O processo de Integração TOTVS Assinatura Eletrônica permite que seja enviado para ser assinado eletronicamente um documento que represente o contrato do aluno no TOTVS Educacional.
Para acessar o processo de integração é necessário que RM esteja devidamente parametrizado, saiba mais clicando aqui. Para conhecer o TOTVS Assinatura Eletrônica clique aqui. |
Este processo estará disponível no menu do TOTVS Educacional e no anexo da visão do cadastro de contratos.
Ao executar o processo será validado se o usuário já realizou a autenticação no portal do TOTVS Assinatura Eletrônica através do RM, se ainda não, será exibido a tela para prosseguir com a autenticação. 
Após a autenticação o processo de Integração TOTVS Assinatura Eletrônica será exibido. A autenticação será solicitada uma única vez na mesma sessão do RM, ou seja, se o usuário fechar a aplicação do RM e entrar novamente a autenticação será solicitada. |
O usuário autenticado deverá possuir permissão no TOTVS Assinatura Eletrônica para enviar, excluir e consultar o status dos documentos, e também será necessário possuir permissão para criar novos usuários. Motivo: Como regra a assinatura do documento eletronicamente será realizada pelo responsável financeiro do contrato do aluno, portanto o processo de integração do TOTVS Educacional já realizará o cadastro do responsável financeiro como um usuário no TOTVS Assinatura Eletrônica ( internamente o usuário autenticado na execução do processo que executa a operação ). Quando isso ocorrer será enviado um e-mail para o responsável financeiro do contrato do aluno solicitando confirmação do e-mail cadastrado, e ao confirmar será solicitado a mudança da senha de acesso ao portal TOTVS Assinatura Eletrônica. O responsável financeiro do contrato deverá acessar o portal TOTVS Assinatura Eletrônica para executar a conferência e assinatura dos documentos enviados. |
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Conforme informado o processo poderá ser executado através da visão do cadastro de contrato ou através do menu principal. Acessando pela visão do cadastro de contratos será processado somente o(s) contrato(s). 
Acessando pelo menu principal a seleção dos contrato será realizada pelo filtro indicado. A utilização desta opção é recomendada nos caso de processamento de um volume maior de contratos, além de permitir que o processo seja agendado, e por exemplo, customize filtros que envie somente contratos ainda não assinados. 
Esta opção marcada indica que o documento informado será enviado para o TOTVS Assinatura Eletrônica 
Regras: | Informação |
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| Nome do Documento | Nome do documento que será enviado. Observação: O código do contrato será concatenado automaticamente ao nome do documento ao enviar. Por exemplo, para um contrato de código 1000, com um documento enviado com o nome: Contrato2021 => Será visualizado no TOTVS Assinatura Eletrônica com o nome assim: Contrato2021_1000 | | Origem | Indica a origem do documento a ser enviado, sendo: RM Reports => O documento será gerado pelo gerador do RM Reports utilizando o relatório informado. Arquivo PDF => Será informado um arquivo em PDF contendo o documento que será enviado. | | Validadores / Testemunha | E-mail das pessoas que irão participar do documento como um validador ou uma testemunha no TOTVS Assinatura Eletrônica. Observação: Caso o responsável pelo e-mail informado não esteja cadastro no TOTVS Assinatura Eletrônica, o mesmo recebera um e-mail com convite para se cadastrar na plataforma, no cadastro é importante que seja informado o mesmo e-mail indicado processo. | | Pré-visualização | Quando a origem for "RM Reports" será possível executar uma pré-visualização do documento, porém esta opção funciona somente quando o processo estiver sendo executado pela visão de contratos. |
Para identificar o e-mail do responsável financeiro como regra o processo primeiro identifica o responsável financeiro que está vinculado no contrato do aluno, caso não esteja preenchido, será considerado o responsável financeiro do cadastro do aluno. O responsável financeiro vinculado ao aluno ou contrato é um cliente cadastrado no RM, neste caso é importante que o cadastro do cliente tenha um e-mail válido configurado. |
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Esta opção marcada indica que o documento que esteja com o status "Pendente" será excluído no TOTVS Assinatura Eletrônica |
Permite atualizar o e-mail de um documento já envido. Exemplos: - O documento foi enviado para o e-mail do responsável financeiro, porem o e-mail estava errado (neste caso deve corrigir o e-mail no cadastro do cliente).
