Processo de Viagens

Linha de Produto:	Informe a linha de produto.
Segmento:	Informe o segmento.
Módulo:	Informe o módulo.
Função:	Informe a função.
Situação/Requisito:	Informe a Situação que levou a manutenção ou o requisito quando se tratar de inovação. A informação a ser inclusa aqui pode ter origem na Story ou Issue.
Solução/Implementação:	Informe a solução/implementação.
Conversores e Parâmetros:	Informe os conversores/parâmetros.
Tickets relacionados:	Informe o(s) chamado(s) relacionado(s).
Requisito:	Informe o requisito relacionado.
Documento de Referência:	Informe o documento de referência relacionado.
Pacote:	Informe o [linkdopacote]

O objetivo do processo de viagens no módulo Financeiro do Protheus é oferecer um controle de gastos relacionados às viagens corporativas de uma empresa ou entidade. Para tanto, efetuamos o registro das solicitações de viagens, as compras de serviços, concessão de adiantamentos, prestação de contas, pagamento de fornecedores e faturamento destas viagens, quando necessário.

Abaixo detalhamos os componentes do processo de viagens:

Por conta da complexidade de políticas de viagens corporativas e as variações de regras entre empresas, o processo de viagens possui uma série de parametrizações. Estas estão concentradas no Assistente de Configurações (FINA691) e dividas em:

Avisos por e-mail
Dias de Retrocedência
Aprovador Padrão
Usa dias úteis ou corridos
Grupo de Acesso Padrão
Exportação Protheus/Reserve
Participante como aprovador
Usuário do Departamento de Viagens

Produto
Condição de Pagamento
TES de Entrada
TES de Saída
Antecipa o Faturamento

Prefixos dos títulos a pagar e receber
Tipos de título a pagar e receber
Naturezas dos títulos a pagar e receber
Natureza para os abonos a pagar e receber
Prefixo dos abonos
Dias de atraso
Cliente e loja padrões
Tipo de taxa utilizada - Cotação turismo, primeiro dia da viagem ou último dia da viagem
Moeda para o reembolso - Forte ou Original
Moeda para o adiantamento - Forte ou Original
Dias para vencimento dos títulos a pagar e receber

Dias máximo - prestação de contas em aberto
Quantidade máxima - prestações de contas em aberto
Adiantamento sem pernoite
Valor Fixo
Valor Diário
Natureza
Dias para previsão
Previsão de adiantamentos urgentes
Tipo de viagem - Nacional, Internacional ou Ambas
Tipo de Título
Prefixo de adiantamento solicitado com a viagem
Prefixo de adiantamento avulso
Data base do cálculo - Solicitação ou início da viagem
Conversão do Turismo - antes ou depois da geração do título

E-mails dos administradores
Centro de Custo de Rateio
Ambiente de interação com o Reserve
Integração com o Reserve - Desativado, Online, Schedule, Online e Schedule
Numeração de Viagens Internacionais
Numeração de Viagens Avulsas
Configuração de Aprovações

Aéreo
Hotel
Carro
Seguro
Rodoviários
Outros

Passageiro
Cliente
Data - com tolerância
Centro de Custo

Prefixo
Tito de título
Natureza
Fornecedor e Loja

É importante ressaltar que todas as alterações efetuadas neste assistente reflete diretamente nos parâmetros do Protheus (SX6).

Esta rotina é responsável pelo mapeamento das filiais do backoffice Protheus e com o ambiente Reserve, tais como seu usuário e senha de acesso para integração. Para mais informações, veja a página o manual desta integração aqui.

O grupo de acesso define as hierarquias de visualização dos dados de viagens dos colaboradores.

Por exemplo:

Temos os seguintes colaboradores da Empresa A:

João - Gerente
Paulo - Coordenador
Luciana - Analista de Sistemas
Ricardo - Analista de Sistemas

Existem dois grupos possíveis para configuração neste cenário:

1) João é o responsável do Grupo Departamento A, onde Paulo, Luciana e Ricardo são integrantes. Logo, João consegue visualizar as suas próprias viagens e as viagens que contém pelo menos um dos participantes do seu grupo;

2) Paulo é o responsável do Grupo Departamento A.1, onde Luciana e Ricardo são integrante. Paulo consegue visualizar as próprias viagens e as que contém pelo menos um dos dois participantes de seu grupo.

