além disso, na aba Adiantamentos é possível marcar quais participantes receberão adiantamento. O valor calculado é uma previsão e exibido somente quando estiver configurado para o cálculo por valor da pernoite.

Quando parametrizadas para aprovação após a solicitação, será gerada um pendência de aprovação para o superior dos participantes. Caso contrário esta pode ser enviada para o departamento de viagens (diretamente após a solicitação ou em um segundo momento através da opção de envio) e a viagem será gerada automaticamente.

A rotina de Viagens (FINA665) possui todas as informações relacionadas às viagens já emitidas via selfbooking ou solicitação de viagem avulsa.

Uma viagem é composta:

Cabeçalho da viagem, que possui os dados de data de início e fim, origem e destino, cliente a ser atendido (quando aplicável) etc.

Na aba adiantamentos são listados os participantes e os adiantamentos solicitados para cada um deles.

Na aba da viagem propriamente dita temos a listagem de todos os pedidos efetuados.

Ao selecionar um item de pedido da viagem, é habilitado um contexto por serviço com os dados específicos de cada um deles, como por exemplo: Para vôo temos a Cia. Aérea, Localizador, Classe etc.; no caso de um hotel temos o Nome do Hotel, datas de check-in e check-out etc. O serviços possíveis são:

Vôo
Hotel
Carro
Rodoviário
Seguros
Outros

São exibidos também os Participantes e as Entidades de Custos relacionadas.

Uma viagem efetuada no Reserve, é integrada somente quando está emitida, ou seja, não é possível alterar os seus serviços no Protheus (datas, valores etc). Os únicos dados passíveis de edição são as Entidades de Custo. Para mais detalhes, consulte o manual da integração TOTVS X Reserve.

Já uma viagem gerada de uma Solicitação de Viagens do Protheus, deve ter os seus detalhes de serviços informados pelo departamento de viagens através da opção de Conferência, já que a solicitação é um pedido para a compra da viagem. Caso a aprovação esteja habilitada após a conferência, será gerada um pendência de aprovação para o superior dos participantes.

Uma viagem com todos os seus serviços e gastos devidamente pagos e prestados contas é elegível para faturamento. Este processo exibe os custos da viagem que podem ser repassados para o cliente, integral ou parcialmente, e gera um pedido de venda conta o cliente. Caso não seja aplicável para o segmento da empresa, este passo não é obrigatório.

A viagem possui os seguintes status mediante os seguintes processos:

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

Na Viagem (FINA665) ainda é possível solicitar complementos de adiantamentos. Caso um colaborador precise de mais dinheiro em uma viagem, esta solicitação pode ser efetuada selecionando a viagem a opção Adiantamento Avulso. Neste caso é gerada mais um adiantamento vinculado à viagem

Para mais informações acesse os manuais de integração TOTVS X Reserve e PCO X Reserve.