1 OBJETIVO
1.1 Visão Geral da Solução
O Admissão Digital by Digte simplifica seu processo de onboarding. Com ele, seus novos colaboradores escaneiam e enviam documentos pelo celular e ainda recebem o contrato de trabalho para assinatura eletrônica. Além disso, a integração nativa com as soluções TOTVS RH leva todas as informações coletadas do novo colaborador diretamente para o sistema de folha de pagamento. Tudo para agilizar processos, acabar com burocracias e garantir segurança na jornada de admissão.
Diferenciais da solução:
- Integra com TOTVS RH (Protheus/RM/Datasul);
- Envio digital de documentos por celular;
- Validação de documentos com inteligência artificial;
- Automatiza criação de kits de documentos;
- Assinatura eletrônica dos kits de documentos;
- Organiza digitalmente prontuários;
- Possibilita customização de etapas;
- Valida CPF e PIS com receita federal e eSocial.
Benefícios para o cliente:
- Redução no tempo de recolhimento de documentos e assinatura. Temos casos que chegam 3 dias para 45 min;
- Redução no uso de papel;
- Redução nas despesas de transporte de documentos;
- Redução nas despesas de translado dos candidatos para assinatura;
- Redução no risco de processos de LGDP.
2 ESCOPO
2.1 Escopo do Setup
A solução possui um escopo de setup conforme tipo de Adesão adquirida: P, M e G. O primeiro fator para escolha do P, M ou G varia normalmente com base no faturamento anual do cliente, mas pode ser adequado no processo de negociação junto ao vendedor.
Segue detalhamento de cada tipo de escopo:
Adesão P (Pequena)
- Instalação da TOTVS fluig Plataforma caso seja Cloud do Cliente (on-premisses);
- Instalação do aplicativo Admissão Digital em 01 base de produção e 01 base de homologação no TOTVS fluig Plataforma;
- Instalação do aplicativo Admissão Digital em 01 base de produção e 01 base de homologação nos sistema de Folha de pagamento TOTVS;
- Configuração das integrações entre TOTVS fluig Plataforma e Folha de pagamento TOTVS;
- Configuração de até 05 jornadas de recolhimentos de documento (ex: contratação determinada, contratação indeterminada...). Cada jornada de recolhimento poderá ter até 15 documentos (ex: fotos, uploads e campos complementares, configuração OCR...);
- Configuração de até 15 contratos/formulários para assinatura (ex: contrato de trabalho, termo de confidencialidade...);
- Configuração de até 05 kits de assinatura com os contratos/formulários para assinatura (ex: kit jovem aprendiz, kit contrato cliente A, kit processo, kit motorista empilhadeira);
- Treinamento remoto de 01 turma de até 12 pessoas uso da solução para ter total autonomia para uso, monitoramento e movimentação de admissões;
- Treinamento remoto de 01 turma de até 12 pessoas para configuração da solução para ter total autonomia para criar novos kits de recolhimento e assinatura de documentos;
- Acompanhamento remoto de 01 semana do processo em produção, sendo que o atendimento será ao time TI e RH da unidade matriz do cliente. Os atendimentos às unidades serão efetuados pelo cliente.
Adesão M (Média)
- Instalação da TOTVS fluig Plataforma caso seja cloud do Cliente (on-premisses);
- Instalação do aplicativo Admissão Digital em 01 base de produção e 01 base de homologação no TOTVS fluig Plataforma;
- Instalação do aplicativo Admissão Digital em 01 base de produção e 01 base de homologação nos sistema de Folha de pagamento TOTVS;
- Configuração das integrações entre TOTVS fluig Plataforma e Folha de pagamento TOTVS;
- Configuração de até 10 jornadas de recolhimentos de documento (ex: contratação determinada, contratação indeterminada...). Cada jornada de recolhimento poderá ter até 20 documentos (ex: fotos, uploads e campos complementares, configuração OCR...);
- Configuração de até 30 contratos/formulários para assinatura (ex: contrato de trabalho, termo de confidencialidade...);
- Configuração de até 10 kits de assinatura com os contratos/formulários para assinatura (ex: kit jovem aprendiz, kit contrato cliente A, kit processo, kit motorista empilhadeira);
- Configuração de benefícios onde serão até três tipos 03 benefícios (ex: saúde / odontológico / seguro de vida). Dentro de cada tipo de benefício até 5 planos;
- Treinamento remoto de 01 turma de até 12 pessoas uso da solução para ter total autonomia para uso, monitoramento e movimentação de admissões;
- Treinamento remoto de 01 turma de até 12 pessoas para configuração da solução para ter total autonomia para criar novos kits de recolhimento e assinatura de documentos;
- Homologação de 10 kits de recolhimento e 30 documentos de assinatura com o time de TI e RH da unidade matriz do cliente;
- Acompanhamento remoto de 01 semana do processo em produção, sendo que o atendimento será ao time TI e RH da unidade matriz do cliente. Os atendimentos às unidades serão efetuados pelo cliente.
