Submeter propostas: A submissão de um projeto deve atender as seguintes condições;
Somente é submetido o projeto que tiver confirmação de veracidade de informação pelo usuário;
Somente é submetido o projeto com data de término de submissão vigente.
Após submetido, o projeto passa para o status (Em avaliação).
Após submissão da proposta para análise, seguirão as etapas:
*** Propostas de projetos para editais externos (projetos autônomos) não sofrerão as validações dos itens abaixo, pois não possuem vínculos com bolsas e não utilizarão recursos da instituição.
A) Viabilidade técnico-econômica:
- Validar disponibilidade:
Projeto NÃO viável, situação alterada para "Arquivado":
Inclusão de itens de almoxarifado que não possuíam disponibilidade.
O responsável pelo centro de custo não autorizou sua utilização.
Inclusão de itens de patrimônio e que não possuíam disponibilidade.
Para todos os casos, antes do arquivamento, poderá ser solicitada a reconsideração das informações do projeto. Todas as considerações e reconsiderações poderão ter o campo observação preenchido.
Projeto viável: Caso o projeto seja viável (não se enquadre como projeto não viável), o fluxo é encaminhado para a atividade de avaliação da proposta e distribuição.
Validações que poderão ser realizadas:
a) Itens em estoque: Se houverem itens de almoxarifado na proposta de projeto seguirá o seguinte fluxo:
1) Validar disponibilidade do almoxarifado: Assim que o "Resp. pelo almoxarifado" receber essa tarefa, deverá acessar o sistema (ERP) e verificar a disponibilidade dos itens. Se algum item não estiver disponível, deverá ser informada uma observação sobre a análise realizada e dar seguimento no fluxo para reconsideração pelo Coordenador ou arquivamento do projeto. Caso contrário, a tarefa deverá seguir o fluxo de liberação pelo responsável do Centro de Custo (item c).
2) Verificar liberação de centro de custo: Assim que o "Resp. pelo centro de custo" receber essa tarefa, ele deverá acessar o sistema (ERP) e verificar a disponibilidade do centro de custo para os itens. Se algum item não estiver disponível, deverá ser informada uma observação sobre a análise realizada e dar seguimento no fluxo para reconsideração pelo Coordenador ou arquivamento do projeto. Caso contrário, a tarefa deve seguir o fluxo para realização da reserva de estoque (item d). Se o fluxo for enviado para reconsideração do Coordenador, após sua reposta, ele retornará para validação novamente pelo responsável do almoxarifado.
3) Realizar reserva no estoque: Essa atividade retomará para o usuário que realizou a aprovação do almoxarifado, para efetuar reserva de estoque no sistema.
b) Equipamentos e instalações (Patrimônios): Se houverem itens de patrimônio na proposta de projeto seguirá o seguinte fluxo:
1) Aprovação de patrimônio: Assim que o "Resp. pelo patrimônio" receber essa tarefa, deverá verificar a disponibilidade do equipamento/instalação.
- Se algum item não estiver disponível, deverá ser informada uma observação sobre a análise realizada e dar seguimento no fluxo para reconsideração pelo Coordenador ou arquivamento do projeto. Caso contrário, a tarefa deverá seguir o fluxo para análise e avaliação do responsável pela área de conhecimento.
B) Avaliar currículo de coordenadores:
- A atividade é enviada para o responsável pela área de conhecimento definida na proposta para avaliação inicial da Proposta de Projeto solicitada.
- A avaliação do coordenador irá gerar um histórico e que poderá ser visualizado sempre nas etapas de avaliações de projeto.
- Será possível anexar na atividade arquivos como, por exemplo, o "Berema" (Documento interno da instituição para avaliação de coordenadores).
C) Distribuir propostas para responsável CNPq:
- Deverão ser selecionados os avaliadores para a realização da avaliação da proposta.
- Devem ser selecionados de 2 a 3 avaliadores.
- Deverá ser definido um prazo para avaliação. Caso o prazo exceda, não haja avaliação, a atividade retornará para o responsável pela área de conhecimento para alteração do prazo ou mudança de avaliador.
D) Avaliar propostas: Nessa atividade, os responsáveis realizam a avaliação do projeto e darão notas entre 0 e 10.
