Gestão de Licitações

O módulo de Gestão de Licitações atende a necessidade de compras do setor público e contempla o gerenciamento do Edital desde sua elaboração e seus andamentos até a escolha da melhor proposta que pode resultar em um Contrato, Pedido de Compras ou Ata do SRP (Sistema de Registro de Preços).

As principais vantagens que envolvem a utilização deste recurso são:

          Disponibilização das principais funcionalidades do processo de licitação conforme as leis 8666, 10520, RDC e RLC para a execução e o gerenciamento de cada fase do Edital. É possível personalizar            o fluxo de Licitação de acordo com a realidade de cada órgão público, respeitando sempre as Leis mencionadas.

          Controle de permissões para que seja informado o usuário ou grupo de usuários do sistema que podem realizar os andamentos do Edital, além da inclusão, visualização, alteração e exclusão de                documentos no seu banco de conhecimento.

Processos Licitatórios:

          Análise de Mercado

          O procedimento inicial para o setor público realizar uma compra é fazer uma pesquisa de preços no mercado estabelecendo um preço base para a licitação. Desta forma, estão disponíveis                          alguns métodos de avaliação para calcular o valor estimado de um produto ou lote. Os cálculos são feitos a partir do valor total de todos os participantes considerando os seguintes critérios

                      Média Global: média aritmética do valor total de todos os participantes.

                      Média maior/menor: média aritmética considerando apenas o maior e o menor valor total entre os participantes.

                      Maior: maior valor total entre os participantes.

                      Menor: menor valor total entre os participantes.

                      Informado: a rotina não considera os valores dos participantes para que o preenchimento do valor estimado seja feito manualmente.

           Observação: A rotina de Análise de Mercado também permite realizar a Geração do Edital que carrega automaticamente as informações sobre Lotes, Produtos, Participantes, Valores                                                      Estimados, Espécie, Regra da Licitação, Modalidade e Avaliação.

          Edital

          A inclusão do Edital pode ser realizada de forma manual ou automática (via Análise de Mercado) de acordo com as regras definidas no cadastro de Regras de Licitações. As principais informações            do Edital são: Código da Regra, Etapa Atual, Data e Hora (Recebimento de Propostas), Modalidade, Objeto do Edital, Produtos e Licitantes.

          Na rotina de Edital estão disponíveis os seguintes recursos:

                      Andamento: é feito de acordo com a configuração das etapas definidas no cadastro de Regras de Licitações. Para realizar o andamento de cada etapa é necessário que o usuário                                                            responsável por cada uma delas confirme os checklists atendendo os critérios da Legislação, de maneira que, o andamento do Edital prossiga para a próxima etapa somente                                                  quando todos os itens obrigatórios forem executados e, assim, será enviada uma mensagem, via workflow, da etapa atual para os participantes responsáveis.

                                            Importante: No andamento do Edital ainda é importante respeitar os prazos estipulados pela Legislação, pois, o avanço de etapas considera este critério. 

                      Etapas/Checklist: após a execução do andamento do Edital, esta opção disponibiliza uma consulta de históricos de cada etapa e possibilita identificar o responsável que efetuou a                                                                    marcação dos checklists e o andamento do Edital, bem como, o dia e a hora da ocorrência.

                      Impugnação: permite o lançamento das impugnações, mas, somente na etapa de Abertura dos Envelopes e, se o motivo da impugnação é pertinente, o Edital fica definido como                                                               impugnado e volta para elaboração. Caso contrário, ele segue para etapa de habilitação.

                      Questionamento: permite o lançamento dos questionamentos que podem ocorrer durante o processo licitatório depois da publicação. Após o lançamento das respostas do                                                                              questionamento, se uma delas for pertinente, o Edital pode ser revogado. Caso contrário, ele está apto para continuar nos próximos andamentos.

          Após habilitados os vencedores, o sistema possibilita a geração dos seguintes documentos

                    Contrato de Compra ou Venda – Integração com Gestão de Contratos.

                    Pedido de Compra ou Venda – Integração com Compras ou Faturamento.

                    Ata do SRP.

          Registro de Preço

          O Sistema de Registro de Preços (SRP) é o conjunto de procedimentos para registro formal de preços relativos a prestação de serviços e aquisição de bens para contratações futuras. Sua                        principal finalidade resulta nas vantagens oferecidas na administração e para os fornecedores:

                      Administração:  - Modernização e desburocratização dos processos de compras.

