Manual Operacional da Customização - Integração Office365

Pré-Requisitos / Parametrizações

Não se aplica.

Descrição do Processo

No TOTVS Educacional, por meio do menu Customização | Parâmetros Office365, o usuário poderá efetuar as parametrizações referente ao envio de e-mail automático. 

O usuário deverá efetuar as seguintes parametrizações:

• Enviar e-mail para alunos/professores já existentes na base de dados: O parâmetro será do tipo checkbox onde o usuário deverá selecionar o parâmetro para ativar o envio de e-mails.
• Tipo de e-mail: O parâmetro terá duas opções de escolha, sendo elas HTML e TXT, a customização permitirá a seleção apenas de um parâmetro. 
• Corpo do e-mail: Deverá ser informado o texto do e-mail a ser enviado.
• Tags disponíveis: Usuário poderá utilizar as Tags disponíveis para personalizar o texto de e-mail a ser enviado.
• E-mail remetente: Deverá informar o endereço de e-mail do remetente do e-mail. 
• Assunto do e-mail: Deverá informar o assunto do e-mail que os alunos/professores receberão. 

• Pré-requisitos / Parametrizações
  
  

Para geração de e-mail Google é necessário que usuário esteja logado no sistema na coligada SENAI e existir um cadastro para aluno ou professor.

• Descrição do processo

O processo de criação do e-mail Google ocorre de forma automática. Para alunos, é realizada a criação da conta no momento em que é efetuada uma matrícula em Disciplinas com o status igual ao informado no parâmetro "Situação de matricula para inclusão".  Para o professor, a criação ocorre ao associar o professor a uma filial no cadastros de Filiais do Professor.  Após a execução você terá acesso, na aba campos complementares, ao e-mail Google gerado para o novo usuário.

Caso o aluno ou o professor não esteja ativo na coligada SESI, o sistema também irá atualizar as informações do e-mail do cadastrado principal no momento em que é feito a comunicação das credenciais da conta Google, seja de forma automática ou manual.

Serão disponibilizados quatro meios para que o professor e aluno tenham acesso ao novo e-mail Google, sendo elas:

• • Envio de e-mail

Para aqueles alunos e professores que já tiverem um e-mail principal informado no seu cadastro e o parâmetro de comunicação automática estiver ativo para a filial, será enviado uma mensagem contendo as informações de e-mail Google e senha inicial.

• • Portal do aluno e professor

No menu do portal do aluno ou professor será apresentado um novo item de menu, "Classroom Google", que informa o e-mail Google e senha inicial, caso o usuário não deseje que apresente mais a mensagem bastará clicar na opção “Não apresentar novamente”.

• • Solicitação direta na secretaria

O aluno ou professor poderá solicitar na secretaria o e-mail Google e senha, de acordo com as regras da secretaria de cada regional, o atendente para ter acessos a esses dados basta acessar o cadastro do aluno ou professor no sistema ir na aba campos complementares e informar os valores de E-mail Google e Senha inicial para o solicitante. Lembrando que a senha informada no sistema é a inicial caso o aluno ou professor tenham modificado a senha na plataforma do Google esse novo valor não será salvo no SGE.

• • Relatórios disponibilizados pelo Regional

O regional poderá disponibilizar relatórios contendo as informações de e-mail Google e senha inicial através de consultas a tabela de campo complementares da tabela SALUNOCOMPL nos campos EMAILGOOGLE e SENHAGOOGLE e na tabela SPROFESSORCOMPL nos campos EMAILGOOGLE e SENHAGOOGLE.

• • Processo de comunicação das credenciais Google

O Processo de comunicação disponibilizados nas telas de Aluno, Professor e Turma/Disciplina realiza o envio de uma mensagem contendo as informações de e-mail Google e senha inicial para aqueles professores e alunos que contem um e-mail informado no seu cadastro. Esse processo também é responsável por atualizar o campo principal de e-mail nos cadastros de professor e aluno.

• Detalhamento do processo
  Ao acessar Totvs SGE, na aba de Currículo e Oferta clique em Aluno ou Professor.

No exemplo abaixo iremos demostrar o cadastro de um novo aluno, informe todos os dados necessários para o cadastro e clique em salvar.

Após informar todos os dados necessário para o cadastro do aluno e salvar o aluno, que já tenha matrícula em um curso da modalidade parametrizada na filial, a tela será apresentada já com as informações do novo e-mail Google.

Ao salvar o aluno que não é ativo na Coligada SESI, o sistema terá copiado o e-mail informado no campo E-mail para o campo complementar E-mail Legado, e vai substituir o e-mail que estava nesse campo pelo novo e-mail Google.

Se o aluno estiver ativo na coligada SESI, o sistema só irá salvar o novo e-mail Google no campo complementar “E-mail Google”.