Adesão G (Grande)
- Instalação da TOTVS fluig Plataforma caso seja cloud do Cliente (on-premisses);
- Instalação do aplicativo Admissão Digital em 01 base de produção e 01 base de homologação no TOTVS fluig Plataforma ;
- Instalação do aplicativo Admissão Digital em 01 base de produção e 01 base de homologação nos sistema de Folha de pagamento TOTVS;
- Configuração das integrações entre TOTVS fluig Plataforma e Folha de pagamento TOTVS;
- Configuração de até 30 jornadas de recolhimentos de documento (ex: contratação determinada, contratação indeterminada...). Cada jornada de recolhimento poderá ter até 30 documentos (ex: fotos, uploads e campos complementares, configuração OCR...);
- Configuração de até 40 contratos/formulários para assinatura (ex: contrato de trabalho, termo de confidencialidade...);
- Configuração de até 30 kits de assinatura com os contratos/formulários para assinatura (ex: kit jovem aprendiz, kit contrato cliente A, kit processo, kit motorista empilhadeira);
- Configuração de benefícios onde serão até três tipos 05 benefícios (ex: saúde / odontológico / seguro de vida). Dentro de cada tipo de benefício até 10 planos;
- Treinamento remoto de 01 turma de até 12 pessoas uso da solução para ter total autonomia para uso, monitoramento e movimentação de admissões;
- Treinamento remoto de 01 turma de até 12 pessoas para configuração da solução para ter total autonomia para criar novos kits de recolhimento e assinatura de documentos;
- Homologação de 20 jornadas de recolhimento e 40 documentos de assinatura com o time de TI e RH da unidade matriz do cliente;
- Acompanhamento remoto de 01 semana do processo em produção, sendo que o atendimento será ao time TI e RH da unidade matriz do cliente. Os atendimentos às unidades serão efetuados pelo cliente.
Caso tenha dúvidas sobre infraestrutura e arquitetura veja o tópico "4. ARQUITETURA".
2.2 Escopo adicional
Caso os limites definidos no escopo da Adesão adquiria não sejam suficientes para atender a demanda do cliente, poderá ser desenvolvida uma proposta adicional com base no levantamento detalha do cenário do cliente.
3. GESTÃO PROJETO E PRAZOS
3.1 Gestão de Projeto
O setup da solução possui gestão de projeto realizada pela Digte, e com base em nossas boas práticas.
Do lado do cliente é obrigatório que exista um ponto focal e de gestão de atividades internas e participação do time de TI (software e infraestrutura).
3.2 Prazos
Cada escopo de setup possui um tempo médio para entrega, sendo que:
- Adesão P: 6 semanas
- Adesão M: 10 semanas
- Adesão G: 21 semanas
Alertamos que os prazos acima são uma sugestão baseada em nossa experiência, sendo que dependendo do grau de maturidade do processo de admissão do cliente ou características da infra-estrutura do cliente este prazo de estender.
Existem fases importantes sobre responsabilidade do cliente no projeto e que normalmente impactam o prazo do projeto, por isto é de extrema importância a atenção aos itens abaixo:
- Liberação de acesso dos consultores aos ambientes;
- No caso de ambiente cloud cliente, disponibilização infraestrutura para instalação da plataforma;
- Liberação de acesso os servidores de Folha de Pagamento para as APIs do google cloud;
- Maturidade das regras de benefícios;
- Homologação das jornadas de admissão e kits de assinatura pelos usuários do cliente.
3.3 Macro cronograma
Abaixo segue um exemplo de macro cronograma de um projeto Adesão G. O cronograma das outras adesões é semelhante, mas com menor duração.
4. ARQUITETURA
4.1 Arquitetura
A solução possui os seguintes componentes:
Interface com usuários (Front-end): desenvolvido em HTLM5/CSS/Javascript executando sobre a plataforma TOTVS fluig. A solução pode ser instalada no cloud do cliente ou cloud TOTVS. Sendo requerido um ambiente de homologação e produção. Objetivo: controlar todo o processo de admissão e o armazenamento dos documentos recebidos, dados digitados e documentos assinados
Integrador: Desenvolvido em HTLM5/CSS/NodeJs/Micro Serviços executando sobre a plataforma Google API Engine. Será criado um ambiente de homologação e produção para o cliente. Objetivo: controlar a integração com as folhas de pagamentos TOTVS
Assinatura: Desenvolvido em HTLM5/CSS/NodeJs/Micro Serviços executando sobre a plataforma Google API Engine. Objetivo: controlar a geração e assinatura eletrônica dos documentos
Reconhecimento de imagens (OCR): Desenvolvido em HTLM5/CSS/NodeJs/Micro Serviços executando sobre a plataforma Google API Engine e API OCR. Objetivo: validar imagens e PDFs de documentos
Serviços externos: APIs externas da Serpro, eSocial, SMS e Encurtador de link. Objetivo: validar dados e disparo de informações para os candidatos
O Integrador e Assinatura são API's do ambiente cloud Google para assinatura eletrônica, integração com folha de pagamento e reconhecimento de imagens (OCR), mas os conteúdos não ficarão armazenados nesta plataforma. Ao término dos processos, os documentos transacionados são transferidos para TOTVS fluig Plataforma e eliminados da plataforma cloud Google. A exceção é a parte de assinatura eletrônica, que possui uma cópia do contrato assinado para questões de auditoria.
