O processo de assinatura eletrônica no PVI consiste em enviar documentos para portais de assinatura digital, possibilitando a assinatura digital dos mesmos através destes portais. Hoje o PVI possui integração com o DocuSign e TOTVS Assinatura Digital.
| Importante: O PVI somente irá trabalhar com o DocuSign caso não exista integração com o TOTVS Assinatura Digital ativa. Se houver integração com o TOTVS Assinatura Digital, a integração com o DocuSign será desabilitada. |
Para que o TOTVS Assinatura Digital esteja disponível é necessário primeiro que o RM esteja parametrizado para tal. Sendo assim, após a sincronia deste serviço, ao acessar o menu de Propostas / Contrato: Assinatura Eletrônica,
Além disso, ao acessar a visão de assinatura eletrônica, devemos primeiro fazer login no portal TOTVS Assinatura, para que possamos enviar os documentos.
O PVI irá mostrar a tela de login assim que clicarmos na opção Contrato: Assinatura Eletrônica,
A visão de Contrato: Assinatura Eletrônica é uma visão que possibilitará ao corretor, gerenciar assinantes, documentos, bem como criar ou adicionar novas solicitações de assinaturas digitais ao TOTVS Assinatura Digital.
Solicitar Assinatura: Neste botão, iremos dar inicio ao processo da assinatura digital, como demonstrado abaixo:
A opção TOTVS Assinatura Digital ficará evidente através da tag TOTVSSign em azul. Que irá aparecer para seleção no primeiro passo "Proposta e Contrato":
Basta agora escolher as propostas / contratos, bem como documentos adicionais a serem disponibilizados para assinatura:
Neste caso foi selecionada uma minuta e também, dois documentos adicionais que serão enviados ao TOTVS Assinatura Digital.
Após esta etapa, ao clicar em próximo, deveremos incluir os assinantes responsáveis pelos documentos:
Neste exemplo, adicionamos dois assinantes para os documentos.
Na próxima tela iremos confirmar os documentos e clicar em concluir. Temos então uma Minuta e dois documentos anexos. Totalizando 3 documentos que deverão ser recebidos pelo TOTVS Assinatura Digital.
Ao clicar em concluir, os documentos serão enviados. Os assinantes receberão os e-mails e através deste deverão acessar o portal TOTVS Assinatura Digital para concluir suas assinaturas.
Ao concluir os documentos enviados, os assinantes ou validadores cadastrados no Empreendimento através do RM, irão receber o e-mail com o documento para efetuar a assinatura.
Mais informações sobre como cadastrar os assinantes, acesse o link: TAE no RM Empreendimentos.
Para realizar a consulta do status das assinaturas, basta acessar novamente o menu de Contrato: Assinatura Eletrônica. Após o primeiro envio, o sistema irá automaticamente redirecionar para este menu. Portanto, devido a sincronia dos documentos com o TOTVS Assinatura Digital o sistema poderá levar alguns segundos para carregar a tela.
Verifique que, para a proposta cujo documentos foram enviados, no menu de "Assinatura de documentos" os documentos serão listados como no exemplo abaixo:
Os campos desta região são:
Exemplo da tela de Assinantes, consultando o status do mesmo no TOTVS Assinatura Digital:
Além de consultar o status dos assinantes na tela a cima, também é possível incluir um novo assinante informando o nome e o e-mail conforme imagem a seguir.
Também é possível excluir um assinante específico do documento. Através do botão de lixeira que é apresentado ao lado da situação. O sistema não permite excluir todos os assinantes de um documento. Ao menos um assinante deve permanecer.
Conforme é mostrado em Assinantes automáticos, quando estiver um usuário cadastrado no TAE- Assinantes Automáticos, será possível visualizar na tela da imagem acima os usuários que tiveram sua assinatura automática.
Para visualizar a assinatura digital, adicionada ao documento, basta acessar novamente o menu de Contrato: Assinatura Eletrônica. Os documentos enviados utilizando o processo Solicitar Assinatura, serão listados na seção Assinatura de Documentos.
Navegue até o botão Visualizar.
Finalizando o clique sobre o botão, é possível visualizar o documento com sua Assinatura Digital (Devido a sincronia dos documentos com o TOTVS Assinatura Digital o sistema poderá levar alguns segundos para carregar a tela).
Importante:
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