ÍNDICE

  1. Visión general
  2. Ejemplo de utilización
  3. Pantalla XXX
    1. Otras acciones / Acciones relacionadas
  4. Pantalla XXX
    1. Principales campos y controles
  5. Tablas


01. VISIÓN GENERAL

Dar cumplimiento al artículo 36 del REGLAMENTO PARA APLICACIÓN LEY DE RÉGIMEN TRIBUTARIO INTERNO de Ecuador.

Art. 36.- Reembolso de gastos en el país.- No estarán sujetos a retención en la fuente los
reembolsos de gastos, cuando los comprobantes de venta sean emitidos a nombre del
intermediario, es decir, de la persona a favor de quien se hacen dichos reembolsos y
cumplan los requisitos establecidos en el Reglamento de Comprobantes de Venta y de
Retención. En el caso de gastos que no requieran de comprobantes de venta, los mismos
serán justificados con los documentos que corresponda, sin perjuicio de la excepción
establecida en este reglamento.

Los intermediarios efectuarán la respectiva retención en la fuente del impuesto a la renta
y del IVA cuando corresponda.

Para los intermediarios, los gastos efectuados para reembolso no constituyen gastos

propios ni el reembolso constituye ingreso propio; para el reembolsante el gasto es
deducible y el IVA pagado constituye crédito tributario.

Para obtener el reembolso el intermediario deberá emitir una factura por el reembolso de
gastos, en la cual se detallarán los comprobantes de venta motivo del reembolso, con la
especificación del RUC del emisor, número de la factura, valor neto e IVA y además se
adjuntarán los originales de tales comprobantes. Esta factura por el reembolso no dará
lugar a retenciones de renta ni de IVA. En el caso de que el intermediario del reembolso
sea un empleado en relación de dependencia del reembolsante, éste podrá emitir una la
liquidación de compra de bienes y prestación de servicios en sustitución de la factura por
el reembolso.

El pago por reembolso de gastos deberá estar sustentado en comprobantes de venta que
cumplan con los requisitos previstos en el Reglamento de Comprobantes de Venta y
Retención.


PROCEDIMIENTO DE IMPLANTACIÓN

  1. Se recomienda respaldar el repositorio de objetos (RPO) antes de aplicar el paquete de actualización (patch).

  2. Aplique el patch del issue, el cual contienen las siguientes rutinas:
    • MATA488.PRW
    • LOCXNF.PRW
    • LOCXEQU.PRW
    • M486XFUNEQ.PRW
    • GERXMLA1.PRW

  3. Revisar la configuración de Campos y Catálogos necesarios para transmisión electrónica: DMINA-4085_Facturación_Electrónica_ECU
  4. Configurar los campos indicados en la sección 05. Diccionario de Datos.
  5. Actualizar el archivo de configuración FATSECU.INI 
  6. Actualizar el archivo de configuración EQUATF.INI 



02. EJEMPLO DE UTILIZACIÓN

Configuraciones Previas:


Catálogos – Tabla 2, Tabla 4 y Tabla 26

  1. El documento “Ficha Técnica Transaccional Simplificado ATS” contiene los siguientes catálogos necesarios para el proceso de Reembolsos:
    1. Tabla 2 - Tipo Identificación.
    2. Tabla 4 - Tipos Comprobantes Autorizados.

      Bajar última versión del documento de la siguiente pagina:
      https://www.sri.gob.ec/formularios-e-instructivos1

  2. El documento “FICHA TECNICA COMPROBANTES ELECTRÓNICOS ESQUEMA OFFLINE” contiene los siguientes catálogos necesarios para el proceso de Reembolsos:
    1. Tabla 26 - Tipo Proveedor Reembolso.

      Bajar última versión del documento de la siguiente pagina:
      https://www.sri.gob.ec/web/intersri/facturacion-electronica#informaci%C3%B3n


Actualización de Catálogos

  1. En el módulo Facturación (SIGAFAT) desde el menú Actualizaciones | Archivos | Definición de Catálogos (FISA812)
    1. Obtener los campos de la Tabla 2 y asignarlos al catálogo S002
      Agregar el campo Equivalenc – Equivalencia Compras (Tipo= Carácter y Tamaño 2). 03. Configure la pantalla a) Catálogo 
    2. Obtener los campos de la Tabla 4 y asignarlos al catálogo S004
      Agregar el campo Equivalenc – Equivalencia Compras (Tipo= Carácter y Tamaño 3). 03. Configure la pantalla b) Catálogo 
    3. Obtener los campos de la Tabla 26 y asignarlos al catálogo S026 03. Configure la pantalla c) Catálogo 

