Objetivo
Este documento foi elaborado para informar aos usuários-chave da área Educacional do SENAI DN (Template Digital) sobre as funcionalidades que possibilitarão que o aluno receba por e-mail a declaração de matrícula e segunda via de certificado solicitados por atendimento através do módulo TOTVS Aprovações e Atendimento, após a finalização das assinaturas dos responsáveis.
Para isso, serão apresentados os requisitos referentes à customização da integração já existente FS008375 (AAAKH4) - Integração TOTVS Educacional x TOTVS Assinatura Eletrônica. Será apresentada uma visão prática do processo e cadastros educacionais, explorando os conceitos utilizados e as funcionalidades do sistema. O material orienta a execução das atividades para garantir que todo o processo educacional mapeado durante o projeto seja contemplado.
Público Alvo
Este manual é destinado aos colaboradores selecionados como usuários-chave para o Template Digital, SENAI DN.
Metodologia
Este material tem como base a visão prática e completa do processo customizado da área Educacional através da customização existente – FS008375 (AAAKH4) - Integração TOTVS Educacional x TOTVS Assinatura Eletrônica. A metodologia utilizada tem como ponto de partida o mapeamento completo do respectivo processo, relacionado com as interfaces no Sistema TOTVS Educacional. Sempre que houver alguma atividade a ser realizada no sistema, as suas funcionalidades e rotinas serão explicadas com detalhes.
Este manual detalha as tratativas customizadas durante as solicitações de documentos feitos pelos alunos através do Portal Educacional, para possibilitar que o aluno receba por e-mail a declaração de matrícula e segunda via dos documentos solicitados por atendimento através do módulo TOTVS Aprovações e Atendimento, após a finalização das assinaturas dos responsáveis. A customização identificará os atendimentos de solicitação de documentos que estejam parametrizados e disponíveis na fila do módulo TOTVS Aprovações e Atendimentos com o status igual a 'Em andamento' e analisará: - Se aquele documento já foi solicitado em algum momento pelo aluno e encontra- se assinado no TOTVS Assinatura Eletrônica: Para documentos já assinados e dentro do prazo de validade, será feito o download do PDF e enviado para o e-mail do aluno.
- Se aquele documento nunca foi solicitado e/ou está fora da data de validade: Será identificado o responsável pela unidade (filial), o documento será enviado para assinaturas e após estar 100% assinado, será feito o download do PDF e enviado para o e-mail do aluno.

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Customização instalada e todos os scripts gerados com sucesso; Devem ser liberadas nas permissões de perfil dos usuários, os menus do TOTVS Assinatura Eletrônica. Para mais detalhes de como liberar no perfil dos usuários acesse o Manual de Instalação de Customizações na seção Liberando Acesso aos Menus.
Para liberar o acesso aos menus do TAE acesse o módulo Serviços Globais | Perfil em perfil selecione o sistema Educacional acesse o perfil que deseja realizar a liberação, na aba Acesso a Menus expanda os seguintes itens: Sistema Industria | Mais | TAE:
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Solicitação de documentos do aluno feito através do Portal Educacional O usuário deverá realizar a solicitação de documentos através da abertura de atendimentos via Portal do Aluno, de forma nativa. Não haverá interferência customizada neste processo. Para mais informações sobre o processo, clique aqui |
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Será necessário informar alguns dados para possibilitar as execução das funcionalidades da Assinatura Eletrônica. Para isso, foram acrescentados parâmetros customizados na interface já existente da Integração TOTVS Educacional x TOTVS Assinatura Eletrônica (FS008375 - AAAKH4). A interface estará disponível em: disponível em: TOTVS Educacional | TOTVS Assinatura Eletrônica | Parâmetros | Parâmetros Educacionais | Modalidades | Anexos | Solicitações. 
Na interface de Parâmetros o usuário deverá efetuar as seguintes parametrizações: - Tipos de atendimentos: Neste item o usuário deverá informar quais tipos de atendimentos serão considerados para integração com o TOTVS Assinatura Eletrônica. Será possível informar ‘N’ tipos de atendimentos.
- Relatório: Neste parâmetro o usuário deverá informar qual o relatório referente ao tipo de atendimento informado para ser utilizado na integração com o TOTVS Assinatura Eletrônica. Será possível informar apenas uma opção no parâmetro.
- Tipo de relatório: Neste parâmetro o usuário deverá informar qual o tipo do relatório informado acima, para a customização identificar a tabela master na geração do relatório. Será possível informar apenas uma opção. Parâmetro do tipo combobox que irá listar as opções: Matrícula e Certificado.
Mais informações sobre parâmetros |
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O Processo para envio de documentos para Assinaturas estará disponível para acesso no módulo: TOTVS Aprovações e Atendimentos | Sistema Indústria | TAE | Processo para envio de documentos para Assinaturas. O processo poderá ser executado de forma manual e/ou agendado.
Toda vez que o processo for executado, a customização fará as seguintes ações: - Identificar atendimentos em andamento: A customização irá identificar se possui algum registro de atendimento dos tipos definidos nos Parâmetros, cujo status do atendimento esteja igual a ‘Em Andamento’.

- Verificar data de validade da assinatura: A customização irá validar no monitor de relatórios, se existe algum registro de documento assinado, que sejam dos tipos identificados no item acima e estejam dentro do prazo de validade informado nos parâmetros Validade do document

A coluna STATUS do Monitor, informa a situação do documento que foi enviado para assinaturas.

- Documento já assinado e dentro do prazo de validade: O processo customizado irá identificar o atendimento aberto; validar que já existe um registro de solicitação e documento no monitor de relatórios e que prazo de assinaturas do mesmo está vigente. Sendo assim, o documento não será enviado novamente para assinaturas.
Documento assinado no monitor de relatórios: O processo customizado irá identificar o registro de documento assinado no monitor de relatórios e irá enviar o PDF do documento para o e-mail do aluno. - O texto do e-mail enviado ao aluno, será formatado nos Parâmetro Educacionais na aba E-mail;
- NÃO será criado um novo registro de documento para assinaturas no monitor de LOG. Permanecerá o registro anterior com status Assinado e E-mail enviado;
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Exemplo de e-mail, enviado ao aluno:

A coluna STATUS e-mail do Monitor, informa a situação do documento que foi enviado por e-mail.

Documento já assinado e FORA prazo de validade: O processo customizado irá identificar o atendimento aberto; validar que já existe um registro de solicitação e documento no monitor de relatórios e que prazo de assinaturas do mesmo está FORA da validade. Sendo assim, o documento será enviado novamente para assinaturas. Para identificar o responsável pela assinaturas, será verificado o estado de endereço do aluno e a pessoa responsável pela unidade (filial) informada no parâmetro 'Responsável assinaturas'(Descrito no item 'Premissas'). Após o envio para assinatura, chegará um e-mail para os responsáveis realizarem a assinatura do documento através da plataforma do TOTVS Assinatura Eletrônica.
O Responsável deverá entrar na plataforma para realizar a assinatura do documento.

A conclusão do atendimento será tratado pela área de serviços TOTVS e para o correto funcionamento da customização, todos os dados deverão ser parametrizados conforme orientação descrita no documento Assinatura Eletrônica - MIT043 - Plano de Configuração. |
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