O processo de Integração TOTVS Assinatura Eletrônica permite que seja enviado para ser assinado eletronicamente um documento que represente o contrato do aluno no TOTVS Educacional.

Para acessar o processo de integração é necessário que RM esteja devidamente parametrizado, saiba mais clicando aqui.

Para conhecer o TOTVS Assinatura Eletrônica clique aqui.

Este processo estará disponível no menu do TOTVS Educacional e no anexo da visão do cadastro de contratos.

Ao executar o processo será validado se o usuário já realizou a autenticação no portal do TOTVS Assinatura Eletrônica através do RM, se ainda não, será exibido a tela para prosseguir com a autenticação.

Após a autenticação o processo de Integração TOTVS Assinatura Eletrônica será exibido.

A autenticação será solicitada uma única vez na mesma sessão do RM, ou seja, se o usuário fechar a aplicação do RM e entrar novamente a autenticação será solicitada.

O usuário autenticado deverá possuir permissão no TOTVS Assinatura Eletrônica para enviar, excluir e consultar o status dos documentos, e também será necessário possuir permissão para criar novos usuários.

Motivo:

Como regra  a assinatura do documento eletronicamente será realizada pelo responsável financeiro do contrato do aluno, portanto o processo de integração do TOTVS Educacional já realizará o cadastro do responsável financeiro como um usuário no TOTVS Assinatura Eletrônica ( internamente o usuário autenticado na execução do processo que executa a operação ).

Quando isso ocorrer será enviado um  e-mail para o responsável financeiro do contrato do aluno solicitando confirmação do e-mail cadastrado, e ao confirmar será solicitado a mudança da senha de acesso ao portal TOTVS Assinatura Eletrônica.

O responsável financeiro do contrato deverá acessar o portal TOTVS Assinatura Eletrônica para executar a conferência e assinatura dos documentos enviados.

Conforme informado o processo poderá ser executado através da visão do cadastro de contrato ou através do menu principal.

Acessando pela visão do cadastro de contratos será processado somente o(s) contrato(s).

Acessando pelo menu principal a seleção dos contrato será realizada pelo filtro indicado.

A utilização desta opção é recomendada nos caso de processamento de um volume maior de contratos, além de permitir que o processo seja agendado, e por exemplo, customize filtros que envie somente contratos ainda não assinados.


Esta opção marcada indica que o documento informado será enviado para o TOTVS Assinatura Eletrônica

Regras:

Informação
Nome do Documento

Nome do documento que será enviado.

Observação:

O código do contrato será concatenado automaticamente ao nome do documento ao enviar.

Por exemplo, para um contrato de código 1000, com um documento enviado com o nome: Contrato2021

=> Será visualizado no TOTVS Assinatura Eletrônica com o nome assim: Contrato2021_1000

Origem

Indica a origem do documento a ser enviado, sendo:

RM Reports => O documento será gerado pelo gerador do RM Reports  utilizando o relatório informado.

Arquivo PDF => Será informado um arquivo em PDF contendo o documento que será enviado.

Validadores / Testemunha

E-mail das pessoas que irão participar do documento como um validador ou uma testemunha no TOTVS Assinatura Eletrônica.

Observação:

Caso o responsável pelo e-mail informado não esteja cadastro no TOTVS Assinatura Eletrônica, o mesmo recebera um e-mail com convite para se cadastrar na plataforma, no cadastro é importante que seja informado o mesmo e-mail indicado processo. 

Pré-visualizaçãoQuando a origem for "RM Reports" será possível executar uma pré-visualização do documento, porém esta opção funciona somente quando o processo estiver sendo executado pela visão de contratos. 

Para identificar o e-mail do responsável financeiro como regra o processo primeiro identifica o responsável financeiro que está vinculado no contrato do aluno, caso  não esteja preenchido, será considerado o responsável financeiro do cadastro do aluno.

O responsável financeiro vinculado ao aluno ou contrato é um cliente cadastrado no RM, neste caso é importante que o cadastro do cliente tenha um e-mail válido configurado.

Esta opção marcada indica que o documento que esteja com o status "Pendente" será excluído no TOTVS Assinatura Eletrônica

Permite atualizar o e-mail de um documento já envido.

Exemplos:

  • O documento foi enviado para o e-mail do responsável financeiro, porem o e-mail estava errado (neste caso deve corrigir o e-mail no cadastro do cliente). 
  • Preciso adicionar um novo validador ou testemunha para o documento.
  • Preciso trocar o validador ou testemunha
  • Enviei o documento com validador e testemunha, mas não quero mais ter testemunha ou validador (deve deixa o campo sem preencher)

Para todos os cenário é necessário fazer o devidos ajustes e executar o processo novamente com a opção marcada.

Para identificar se o contrato foi assinado é necessário executar o processo marcando esta opção.

Ao executar o processo o RM consulta no TOTVS Assinatura Eletrônica se a assinatura do documento foi concluída (finalizado), caso positivo, o sistema atualiza o status do documento do RM e atualiza o contrato do aluno marcando a opção "Assinado" e preenchendo o campo "Data de assinatura" conforme a data da assinatura do documento eletronicamente. 

  • O documento é considerado como "Finalizado" somente quando todos os envolvidos (assinantes, testemunhas ou validadores) assinarem.
  • O documento pode ser rejeitado, neste caso mesmo que um dos participantes assine o documento ficara com status "Rejeitado".
  • Se apenas alguns envolvidos com o documento assinarem, o documento ficará com o status "Assinado parcialmente"
  • Quando um contrato possuir mais de um responsável financeiro todos deverão assinar o documento eletronicamente no TOTVS Assinatura Eletrônica, para este cenário será considerada como data de assinatura do contrato a data da ultima assinatura.

Todo documento que foi integrado com o TOTVS Assinatura Eletrônica e enviado pelo processo do TOTVS Educacional poderão ser consultados através de um anexo disponível na visão dos cadastro de contratos do aluno ( TOTVS Assinatura Eletrônica - Anexo Global ).


Lembre de habilitar no perfil do usuário a permissão para o processo “Integração com TOTVS Assinatura Eletrônica"


 Veja Também

TOTVS Assinatura Eletrônica

TOTVS Assinatura Eletrônica - Anexo Global 

Configurando o RM para integrar com TOTVS Assinatura Eletrônica