  2.  En el módulo Facturación (SIGAFAT) desde el menú Actualizaciones | Archivos | Mantenimiento de Catálogos (FISA812)

  3. Asignar valores al catálogo S002 con los valores correspondientes a la Tabla 2.  03. Configure la pantalla d) Catálogo  

    1. Asignar equivalencias para el tipo de identificación:

      - 04 en ventas equivale a 01 en compras
      - 05 en ventas equivale a 02 en compras
      - 06 en ventas equivale a 03 en compras

      NOTA: si no hay equivalencia dejar vacío el campo Equivalenc.

  4. Asignar valores al catálogo S004 con los valores correspondientes a la Tabla 4.  03. Configure la pantalla e) Catálogo 

    1. Asignar equivalencias para el tipo de comprobante.

      NOTA: si no hay equivalencia dejar vacío el campo Equivalenc.

  5. Asignar valores al catálogo S026 con los valores correspondientes a la Tabla 26.  03. Configure la pantalla f) Catálogo


Configuraciones Generales

  1. Impuestos Variables
    1. En el módulo Facturación (SIGAFAT) desde el menú  Actualizaciones | Archivos | Impuestos Variables (MATA995)
    2. Asignar el impuesto variable.
  2. Tipos de Entradas y Salidas
    1. En el módulo Facturación (SIGAFAT) desde el menú  Actualizaciones | Archivos | Tipos de Entrada y Salida (MATA080)
    2. Configurar la TES.
  3. Control de Formularios
    1. En el módulo Facturación (SIGAFAT) desde el menú Actualizaciones | Archivos | Control Formularios (MATA992)
    2. Configurar la serie y asignar el Código de punto de emisión y el código de Establecimiento.
  4. Modalidades
    1. En el módulo Facturación (SIGAFAT) desde el menú  Actualizaciones | Archivos | Modalidades (MATA360)
    2. Configurar una modalidad
  5. Condición de Pago
    1. En el módulo Facturación (SIGAFAT) desde el menú  Actualizaciones | Archivos | Condición de Pago (MATA360)
    2. Configurar una Condición de Pago
  6. Cliente
    1. En el módulo Facturación (SIGAFAT) desde el menú  Actualizaciones | Archivos | Clientes (MATA030).  03. Configure la pantalla g) Clientes
    2. Para documentos de Salida utilizar los Tipos de documento  Tipo. Doc = 04 – RUC , 05 - Cedula o 06 – Pasaporte
    3. Complemento del Cliente asignar la forma de Pago
  7. Proveedor
    1. En el módulo Facturación (SIGAFAT) desde el menú Actualizaciones | Archivos | Proveedores (MATA020)  03. Configure la pantalla h) Proveedor
    2. Para documentos de Entrada utilizar los Tipos de documento  Tipo. Doc = 01 – RUC , 02 - Cedula o 03 – Pasaporte
    3. Relacionar al proveedor con el Cliente que se utilizará en la factura de reembolso.
  8. Productos
    1. En el módulo Facturación (SIGAFAT) desde el menú Actualizaciones | Archivos | Productos (MATA010)
    2. Configurar Producto


Pasos para validación del proceso:


Factura de Reembolso

  1. En el módulo Facturación (SIGAFAT) desde el menú Actualizaciones | Facturación | Facturaciones (MATA467N). 04. Pantalla de Prueba 4.1  
    La información obligatoria para generar una reembolso es la siguiente:
  2. En el menú "Otras Acciones" seleccionar la opción "Reembolso". 04. Pantalla de Prueba 4.2  
    1. Llenar los campos que se solicitan en la pantalla de reembolso (Todos los campos del reembolso son obligatorios).
      • Tipo doc. Id = Asignar 04- RUC, 05-Cedula o 06 Pasaporte. Catálogo S002 -Tipo Comprobante
      • Identificación = Número RUC
      • Tipo Proveedor = 01 – Para persona Natural o 02 – para Sociedad. Catálogo S026 -Tipo Comprobante
      • Tipo Comprobante =Seleccionar de Catálogo S004 -Tipo Comprobante
      • Establecimiento = Asignar los 3 dígitos del establecimiento
      • Punto Emisión = Asignar los 3 dígitos del punto de emisión
      • Número Comprobante = Asignar número de comprobante
      • Número Autorización = Asignar número de autorización
      • TES = Asignar el TES para calcular los impuestos
      • Valor = Asignar el valor del reembolso
      • Impuesto = Valor del impuesto relacionado a el TES. (llenado automático)
      • Total = Valor + impuesto. (llenado automático)
      • Total Reembolso = Suma del campo "Total" de todos los Ítems. (llenado automático)

        NOTA: El valor total del reembolso debe ser igual al valor total de la factura.