Os usuário configurados no parâmetro de Usuário do Departamento de Viagens possuem visualização total dos dados.

A Solicitação de Viagens (FINA666) é a rotina onde os colaboradores de uma empresa registram uma pedido de viagem.

Esta rotina contemplam apenas solicitações do Protheus. As viagens integradas com o Reserve não geram solicitação, pois são compradas e emitidas diretamente pelo selfbooking.

O viajante deve informar os dados de básicos da viagem, como origem e destino, datas de partida e chegada, cliente para atendimento (se houver) etc. no cabeçalho da sua solicitação.

Nos itens da viagem será possível selecionar e justificar/detalhar os seguintes serviços:

Vôo
Hotel
Carro
Rodoviário
Seguros
Outros

Estes itens de serviço são parametrizáveis e estão no Assistente de Configuração. Caso a empresa não ofereça algum destes itens em sua política, será possível omití-lo.

O item Outros é o único que não é necessário compra de serviço, logo solicitações somente com este serviço não passam pela etapa de conferência da solicitação. Este é necessário quando um colaborador deseja solicitar somente o adiantamento, pois irá fazer, por exemplo, uma visi

Para cada serviço deve ser informado o(s) Participante(s) e o(s) sua(s) respectiva(s) Entidade(s) de Custo(s).

Além disso, na aba Adiantamentos é possível marcar quais participantes receberão adiantamento. O valor calculado é uma previsão e exibido somente quando estiver configurado para o cálculo por valor da pernoite.

Quando parametrizadas para aprovação após a solicitação, será gerada um pendência de aprovação para o superior dos participantes. Caso contrário esta pode ser enviada para o departamento de viagens (diretamente após a solicitação ou em um segundo momento através da opção de envio) e a viagem será gerada automaticamente.

A rotina de Viagens (FINA665) possui todas as informações relacionadas às viagens já emitidas via selfbooking ou solicitação de viagem avulsa.

Uma viagem é composta:

Cabeçalho da viagem, que possui os dados de data de início e fim, origem e destino, cliente a ser atendido (quando aplicável) etc.

Na aba adiantamentos são listados os participantes e os adiantamentos solicitados para cada um deles.

Na aba da viagem propriamente dita temos a listagem de todos os pedidos efetuados.

Ao selecionar um item de pedido da viagem, é habilitado um contexto por serviço com os dados específicos de cada um deles, como por exemplo: Para vôo temos a Cia. Aérea, Localizador, Classe etc.; no caso de um hotel temos o Nome do Hotel, datas de check-in e check-out etc. O serviços possíveis são:

Vôo
Hotel
Carro
Rodoviário
Seguros
Outros

São exibidos também os Participantes e as Entidades de Custos relacionadas.

Uma viagem efetuada no Reserve, é integrada somente quando está emitida, ou seja, não é possível alterar os seus serviços no Protheus (datas, valores etc). Os únicos dados passíveis de edição são as Entidades de Custo. Para mais detalhes, consulte o manual da integração TOTVS X Reserve.

Já uma viagem gerada de uma Solicitação de Viagens do Protheus, deve ter os seus detalhes de serviços informados pelo departamento de viagens através da opção de Conferência, já que a solicitação é um pedido para a compra da viagem. Caso a aprovação esteja habilitada após a conferência, será gerada um pendência de aprovação para o superior dos participantes.

Uma viagem com todos os seus serviços e gastos devidamente pagos e prestados contas é elegível para faturamento. Este processo exibe os custos da viagem que podem ser repassados para o cliente, integral ou parcialmente, e gera um pedido de venda conta o cliente. Caso não seja aplicável para o segmento da empresa, este passo não é obrigatório.

