INVENTÁRIO ATIVO FIXO - LINHA DATASUL


O Inventário da Totvs Backoffice Linha Datasul, foi liberado a  partir da release 12.1.2209, e,  tem como objetivo otimizar o processo de conferência de bens do Ativo Fixo. Proporcionando uma jornada mais eficiente e segura para abertura, inclusão, conciliação e fechamento de inventário de bens. Algumas funcionalidades incluídas nesta rotina são:  geração de listagem dos bens do sistema para serem inventariados, importação de planilha com os ativos conferidos, análise das diferenças na conciliação e integração com as rotinas de movimentação do Ativo Fixo para baixas e transferências.




Para facilitar, foi desenvolvida uma central do inventário, onde estão agrupadas algumas rotinas que fazem parte deste processo.




  1. O processo do inventário utiliza execução em RPW, para isto, deverá ser configurado o servidor RPW que será utilizado. Dessa forma, é necessário ir no botão de parâmetros gerais (ícone de engrenagem no canto superior direito da tela) e selecionar o servidor desejado.

  2. Cadastro do Código do Termo de finalização



Para incluir um novo inventário, basta clicar no botão Novo Inventário da tela principal. É necessário preencher todos os campos da tela para que a lista de bens seja criada. Ao clicar no botão Exibir pré-visualização da lista de bens, serão mostrados os bens que fazem parte dos parâmetros que foram preenchidos nos campos acima.



Caso marcada a flag Necessita aprovação da gestão para movimentação de bens, deverá ser efetuado o cadastro de aprovadores previamente. Esta opção tem como objetivo, enviar email para os usuários cadastrados solicitando aprovação da movimentação solicitada.

Ao marcar a opção Considera bens baixados, a lista de ativos irá conter bens que já estão totalmente baixados.


Ao clicar no botão Baixar planilha de bens, será feito o download de um arquivo .csv com a lista de bens que foi criada a partir dos parâmetros informados na tela. Este arquivo já está com o layout correto para fazer posteriormente a importação da planilha para conciliação.


Algumas colunas vem com uma apóstrofe(‘) antes do código do campo, isto se fez necessário pois a planilha .csv não deixa campos no formato caractere com zeros(0) à esquerda. Caso for necessário alterar alguma coluna, deverá manter a apóstrofe para que a importação seja feita corretamente.

Na tela principal do inventário, é possível efetuar a exclusão, consulta ou edição do inventário criado. Também poderá baixar a planilha dos bens relacionados a ele ou iniciar/continuar a conciliação do inventário.

Além disso é possível clonar um inventário, facilitando a criação de um novo inventário com as parametrizações de um inventário já existente.

Somente é possível excluir ou alterar um inventário, quando o status estiver como Aberto.


Nesta mesma tela, foram construídos gadgets que apresentam os totais de inventário que estão Em Processamento, Abertos, Em andamento ou Finalizados.

Outra funcionalidade desta tela, é a opção de consultar para quais relacionamentos de Estabelecimento, Unidade de Negócio, Plano de Centro de Custo, Centro de custo, Conta Patrimonial e Localização foi encontrado bem para compor o inventário. Ou seja, quando é feito o cadastro do inventário, esses campos são informados, e estas sequencias abaixo mostram dentro de quais relacionamentos existem bens cadastrados. Para visualizar basta clica no botão antes da Coluna de Inventário.




Ao clicar na opção Iniciar conciliação da linha do inventário desejado, será aberta a tela abaixo para iniciar o processo de conciliação dos ativos.



Para isso, é preciso clicar no botão Importar planilha e selecionar uma ou mais planilhas para importar.

O layout de importação da planilha deve seguir o modelo padrão. Este modelo fica disponível para download no link modelo de layout conforme  imagem abaixo:


Após a importação, o programa irá efetuar as devidas validações e conciliações e será gerado o log de importação. Após finalizar o processo, a tela será atualizada com os status das conferências de cada bem.



Os possíveis status para este campo, são:

Pendente: A importação da planilha ainda não foi feita e a conferência entre o bem físico e o contábil ainda está pendente.

Conferido: A conferência entre o bem físico e o bem contábil (do sistema) foi feita sem nenhum diferença.

Não Localizado: O bem existe no sistema, mas não foi encontrado no seu local físico.

Não listado: O bem existe no sistema, porém na listagem inicial de bens ele não havia sido parametrizado.

Não identificado: O bem estava no local físico, foi incluído na planilha, mas no sistema não consta.

Divergente: A conferência apresentou diferenças entre o bem físico e o contábil que necessitam de ajustes e poderão gerar movimentações.

Divergente cadastro: A conferência apresentou diferenças cadastrais entre o físico e contábil que necessitam ou não de ajustes.

Aguardando Efetivação: O bem está aguardando a movimentação (transferência ou baixa) no Monitor de Integração.

Em aprovação: Foi realizada uma solicitação de movimentação que necessita de aprovação do gestor.

Reprovado: A solicitação da movimentação foi reprovada pelo gestor.

Alguns status permitem marcar o bem como Conferido sem que seja necessário nenhuma alteração no mesmo, são eles: Divergente Cadastro, Não localizado e Não listado. Para isso, basta selecionar a linha desejada e clicar no botão Marcar como conferido.

O botão Marcar como Pendente serve para alterar o status do bem como pendente para que seja possível efetuar algumas alterações de cadastro ou uma movimentação de baixa no bem, caso houver necessidade. 

Em Outras opções, tem o botão Relatório para gerar um arquivo .csv com a listagem atualizada da situação dos bens que estão sendo inventariados. E também tem o botão Log de Importação, que gera o arquivo .txt com o log que foi gerado quando a planilha foi importada.




Para poder efetuar alguma alteração, tanto de cadastro quanto de movimentação no bem, basta clicar no botão de editar na linha do bem desejado. Se ele estiver com a situação Divergente, Divergente cadastro ou Pendente, na tela de edição será possível efetuar a alteração desejada. No exemplo abaixo, tem uma Divergência de cadastro que pode ser verificada com o mouse em cima do ícone .


Nesta tela também tem os botões para Baixar ou Transferir o bem.  Para estas opções, após preencher as informações solicitadas para efetuar a movimentação, será gerada uma solicitação de baixa ou transferência, que poderá ser consultada e executada pelo Monitor de Integrações. Somente após executar a solicitação por este programa, que será realmente efetuada a movimentação. 

Caso o inventário estiver parametrizado para solicitar aprovação, ao gerar a solicitação de movimentação, será enviado um email para o aprovador com os dados da movimentação que está sendo solicitada. Para dar continuidade a solicitação, será necessário aprová-la conforme tela abaixo:



Após efetuadas todas as conciliações e conferências necessárias, tem o botão de Finalizar Inventário. Nesta opção será gerado o termo de Responsabilidade do Inventário que será gerado na Central de documentos e alterado os campos Data do Último Inventário e usuário de cada bem. A imagem abaixo mostra a tela com a aba de Parâmetros onde o campo código do Termo é obrigatório, e deve ser informado um código válido. Na aba de Impressão tem a opção para marcar a flag se deseja enviar por email o termo de Responsabilidade.


Mesmo os bens com os status Não listado, Não identificado, Divergente Cadastro e Não localizado o inventário poderá ser finalizado sem impedimentos.