La rutina Movimientos de caja cuenta con dos funciones específicas: registrar todos los retiros de las cajas y rendición de cuentas de los anticipos.

El sistema trabaja con dos conceptos: gastos y anticipos.

Los Gastos son tratados como pagos de gastos realizados que tienen los documentos referidos. Cuando se hace el asiento, el sistema permite realizar la reposición automática.

Si la opción del usuario es por Reposición, el valor se transferirá del banco/agencia/cuenta, para reponer el valor usado y se dará de baja al gasto. La caja quedará marcada con el color rojo br_vermelho y el movimiento bancario se actualizará.

De lo contrario, el gasto quedará pendiente, marcado de color verde br_verde, y el valor no se repondrá. Este gasto solamente se dará de baja cuando se efectúe el cierre de caja.

Ya los Anticipos son valores destinados a gastos que aún se realizarán y que, cuando ocurran, deben tener sus documentos y valores reales informados para que pueda realizarse  br_amarelo, y que no se ejecute la reposición automática de caja.


Importante: en la ejecución de los movimientos, el sistema permite que se imprima un recibo del movimiento efectuado.

Procedimientos


Cómo realizar Movimientos de caja chica:

  1. En la ventana de Mantenimiento de movimientos, pulse la tecla [F12] para realizar la configuración de los parámetros de la rutina..
  2. Configure los parámetros y confírmelos.
  3. Seleccione la opción Incluir.
    El sistema muestra la pantalla de inclusión.
  4. Complete los datos de acuerdo con la orientación del help de campo.
  5. Verifique los datos y confirme.
  6. Si no se efectuó la reposición, el sistema abre una ventana preguntando si desea hacer la reposición.
  7. Caso confirme, el sistema abre una nueva ventana solicitando la confirmación de la reposición de la caja chica. Confirme.
  8. En seguida, una nueva pantalla se presentará donde el sistema solicite la confirmación para imprimir el recibo del movimiento efectuado. Confirme. 
  9. El sistema presenta la pantalla de configuración del informe.
  10. Configure y confirme.


Si no desea imprimir el recibo en el momento de la inclusión de movimientos, el sistema permite su impresión por medio del Informe Recibo de caja chica.

Es posible incluir gastos y anticipos en forma de planilla, lo que permite incluir varios movimientos por cada vez.

Todo anticipo se debe someter a la rendición de cuentas, para ser dado de baja y para que se reponga su valor. En esta opción se deben relacionar todos los documentos involucrados en el anticipo especificado y los valores reales gastados.

Caso el valor gasto sea menor que el anticipo hecho, el sistema permite que el saldo restante se devuelva a la  caja chica. Si el usuario opta por hacerlo, se dará de baja al anticipo. De no ser así, se hará el asiento de pendencia asociado al anticipo.

El campo Util.Costo utilizado en Gastos de transporte configurado con:

1 = Sí, el sistema pedirá el número de viaje o código del vehículo (obligatoriamente). Estas operaciones son las efectuadas en los movimientos de caja chica.

2 = No, el sistema no pedirá el número de viaje o código del vehículo.

Rendición de cuentas con valor mayor que el anticipado

Podrá efectuarse la rendición de cuentas para un anticipo recibido, con valor superior al que se anticipó efectivamente. En esta situación, el sistema genera un nuevo registro en la tabla de movimientos de caja chica para presentar nuevamente la diferencia.

La diferencia del anticipo no puede ser superior al saldo disponible en caja chica. Si esto ocurre, el sistema no permitirá la inclusión de la rendición de cuentas.


Para hacer el asiento de cuentas:

  1. En la ventana de Mantenimiento de movimientos, sitúe el cursor en el movimiento deseado, identificado por el semáforo amarillo y elija la opción Rendición de cuentas. El sistema exhibe la pantalla para digitar los datos de los comprobantes del anticipo. Cuando haya saldo a favor, el sistema presentará la posibilidad de transferirlo a la caja chica.
  2. Informe los campos solicitados y confirme.
  3. El sistema cambia el semáforo del movimiento seleccionado para el color rojo, creando un nuevo movimiento con el saldo transferido.


La opción Anular podrá utilizarse para borrar asientos en caja, siempre y cuando el tipo de movimiento cumpla las siguientes condiciones:

  • Gastos no dados de baja, el semáforo indicador debe tener el color verde.
  • Anticipos con saldo pendiente, el semáforo indicador debe tener el color amarillo.
  • Gastos de anticipos no dados de baja, el semáforo indicador debe tener el color azul.

Si se trata de gastos de anticipo, el parámetro MV_PCTCAIX determina si la anulación generará un asiento de reversión o solamente el borrado del movimiento. Las opciones para configuración del parámetro son:

  1. Anula el movimiento de rendición de cuentas y genera en la caja chica un asiento de reversión del valor (tratamiento estándar).
  2. Anula el movimiento de rendición de cuentas, borrando el asiento de la pantalla y poniendo a disposición nuevamente el valor en la rendición de cuentas, permitiendo rehacer el movimiento.


Cómo anular movimientos:

  1.  En la pantalla de movimientos de caja, seleccione el movimiento que desea anular.
  2. Haga clic en Anular, el sistema mostrará el movimiento seleccionado.
  3. Verifique y confirme en OK.

Cabe mencionar que, desde el punto de vista contable, después de realizar la relación de gastos y reponer la caja, no procede una anulación o reversión de la reposición de caja ni tampoco el borrado de una factura de entrada relacionada.

Integración de los módulos de Compras y Fiscal para los comprobantes registrados en la rendición de cuentas y en el Movimiento de caja chica en el módulo Financiero.

Por medio de la rutina Liberación de gastos es posible obtener el control de jerarquías de fondo fijo para la aprobación de gastos. 

Rendición de cuentas

  • Los comprobantes con incidencia de impuestos incluidos en la Rendición de cuentas de la rutina Movimientos de caja están  integrados con el módulo Fiscal, de esta manera, los impuestos incluidos en los comprobantes deben constar en el Libro de IVA.
  • Para esta funcionalidad es necesario registrar la Factura de entrada en Acciones relacionadas, en la opción Rendición de cuentas, que presenta dos subopciones: Comprobante fiscal y Otros comprobantes.


Contabilidad de los movimientos de caja

La contabilidad de los movimientos de caja se realiza mediante los asientos estándar:

  • 572 - Inclusión de movimientos de gastos/anticipos
  • 573 - Movimientos de reposición banco caja/caja banco
  • 579 - Borrado de los movimientos

Si se realizó la contabilidad on-line en la inclusión de los movimientos de la caja y es necesario borrar este movimiento, el sistema ejecuta automáticamente, el asiento estándar 579 (si estuviera registrado), independientemente de la configuración de los parámetros vía F12.



Cómo borrar una caja:

  1. En Mantenimiento de cajas, seleccione el caja y haga clic en Borrar.
    El sistema muestra una pantalla con los datos de la caja.
  2. Verifique los datos y confirme el borrado.

En el caso de integración entre los módulos Gestión de transporte y Mantenimiento de activos en la rendición de cuentas, es necesario que el parámetro MV_SERDESP, contenga un servicio registrado en el Check List del Mantenimiento de activos.

Además, es necesario utilizar un gasto de la misma familia del servicio registrado en el Check List del Mantenimiento de activos y relacionado con el MV_SERDESP.

Este checklist se accede después de informar el código del viaje o del vehículo y el gasto. Cabe recordar que, al informar el código del viaje se mostrarán todos los vehículos del viaje. La Orden de servicio y sus etapas se generarán para las etapas marcadas.


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