                                                  - Economia de recursos.

                                                  - Eliminação do problema de regulação dos estoques: utilização de espaços e produtos deteriorados.

                                                  - Viabilidade de compartilhamento do registro.

                                                  -  Mobilidade orçamentária – não é obrigatória a reserva orçamentária prévia.

                      Fornecedores:  - Expectativa de fornecimento de uma quantidade média periódica.

                                                - Evita despesas de participação em várias licitações.

          A Ata do Sistema de Registro de Preços (SRP) possibilita rapidez nas aquisições do processo de licitação com a eliminação de licitações contínuas de bens e serviços, burocracia do processo e                redução de custos com economia de recursos. Para isto, é possível administrar os seguintes itens:

                      Manutenção da Ata.

                      Órgãos Participantes.

                      Atualização de Saldos.

                      Repactuação de Preços.

Administração de Licitações

Administração de Licitações

A administração de Licitações é realizada por meio das informações apresentadas nos seguintes cadastros:

          Checklists

          Atende os critérios da Legislação de maneira que o andamento do Edital prossiga para a próxima etapa somente quando todos os itens obrigatórios forem executados. Eles podem ser                                customizados de acordo com a necessidade da empresa para assegurar também que processos internos sejam realizados.

          Editais X Parágrafo

          Cadastro de artigos ou parágrafos da Lei que tem influência direta com o Edital e que devem ser citados diretamente na sua formação.

          Permissões

          Permite informar para o usuário ou grupo de usuários do sistema os que podem dar andamento em uma determinada etapa do Edital, bem como, incluir, visualizar, alterar e excluir documentos no            banco de conhecimento.

          Órgãos

          Permite o cadastramento de todos os órgãos da administração que podem participar do processo licitatório. Quando for utilizado o SRP (Sistema de Registro de Preços), serão definidas as opções           relacionadas as caronas na ata e, consequentemente, poderão ser adicionados outros participantes.

          Participantes

          Nem todos os interessados no processo Licitatório estão cadastrados como fornecedores/clientes, assim, os participantes podem ser envolvidos em um pré-cadastro de fornecedores/clientes e,                somente, serão cadastrados se forem os vencedores da licitação.

          Fornecedores Habilitados

          Permite configurar a habilitação dos fornecedores de maneira que a fase de adjudicação do Edital seja realizada somente quando o fornecedor estiver credenciado e com todas as documentações            validadas. Desta forma, o sistema garante um controle maior dos fornecedores participantes do certame com mais segurança e confiabilidade do processo de licitação.

          Regras de Licitações

          Permite flexibilidade na configuração de fluxos do processo de licitação para atender as leis 8666, 10520, RLC e RDC, além, da possibilidade de complementar com os fluxos internos dos clientes.                Desta forma, todo gerenciamento e andamento do Edital é controlado por meio do código da regra de licitação vinculado a uma Lei.

                     Macrofluxo do processo

                     - Elaboração do Edital

                     - Código do Checklist

                     - Relação dos itens do checklist

                    Neste cadastro, a TOTVS disponibiliza a carga inicial das regras padrões, assim, ao acionar esta opção são inseridas automaticamente as seguintes regras:

                    001 – Normas gerais para licitações e contratos 8.666/93.

                    002 – Regulamento e Licitações de Contratos.

                    003 – Normas Gerais para o Pregão 10.520.

                    004 – Regime Diferenciado de Contratações.

                   Cada etapa do fluxo de licitações está vinculada a uma relação de checklists e, portanto, o Edital prosseguirá para a próxima etapa somente após a execução de todos os itens.

                   Modalidades

                   Configuração das etapas para a definição do fluxo de cada modalidade durante a execução do andamento do Edital.

                            Exemplo:

Exemplo:

Checklist

Corresponde a marcação dos atos administrativos e documentos que devem ser verificados.

Exemplo:

Integrações

Integrações

Gestão de Licitações e Compras

A integração com o módulo de Compras contempla a administração de informações atribuídas aos cadastros de Solicitantes, Compradores, Aprovadores, Grupos de Compras, Grupos de Aprovação, Solicitações de Compras, Pedidos de Compras etc.

Um dos grandes benefícios desta solução é o profissional de compras encontrar um fornecedor com o melhor preço, prazo e condição de pagamento diretamente do ERP TOTVS sem a necessidade de imprimir documentos e aprovações.

