Esta funcionalidade permite ao administrador anexar à venda ou aluguel, cópias de contratos e documentos em geral para o usuário final acessar através do portal.
2.1) Gestão
O administrador do sistema irá armazenar os documentos somente através do executável RM.
Na visão do anexo, o usuário consegue visualizar todos os documentos cadastrados para aquela venda / contrato de aluguel. Os arquivos e os seus dados podem ser alterados.
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Documento por empreendimentoEsta funcionalidade será liberada da versão 12.1.2302 em diante! Existem casos, em queum determinado documento é o mesmo para diversos contratos, como por exemplo ( Planta, manual de garantias e etc ). Obrigado o usuário entrar em diversos contratos para associar o mesmo tipo de documento repetidamente gerando um trabalho extra. Agora será possível inserir determinado documento para vários contratos ao mesmo tempo pelo empreendimento.
Habilitar o perfil do usuário para que possa utilizar esta funcionalidade. Habilitar o perfil do usuário para utilizar a funcionalidade. 01.02.13 – Documentos do Empreendimento
Dentro do cadastro do Empreendimento | Anexos Documentos. Todos contratos que fazem parte deste empreendimento , terão acesso ao Documento anexado. |
Ao cadastrar um novo documento, o usuário deverá obrigatoriamente inserir o nome do documento e o arquivo. O arquivo deverá ser do tipo PDF.
O limite de 5MB existente fixo no sistema, passa a ser configurável a partir da versão 12.1.2205. Para configurar acima de 5MB deverá ir nos parâmetros de incorporação na etapa "Geral" e moficar para o tamanho limite desejado.
Além desses dois campos, o usuário pode definir se o documento está ativo (vigente) ou não. Por exemplo: A venda possui um contrato de compra e venda, contudo após uma negociação, um aditivo foi feito e sobrepõe todos os termos do primeiro contrato e assim gerando um novo documento. Neste exemplo, caso o administrador deseja manter o histórico ele pode transformar o contrato antigo para inativo, e o novo contrato ele atribui como ativo. Esta informação (ativo / inativo) é apresentada para o comprador do imóvel no Portal. A mesma lógica pode ser seguida para documentos associados à contratos de aluguel.
Outro campo passível de alteração é o "Publicar no Portal". Este campo informa se o documento estará visível ou não para o comprador / locatário no Portal do Cliente.
Ainda na tela de criação / edição do documento, o usuário conseguirá visualizar e baixar o documento salvo no sistema.
2.2) Cliente
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Na visão de documentos, o comprador ou locatário, consegue visualizar todos os documentos divididos por cada venda / contrato de locação. Na listagem, o Portal exibe o status do documento (ativo/inativo) e o nome cadastrado para o documento. Ao clicar no botão Visualizar ou sobre a linha, uma nova aba no browser é criada e o documento é exibido em formato PDF.
A partir da versão 12.1.33, foi implementado um log de abertura dos documentos. Este log visa armazenar as informações:
Desta forma, todo documento aberto irá salvar na tabela XDOCUMENTOSLOGACESSO as informações acima.
A partir da versão 12.1.33, com a disponibilização da integração com o TOTVS Assinatura eletrônica, todos os documentos associados à contratos de venda ou de aluguel, que foram enviados ao TOTVS Assinatura Eletrônica, poderão ser vistos no menu de documentos, como qualquer outro documento associado aos contratos.