    2. El Impuesto y el Total se calculan de forma automática en base a la TES seleccionada.  04. Pantalla de Prueba 4.3 

    3. El Total Reembolso se calcula automáticamente.

    4. Después de asignar información a los reembolsos dar clic en el botón “Confirmar” y “Finalizar”

      Si se desea modificar los la información de los reembolsos acceder nuevamente al menú “Otras acciones” opción “Reembolso” y realizar las modificaciones correspondientes.

  3. Revisar y guardar la Factura de Venta.

    La factura de venta genera una cuenta por cobrar, en el caso del reembolso la cuenta por cobrar se cancela y se genera una cuanta por pagar.

  4. En el módulo Financiero (SIGAFIN ) desde el menú Actualizaciones | Cuentas por Pagar | Ctas por Pagar (FINA050)

    1. Revisar que se haya generado correctamente la cuenta por pagar relacionada al reembolso.


Facturación Electrónica

  1. En el módulo Facturación (SIGAFAT) desde el menú  Actualizaciones | Facturación | Facturación Electrónica (MATA486)
  2. Transmitir la factura de reembolso.
    1. Verificar que la Factura de reembolso este autorizada.  04. Pantalla de Prueba 4.4
    2. Verificar que el XML (almacenado en la ruta configurada en el parámetro MV_CFDDOCS) cuente con los tags de reembolso.  04. Pantalla de Prueba 4.5
    3. Verificar archivo PDF generado por el proveedor de servicios electrónicos (Correo enviado al Cliente ) 04. Pantalla de Prueba 4.6


Archivos Magnéticos - Generación del Anexo Transaccional Simplificado (ATS).

  1. En el módulo Libros Fiscales (SIGAFIS ) desde el menú Miscelánea | Cálculos | Arch. Magnéticos (MATA950) . 04. Pantalla de Prueba 4.7
    1. Generar el archivo para la Retención del Impuestos EQUATF. 
    2. Imprimir el informe y verificar que la factura de reembolso se informe en el apartado de "Compras".  04. Pantalla de Prueba 4.8

      NOTA: Es importante puntualizar que en este proceso el Cliente relacionado a la factura de reembolso se sustituye por el Proveedor relacionado al cliente (Configurado en Proveedores)

  2. Ir a la carpeta donde fue creado el archivo XML y validarlo.  04. Pantalla de Prueba 4.9
    1. Verificar que el elemento tpIdProv contenga el  "Tipo documento identidad" del Proveedor
    2. Verificar que el elemento idProv contenga el "RUC" del Proveedor. 
    3. Verificar que el elemento formaPago contenga la "Forma Pago " del Proveedor.
    4. Verificar que dentro del elemento "Reembolsos/Reembolso" el sub-Elemento tpIdProvReemb este informado con la equivalencia asignada en el catálogo S002 (Tipo Doc. Identificación)


Validar el XML generado (ATS) en el SRI




03. PANTALLA DE CONFIGURACIÓN


a) Catálogo

b) Catálogo


c) Catálogo


d) Catálogo


e) Catálogo


f) Catálogo


g) Clientes

 Complemento Cliente


h) Proveedor








Otras acciones / Acciones relacionadas 

AcciónDescripción
Incluya la acciónIncluya la descripción relacionada
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04. PANTALLA DE VALIDACION DE PROCESO


Pantalla de Prueba 4.1


Pantalla de Prueba 4.2



Pantalla de Prueba 4.3


Pantalla de Prueba 4.4


Pantalla de Pruebas 4.5




Pantalla de Prueba 4.6



Pantalla de Prueba 4.7


Pantalla de Prueba 4.8





Pantalla de Prueba 4.9





05. PANTALLA XXXXX

Principales campos y controles

CampoDescripción
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06. TABLAS UTILIZADAS