Gestão de Licitações e Faturamento

A integração contempla agilizar as funcionalidades acerca de processos que envolvem a geração de receita, emissão de documentos de saída, relacionamento com departamento Fiscal, emissão de faturas/duplicatas, geração de contas a receber, controle de orçamentos, carteira de pedidos etc.

Gestão de Licitações e Gestão de Contratos

A integração visa gerenciar os contratos de compras e vendas que a empresa mantém com seus fornecedores e clientes possibilitando controlar e acompanhar todos os processos de contratação de produtos e/ou serviços detalhando suas especificações.

COMPRASNET

Integração com o módulo do governo nacional COMPRASNET na elaboração e processamento de editais para modalidade do Pregão Eletrônico. Contempla as seguintes fases:

• Elaboração do Edital - ERP.
• Aprovação do Jurídico - ERP.
• Publicação e envio para o COMPRASNET - ERP.
• Confirmação de recebimento do XML - COMPRASNET.
• Andamento do Edital - COMPRASNET.
• Envio do Edital com os ganhadores - COMPRASNET.
• Atualização do Edital com os ganhadores - ERP.
• Contrato ou Pedido de Compra - ERP.

Configurações

Configurações

Antes de iniciar o processo de implantação preenchendo cadastros e realizando as movimentações, é importante considerar o conteúdo dos Parâmetros que configuram o módulo de Gestão de Licitações.

Parâmetros

Parâmetros

O sistema Microsiga Protheus^® utiliza em suas rotinas configurações padronizadas ou específicas chamadas de parâmetros. Ele é uma variável que atua como elemento chave na execução de determinados processamentos e, de acordo com seu conteúdo, é possível obter diferentes resultados.

Todas as variáveis são iniciadas pelo prefixo MV_ e agem sobre diversas operações, como por exemplo, o MV_JUROS que define um padrão para a taxa de financiamento negociada com os fornecedores durante a negociação do processo de cotação.

O módulo de Gestão de Licitações utiliza vários parâmetros, sendo que, alguns deles também são comuns a outros módulos e, caso sejam alterados, o novo conteúdo é considerado para todos os envolvidos.

Existem parâmetros que são apenas configurações genéricas, como: configuração de periféricos (impressoras), datas de abertura, nomenclaturas de moedas etc.

 Os parâmetros utilizados no módulo de Compras Públicas do Microsiga Protheus^® são:

I

I

N

N

R

R

T

T

Nota de Empenho

A rotina Nota de Empenho atende os critérios necessários para utilizar o documento nota de empenho no processo de despesas públicas que serve para oficializar o compromisso de pagamento da União com o Credor, conforme a Lei Orçamentária (nº 4.320 Art. 58 ao 70). Ela apresenta em uma única tela todas as informações de saldos empenhados, consumidos e disponíveis, as movimentações e a visualização dos documentos de Pedido de Compra, Documentos de Entrada e Documentos Hábeis.

As principais vantagens desta rotina contemplam os seguintes itens:

• Cadastro e gerenciamento de Notas de Empenho com uma visão das movimentações que utilizará o número da Nota de Empenho gerado pelo SIAFI, bem como, o detalhamento dos produtos envolvidos.
• Interação entre o módulo Gestão de Licitações e o Processo da Nota de Empenho.
• Inclusão manual da Nota de Empenho.
• Inclusão da Nota de Empenho via Edital.
• Sincronia das Solicitações de Compras do Edital com a ATA.
• Inclusão da Nota via Ata.
• Modalidade de Empenho.

Macrofluxo do processo

A rotina de Nota de Empenho também faz integração com o módulo Planejamento e Controle Orçamentário para que seja possível registrar os valores creditados e debitados da nota de empenho resultantes de sua inclusão e, também, de todas as movimentações de histórico.

Procedimentos

1. Ao acessar a rotina Nota de Empenho é exibido um browser com os seguintes campos:

• Filial.
• Cód. Nota de Empenho.
• Cód. Fornecedor.
• Desc. Fornecedor.
• Loja.
• Saldo Disponível.

Todos eles ficam organizados por ordem crescente em relação ao campo Cód. Nota de Empenho.