Os Adiantamentos (FINA667) são os valores creditados aos colaboradores para cobrir os gastos de uma viagem, tais como alimentação, transporte, comunicação etc.

Estes valores são calculados através da configuração da política de viagens da empresa, podendo ser:

Valor Fixo: Este é o valor fixo concedido, normalmente para o valor de traslado.
Valor com e sem Pernoite: Quando a viagem possui período dentro do mesmo dia, é calculado o valor do adiantamento sem pernoite, caso extrapole uma diária, será calculado com o valor com pernoite
Outras moedas: Os valores em outras moedas são normalmente concedidos mediante crédito em traveller check ou compra de moeda. Para este caso o Protheus não faz o cálculo mas o valor do crédito deste adiantamento deve ser informado. As taxas de conversão da compra desta moeda para a moeda forte podem ser informadas antes ou depois da geração do título mediante configuração no Assistente de Configuração.
Por trecho

Na Viagem (FINA665) ainda é possível solicitar complementos de adiantamentos. Caso um colaborador precise de mais dinheiro em uma viagem, esta solicitação pode ser efetuada selecionando a viagem a opção Adiantamento Avulso. Neste caso é gerada mais um adiantamento vinculado à viagem.

As regras de geração de título, tais como Prefixo, Natureza, Data de Vencimento para adiantamentos normais e urgentes (aqueles solicitados fora da regra da política de antecedência) estão no Assistente de Configuração.

Os adiantamentos solicitados tanto via Reserve, Solicitação de Viagem ou Avulso não são aprovados em conjunto com a viagem e geram uma pendência para o superior do viajante, se configurado.

Com uma viagem em andamento ou após a sua conclusão, o viajante deve efetuar sua prestação de contas das despesas para a empresa.

Toda viagem, independente de possuir ou não um adiantamento, gera automaticamente um registro na rotina de Prestação de Contas (FINA677) vinculada à ela.

Uma prestação de contas possui os dados básicos de uma viagem, como o seu número, data de início e fim, local, cliente que foi atendido (se for aplicável), além das entidades de custos e percentual de faturamento contra o cliente (se o cliente for aplicável) etc.

O colaborador poderá informar item à item, os gastos que teve em sua viagem informando: despesa, local, valor (na moeda corrente ou em outra e sua taxa de conversão), quantidade, entidades de custos etc. Um anexo do comprovante pode ser incluso à despesa para auxílio da conferência do departamento de viagens.

Além disso, os adiantamentos são listados na prestação de contas e abatidos do valor total no rodapé da prestação de contas.

Os valores gastos, reembolsáveis e o saldo também são exibidos no rodapé, nas 3 moedas tratadas pelo Protheus: corrente, dólar e euro.

Uma prestação de contas só pode ser finalizada desde que todos os adiantamento vinculados à viagem, se houverem, estiverem pagos, ou seja, creditados ao colaborador. Isso previne que seja creditado um valor de reembolso indevido ao colaborador.

Todas as outras moedas são convertidas para dólar, uma vez que a operação mais comum é a de concessão de traveller checks em dólar para débito, crédito ou saque na moeda corrente de outros países. Por exemplo: Em uma despesa efetuada em rúpias, a taxa informada da transação do traveller check deve ser a de referência de conversão em dólar.

Uma vez finalizada e encaminhada para o departamento de viagens (após sua inclusão ou em momento posterior pela opção de envio para conferência), o departamento de viagens fará a conferência da prestação. Apesar do sistema já efetuar os cálculos dos valores reembolsáveis dos gastos através da regra de limites das despesas, se o conferente identificar algum item nos comprovantes que estão fora da política de viagens, o mesmo pode lançar os descontos neste momento e o valor a ser devolvido/reembolsado é atualizado.

Caso os passos de aprovação e/ou liberação para financeiro estiverem ativas, serão geradas pendências para o superior do viajante e para o financeiro/departamento de viagens respectivamente.

É possível também efetuar prestações de contas avulsas...

Para mais informações acesse os manuais de integração TOTVS X Reserve e PCO X Reserve.