- O avaliador terá até a data limite, definido pelo responsável pela área de conhecimento, para a realização da avaliação. Caso a data limite para avaliação do projeto seja expirada, a tarefa é retornada para o responsável pela distribuição da tarefa.
- Além da avaliação do projeto, o avaliador deverá informar se recomenda o projeto ou não o projeto. Caso não recomende, deverá informar uma justificativa para a decisão.
Nota 1: Mesmo que o avaliador não recomende o projeto, as suas notas serão consideradas para cálculo de média da avaliação do projeto.
Nota 2: É exibido para o avaliador algumas informações relacionadas aos limites de bolsas do edital com o total dos projetos, para que o mesmo possa avaliar e decidir a aprovação, como:
· Tipo de bolsa pagamento (Pesquisa):
o Exibe a quantidade disponibilizada para o edital e a soma das bolsas de todos projetos para o edital em questão que já foram aprovados.
o Exibe o total de recurso (valores de bolsa R$) no edital para o projeto e o total de recuso de de bolsas solicitado no projeto corrente.
o Exibe o total de recurso (valores de bolsa R$) para o edital e a soma de recursos de bolsas de todos projetos para o edital em questão, que já foram aprovados.
Com esses valores, o avaliador poderá verificar/decidir a aprovação do projeto, caso os valores estejam abaixo ou acima do valor estipulado no edital.
E) Aprovar avaliações: Nessa atividade o responsável pela área CNPq irá verificar todas as avaliações para aprová-las ou reprová-las. Caso defina como reprovado deverá ser incluída uma justificativa para a ação.
Nota: A nota será considerada para cálculo da média de avaliação do projeto somente se for aprovada.
F) Gerar certificados: Nessa atividade será incluído um certificado para todos os avaliadores que realizaram a avaliação.
G) Realizar cálculos e classificação: Nessa etapa o sistema calcula as médias da proposta de projeto a atualiza os campos:
i. Média dos avaliadores: Campo calculado pela média obtida pelas notas aprovadas dos avaliadores.
ii. Nota do proponente (currículo do coordenador): Nota recebida pelo responsável pela área de conhecimento.
iii. Nota final do projeto: Soma das médias das notas dos avaliadores com a nota do responsável pela área de conhecimento, dividida pelo número de avaliadores com a nota aprovada mais o coordenador.
Cálculo para realizar a Média:
* Média do avaliador = Total das notas dos itens avaliados (Por nota) / Quantidade de itens avaliados (Por nota)
Exemplo: O Coordenador, cadastrou 3 itens a serem avaliados.
· O 1º Avaliador , concedeu as seguintes notas:
Item 1 = 9
Item 2 = 7
Item 3 = 5
Total: 21 / 3 = 7
Nota do 1º Avaliador = 7
· O 2º Avaliador, concedeu as seguintes notas:
Item 1 = 5
Item 2 = 4
Item 3 = 9
Total: 18 / 3 = 6
Nota do 2º Avaliador = 6
· Nota do responsável pela Área: 8
* Nota Final = ( Total das médias dos avaliadores com nota aprovada pelo coordenador da área + Nota do coordenador da área ) / Número de avaliadores com nota aprovada
Exemplificando:
Considerando 3 avaliadores com suas devidas notas aprovadas pelo coordenador da área:
(Méd. 1º Avaliador + Méd. 2º Avaliador + Nota Coordenador) / 3 Pessoas
7 6 8 / 3 = 7
Neste exemplo, a nota final do projeto foi: 7
Importante: As notas são lançadas no Fluig, com limitação de valores de 0 a 10. Devido a isso, a Nota máxima cadastrada no Edital tem que seguir a mesma estrutura.
H) A proposta de projeto é considerada "Aprovada", se a nota final for maior ou igual a nota mínima exigida pelo edital da proposta. Caso contrário o projeto é arquivado e a proposta que considerada como reprovada.
O motivo utilizado para o arquivamento do projeto é o mesmo parametrizado no TOTVS Educacional, como premissa de parâmetros para cadastro de uma proposta de pesquisa.
O Cancelamento do processo no Fluig: Caso o processo no Fluig seja cancelado, a proposta receberá o status de "Cancelada", mas não será excluída da base de dados do TOTVS Educacional.
Para visualizar o fluxo completo, segue abaixo o diagrama de atividades para ter uma visão mais clara do processo descrito.