Exemplo:

1. Ao escolher uma destas opções, é exibida a tela da Nota de Empenho com as pastas Geral e Edital e com informações dispostas no Cabeçalho e nas grades de Produtos e de Histórico de Movimentações:

Cabeçalho

• Cód. Nota de Empenho: o código da Nota de Empenho deve ser inserido manualmente extraído do SIAFI.
• Cód. Fornecedor: se o código do fornecedor não for incluído de forma manual, virá automaticamente do Edital.
• Loja: se o número da loja não for incluído de forma manual, virá automaticamente do Edital.
• Desc. Fornecedor: se a descrição do fornecedor não for incluída de forma manual, virá automaticamente do Edital.
• Prazo de Execução: prazo estipulado para o vencimento da Nota de Empenho.
• Modalidade de Empenho: este campo será preenchido automaticamente com a opção Ordinária quando a Nota de Empenho for gerada a partir de um Edital resultante de um Pedido de Compra. Para as Notas de Empenho geradas a partir de um Contrato, o campo fica disponível para ser preenchido com as opções Global e Estimativa.
  • Nota Origem: este campo é utilizado no processo de anulação da Nota de Empenho ou pelo processo de Reforço.
  • Tipo de Empenho: apresenta as opções que categoriza o tipo da Nota de Empenho: Ordinário, Estimativo, Global, Reforço e Reempenho.
  • Cód. Anulação: informação referente ao código de exclusão gerado pelo SIAFI quando é feita uma anulação da Nota de Empenho.
  • Total Empenhado: soma dos valores empenhados por item.
  • Total Pedido: soma dos valores dos pedidos.
  • Total Disponível: soma dos valores disponíveis por item.
  • Edital: se não for uma inclusão manual, é preenchido automaticamente do Edital.
  • Núr. Processo: se não for uma inclusão manual, é preenchido automaticamente do Edital.
  • ATA SRP: se não for uma inclusão manual, é preenchido automaticamente do Edital.

  Grade de Produtos

  • Cód. Produto: código do produto.
  • Produto: descrição do produto.
  • Preço Unitário: preço unitário do produto.
  • Qnt. Empenhada: valor da quantidade empenhada do produto.
  • Qnt. Pedida: valor total dos pedidos de compra.
  • Qnt. Consumida: valor que foi consumido pelos Documentos de Entrada.
  • Qnt. Realizada: valor que foi realizado pelos Documentos Hábeis.
  • Saldo Disponível: valor disponível para a realização de Pedidos de Compra. Este saldo é a diferença do saldo disponível com a Qnt. Pedida.

  
  

  Grade de Histórico de Movimentações

  • Cód. Histórico: código sequencial do Histórico. É gerado a cada interação que as outras entidades terão com a Nota de Empenho.
  • Tipo de Documento: resulta em Pedido de Compras, Documento de Entrada e Documento Hábil.
  • Cód. Documento: este código é usado para fazer a busca do documento.
  • Observações: informações que contemplam a transação.

Inclusão da Nota de Empenho

Inclusão manual da Nota de Empenho

Ao incluir manualmente a Nota de Empenho, todos os campos do cabeçalho e da grade de Produtos estarão livres para edição, exceto os campos do Edital: Edital, Núr. Processo e ATA SRP.

Inclusão da Nota de Empenho via Edital

Para os casos em que não há uma ATA de Registro de Preço, no encerramento da etapa de Adjudicação e com o parâmetro MV_NOTAEMP habilitado, é exibida a tela de criação da Nota de Empenho com os campos do cabeçalho carregados (exceto o campo Cód. Nota de Empenho que deverá ser preenchido manualmente, conforme informação obtida pelo SIAFI), bem como, os itens da grade de Produtos. 

Se houver outras Filiais e Fornecedores diferentes envolvidos naquele Edital, são geradas as Notas de Empenhos separadas por Filial e por Fornecedor e todos os seus respectivos itens são carregados automaticamente nas Notas de Empenho geradas.

Inclusão da Nota via Ata

Quando o parâmetro MV_NOTAEMP estiver habilitado só é possível realizar reservas na ATA no valor total da somatória das solicitações de compras, ao invés da quantidade total licitada pelo Órgão Gerenciador. Desta forma, a opção de Geração da Nota de Empenho (disponível em Outras Ações) exibe os dados carregados das solicitações de compras vinculadas a ATA.

Exemplo

Mesmo que tenham sido registradas 500 unidades de um determinado produto para o Órgão Gerenciador, o sistema considera a quantidade planejada pelas solicitações de compra (neste caso 300 unidades). Assim, apenas 300 unidades estariam disponíveis para reserva e consumo. As outras 200 unidades, ficariam disponíveis após a inclusão de suas solicitações de compra e empenho.

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