Introdução

Quando o usuário necessita incluir documentos digitais do TOTVS Assinatura Eletrônica em determinado módulo, ele poderá utilizar este ícone e realizar a sua associação diretamente ao TOTVS Assinatura Eletrônica.

Desta forma, o RM está preparado, de forma global e customizada a receber a integração das assinaturas digitais através deste anexo.

Para consultar a documentação do TOTVS Assinatura Eletrônica, basta ir diretamente na visão e clicar no ícone TOTVS Assinatura Eletrônica como mostra a imagem abaixo:

Os arquivos incluídos são associados ao DataServer e a Chave do registro no qual foi aberto o Anexo, esta inclusão contêm os seguintes campos para serem informados: e enviados para o Portal do TOTVS Assinatura Eletrônica.

Aba Identificação

Ao cadastrar um documento novo utilizando o anexo na barra de ferramentas, poderemos cadastrar os destinatários e suas validações de processos.

Temos também a opção de visualizar o documento anexado, clicando no link "Visualizar".

O sistema só permitirá anexar um documento do tipo .pdf.

Aba Destinatários

Nesta etapa deveremos selecionar os e-mails dos usuários que deverão receber o documento para assinatura no TOTVS Sign. O RM permite um usuário ser assinante ou validador. O RM não irá permitir a inclusão do documento caso não tenha definido os destinatários. Da mesma forma, não é possível cadastrar um destinatário sem que se defina que o mesmo é validador ou assinante do documento. Na imagem abaixo, temos três e-mails, dois destes são assinantes e um está cadastrado como validador.

Para cadastrar um destinatário, devemos clicar no botão "Novo".

Nesta etapa, podemos inserir um ou vários e-mails separados por ponto e vírgula.

Podemos também fazer uma pesquisa por Cliente/Fornecedor. Somente clientes / fornecedores que possuem e-mail aparecerão nesta listagem. Sendo assim, basta selecionar o cliente /fornecedor e adicioná-lo à lista de destinatários.

  • Ao inserir o e-mail dos assinantes e validadores, imediatamente estes e-mails serão associados ao documento no portal TOTVS Sign.
  • Da mesma forma, ao excluir os e-mails nesta visão, os mesmos serão excluídos do Portal TOTVS Sign
  • É importante lembrar que estes usuários não precisam possuir uma conta ativa no portal TOTVS Sign, mas deverão usar o mesmo e-mail de cadastro para ter acesso ao documento.

Aba Validações

Nesta aba, deveremos selecionar quais processos que irão validar o status da assinatura eletrônica, ou seja, impedindo que os mesmos sejam efetivados caso o documento esteja ainda pendente de assinaturas.

Os processos listados acima se estiverem marcados, somente poderão ser efetivados quando todos os assinantes tenham concluído a sua assinatura. Ou seja, o status do documento está marcado como "finalizado".

Atualizando o status dos documentos

Existem duas formas de atualizar o status destes documentos que foram enviados ao TOTVS Sign. O parâmetro Atualizar situação das assinaturas dos documentos ao carregar a visão disponível em Parâmetros / Parâmetros Globais / Integração TOTVS SIGN irá controlar esse comportamento:

Independente do parâmetro, os status dos documentos sempre serão atualizados ao efetivar os contratos.

Exclusão de documentos

Para remover os documentos do RM e do TOTVS Assinatura Eletrônica, basta o usuário acessar o processo "Exclusão de documentos".

Este processo irá consultar o documento associado à action em específico e com isso, realizará sua exclusão nos dois sistemas. 

Importante: Quando o documento é excluído via processo, o sistema irá disparar e-mails para todas as partes envolvidas neste documento, alertando que o mesmo foi excluído. 

Visualização de documentos

Para visualizar um documento do TOTVS Assinatura Eletrônica e consultar seu status, basta clicar no link "Visualizar", na aba identificação:

Desta forma o sistema irá mostrar o documento e o seu status atual, se está pendente, finalizado ou rejeitado. Possibilitando salvar o mesmo em .PDF ou realizar uma impressão. Além de outros controles.