- Preciso adicionar um novo validador ou testemunha para o documento.
- Preciso trocar o validador ou testemunha
- Enviei o documento com validador e testemunha, mas não quero mais ter testemunha ou validador (deve deixa o campo sem preencher)
Para todos os cenário é necessário fazer o devidos ajustes e executar o processo novamente com a opção marcada. |
Para identificar se o contrato foi assinado é necessário executar o processo marcando esta opção. Ao executar o processo o RM consulta no TOTVS Assinatura Eletrônica se a assinatura do documento foi concluída (finalizado), caso positivo, o sistema atualiza o status do documento do RM e atualiza o contrato do aluno marcando a opção "Assinado" e preenchendo o campo "Data de assinatura" conforme a data da assinatura do documento eletronicamente. - O documento é considerado como "Finalizado" somente quando todos os envolvidos (assinantes, testemunhas ou validadores) assinarem.
- O documento pode ser rejeitado, neste caso mesmo que um dos participantes assine o documento ficara com status "Rejeitado".
- Se apenas alguns envolvidos com o documento assinarem, o documento ficará com o status "Assinado parcialmente"
- Quando um contrato possuir mais de um responsável financeiro todos deverão assinar o documento eletronicamente no TOTVS Assinatura Eletrônica, para este cenário será considerada como data de assinatura do contrato a data da ultima assinatura.
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Ao entrar neste processo o sistema executa uma validação conferindo se o usuário logado no RM está cadastrado no TOTVS Assinatura, se não estiver será apresentada uma tela que permite informar o CPF e ao confirma o usuário do RM será cadastrado automaticamente no TOTVS Assinatura. Toda a comunicação sempre será por e-mail neste caso é importante utilizar e-mails válidos no cadastro do usuário.
O TOTVS Assinatura Eletrônica é acessado por meio de um portal web, onde será gerenciado a preparação dos documentos, controlada as assinaturas e a disponibilização dos arquivos assinados (manifesto). Desse modo, o sistema reduz custos com papel, impressão e com a logística de envio e devolução de documentos, tornando sua empresa mais sustentável
Funcionamento do novo processo:
O processo que desenvolvemos no TOTVS Educacional permitirá envio de vários contratos simultaneamente para o TOTVS Assinatura (processo disponível na visão de contratos).
Todos os contratos selecionados na visão serão processados pelo processo de integração com o TOTVS Assinatura conforme a opção a ser selecionada no processo.
Opções:
Enviar documento: Um documento será enviado para cada contrato selecionado, podendo ser um documento físico do tipo PDF ou um documento proveniente do processamento de um relatório pré-definido.
Excluir documento: O processo vai executar a exclusão de um documento já enviado anteriormente e que não esteja com o status de finalizado.
Atualizar e-mail de assinantes/validadores/ testemunhas: Para esta opção o sistema vai considerar o e-mail informados no processo e atualizar o documento já enviado anteriormente (internamente será avaliado o e-mail do responsável financeiro também). Esta opção é utilizada quando atualizo o e-mail ou foi enviado para o e-mail errado.
Conferência da assinatura do documento: Esta opção realiza no TOTVS Assinatura a conferência do status do documento, se estiver finalizado o sistema marca o contrato como “Assinado”.
Todo documento enviado pelo processo do Educacional ficará disponível no anexo de integração com o TOTVS Sing (cadastro de globais) para possíveis conferências ou gerenciamento individual.
Implementação da integração do TOTVS Educacional com o TOTVS Assinatura Eletrônica possibilitando o envio de contratos para serem assinados digitalmente. Para que a integração funcione corretamente é necessário 1º Ter um ambiente montado com o TOTVS Assinatura Eletrônica funcionando e com as API de integração configuradas 2º No RM é necessário configurar em “Parâmetros Globais” na aba “Integração com TOTVS Sign” a “URL de autenticação” e “URL da API de integração” 3º O RM.Host.Exe tem que ser executado como administrador 4º No perfil do usuário habilitar permissão para o processo “Integração com TOTVS Assinatura Digital” (este processo está disponível no anexo dos processos de contrato) |
Veja Também
TOTVS Assinatura Eletrônica - Anexo Global
Configurando o RM para a Integração com TOTVS Sign