Seguem abaixo os dois tipos de arquitetura e suas principais liberações de acesso:
- Interface com Usuário (front-end) fica no ambiente Cloud Cliente (on-premisses):
- Interface com Usuário (front-end) fica no ambiente Cloud TOTVS (SaaS):
Quanto ao acesso logado com usuário e senha da Interface do Usuário (front-end), será somente para os funcionários do RH que administram a admissão. Portanto os números e Id's da plataforma TOTVS fluig será necessário somente para estes usuários. Candidatos não necessitam de Id's da Plataforma TOTVS fluig. Caso o cliente já possua plataforma TOTVS fluig, é necessário pelo menos um usuário (id) livre para instalação do produto.
5. PREMISSAS GERAIS E FORA DE ESCOPO
5.1 Premissas
- Caso ocorra a instalação do TOTVS fluig Plataforma no escopo será um único servidor homologação e produção. Caso seja necessário ambiente "cluster" será tratado em uma negociação separada;
- Liberação de acessos do ambiente de folha de pagamento descritos no tópico arquitetura conforme cenário do cliente (Cloud Cliente ou Cloud TOTVS);
- Fluxo trata de novas contratações, não estão previstos mudança de cargos, alteração salarial, transferência para outras unidades, desligamento, promoções, etc. Para estas atividades, será necessário interações manuais na Folha de Pagamento;
- fluig instalado versão 1.7.1 (2022) ou superior. Ambiente de Teste e ambiente de produção;
- Liberação de acessos aos consultores da Digte para configuração remota;
- Consulta referente a esse processo será realizado por rotinas padrão do fluig;
- Cliente deve efetuar a homologação desse sistema em companhia do responsável do técnico definido pela Digte;
- O sistema será liberado em produção após aceite documentado do cliente. Depois de liberado em produção, o sistema deve ser validado pelo cliente antes de liberar o início do seu uso;
- Acompanhamento será remoto e deverá ocorrer em dia inteiro de 8 horas;
- WebService referente a integração com quaisquer sistemas, que não esteja neste escopo, deve ser desenvolvido pelo cliente;
- As informações que serão tratadas pelo WebService de consulta serão definidas pela Digte em acordo com o cliente.
5.2 Fora do Escopo
- Desenvolvimento de customizações existentes no sistema de Folha de Pagamento serão tratadas em negociação comercial separada. Exemplos de customizações: na linha RM Fórmulas visuais, na linha Protheus pontos de entrada e eventos de tela, linha Datasul prontos de entrada;
- Não ocorrerá o treinamento completo da plataforma TOTVS fluig. Serão apresentados para o cliente somente as funções necessárias para o uso da Admissão Digital. Cliente poderá buscar o treinamento junto a TOTVS ou gratuitamente via site https://academy.fluig.com;
- Não está previsto instalação do TOTVS fluig Plataforma na alta disponibilidade "Cluster";
- Configurações de infraestrutura de rede do cliente, como roteador, proxy ou firewall;
- Não está previsto nenhum serviço que não esteja descrito neste documento;
- O saneamento de dados de cadastros e documentos não estão contemplados no escopo;
- A categorização de documentos não está no escopo;
- Corrigir, filtrar ou otimizar dados de sistemas atuais, mesmo depois da migração ou digitação;
- Reengenharia de processos, planejamento estratégico de sistemas ou qualquer outra atividade de consultoria que não sejam mencionados nos objetivos e escopo desta oferta. Considera-se que o cliente é responsável pela revisão dos processos atuais e seu redesenho para a operação dos novos processos envolvidos neste escopo;
- Capacitação técnica para desenvolvimento de funções, customizações, específicos ou processos;
- Atividades cadastrais são de responsabilidade do cliente;
- Quaisquer outras atividades não previstas no macro escopo desta proposta;
- Licenças de software a serem utilizados na editoração de documentos;
- Não está previsto o desenvolvimento de qualquer interface e/ou personalização de rotinas não definidas neste escopo;
- Não está previsto a criação de manual de utilização, pois o produto já possui documentação;
- Não estão previstas quaisquer outras atividades não mencionadas no macro escopo desta proposta;
- As integrações que não estão contempladas neste escopo deverão ser tratadas a parte em um novo escopo.
Observações:
- Plataforma TOTVS fluig é um produto de propriedade da empresa TOTVS S.A;
- Folha de Pagamento linhas RM, Protheus e Datasul são produtos de propriedade da empresa TOTVS S.A.